Bij vierwekenverloning leg je vooraf in een vaste tabel vast in welke boekperiode van het ERP elke salarisperiode valt, en boek je elke run uit AFAS, Nmbrs of YouForce als eigen boeking met run en periode in de omschrijving. Zo komen dertien salarisperiodes, correctieruns en extra runs in de juiste maand van Exact Online, Visma.net, Unit4 of NetSuite, zonder dubbele of verloren boekingen.
Voor finance is een salarisrun vaak gewoon "de loonkosten van maart". Voor de salarisadministratie is het één van meerdere runs, in een periode die niet altijd met een kalendermaand samenvalt. Dit artikel gaat over die mismatch, en over de afspraken die je ervoor maakt.
Dertien periodes, twaalf maanden
Wie per vier weken verloont, heeft dertien periodes. Finance boekt meestal in twaalf maanden. Ergens in het jaar vallen er dus twee salarisperiodes in dezelfde boekmaand, of loopt een periode over het einde van een maand heen.
De oplossing is een vaste tabel die elke vierwekenperiode aan een boekperiode van het ERP koppelt. Die tabel leg je bij de start vast met finance en de salarisadministratie, voor het hele jaar. Daarna hoeft niemand per run te kiezen.
Een mogelijke afspraak is de periode van de einddatum. Een AFAS-periode die niet samenvalt met een kalendermaand, boeken we in Unit4 in overleg in de periode van de einddatum.
Meer dan één run per periode
Een salarisperiode levert niet altijd één run op. Er komt een correctierun na goedkeuring, of een extra run voor een bonus. Zonder afspraak wordt een correctie in de verkeerde maand geboekt, wordt een run twee keer geboekt, of raakt een extra run zoek.
Daarom wordt elke run een eigen boeking:
- Run en periode staan in de omschrijving, zodat finance ziet welk bedrag bij de correctie hoort.
- De oorspronkelijke boeking wordt niet aangeraakt.
- KoppelHet vergelijkt de runlijst van de payroll met wat al in het ERP staat. Een extra run wordt zo een eigen journaal en raakt niet zoek.
- Komt dezelfde periode na een correctie opnieuw uit de payroll, dan herkent KoppelHet dat aan het documentnummer en zet de correctie apart klaar.
AFAS toont een correctieperiode desgewenst samen met de hoofdperiode. De koppeling boekt alleen de regels van de goedgekeurde verwerking, zodat een hoofdperiode nooit twee keer in het ERP komt.
Een negatieve correctie
Een correctie kan ook een negatief totaal opleveren, bijvoorbeeld als er te veel is betaald. Hoe je dat boekt, verschilt per ERP. Voor Visma.net ERP draait KoppelHet debet en credit om in plaats van een negatief bedrag te boeken.
De decemberrun die in januari draait
De salarisrun over december draait soms pas in januari. Nmbrs koppelt het journaal aan het actieve jaar van het bedrijf. Een decemberrun die in januari draait, vraagt daarom een afspraak.
KoppelHet boekt zo'n run in overleg in het oude boekjaar, zolang finance die periode open heeft. We testen een correctierun en de jaarwisseling vóór livegang.
Als de maand al dicht is
Finance sluit maanden af. Komt er daarna nog een correctie voor die maand, dan mag de koppeling niet zelf een andere periode kiezen.
Vóór het boeken controleert KoppelHet of de periode in het ERP bestaat en openstaat. Is die al dicht, dan wordt het journaal vastgehouden en vraagt KoppelHet finance om een periode.
Een fout in een periode die al is geboekt, vraagt nog iets anders. In Exact Online is een geboekte memoriaalpost niet meer te wijzigen. We lossen het op met een tegenboeking en daarna het juiste journaal, zodat het verloop zichtbaar blijft.
Hoe KoppelHet dit bouwt
KoppelHet bouwt elke koppeling per organisatie op het eigen platform. De periodetabel en de afspraken over correcties leggen we bij de start vast met finance en de salarisadministratie. Na een storing kan de koppeling veilig opnieuw proberen, omdat zij bijhoudt welke runs al zijn geboekt.
Voorbeelden zijn Nmbrs met Visma.net ERP en AFAS met Visma.net ERP. Lees meer over correctieruns en periodes en over payroll naar finance. Een correctierun kan beginnen bij een wijziging met terugwerkende kracht in HR; hoe die in de payroll komt, staat bij ingangsdatums en terugwerkende kracht.