Payroll naar finance
AFAS Visma.net ERP koppeling: het loonjournaal per werkgever klaar in Visma.net
Met een koppeling tussen AFAS Profit en Visma.net ERP staat het loonjournaal na elke goedgekeurde salarisperiode in Visma.net, op de juiste rekening, subrekening en vestiging per werkgever. Het journaal komt in de wacht binnen, zodat finance het in Visma.net bekijkt en vrijgeeft, en een dichte periode houdt de koppeling vooraf tegen.
Wat de koppeling doet
Werkgevers die salarissen in AFAS Profit doen en de financiële administratie in Visma.net ERP voeren, tikken de totalen van het journaaloverzicht elke maand over in een memoriaal. De kostenplaats zit in AFAS in een verlengd rekeningnummer, dus finance knipt die er met de hand weer af.
- De salarisadministratie keurt de periode goed in AFAS, zoals nu.
- KoppelHet haalt het loonjournaal van die werkgever op, met de oorspronkelijke rekeningnummers en verbijzondering.
- De koppeling controleert in Visma.net of de boekperiode open is en of elke rekening en subrekening bestaat.
- Het journaal komt in de wacht in Visma.net, op de vestiging van de werkgever, met periode en werkgever in de omschrijving.
- Finance bekijkt het journaal in Visma.net en geeft het vrij. In het KoppelHet platform staat per AFAS-periode het journaalnummer van Visma.net.
Waar je op let bij AFAS Profit en Visma.net ERP
- In AFAS kan een vervangingsregel het rekeningnummer verlengen met een kostenplaats- of kostendragercode. Visma.net houdt rekening en subrekening juist apart, met een subrekening die uit segmenten bestaat. KoppelHet leest daarom de oorspronkelijke rekeningnummers en zet de verbijzondering in de juiste segmenten.
- AFAS Profit kent tot vijf verbijzonderingsassen, de opbouw van de subrekening in Visma.net is per bedrijf ingericht. Bij de start leggen we per as vast in welk segment hij komt, of dat hij als project op de regel gaat.
- Een segmentwaarde die in Visma.net niet bestaat, laat het journaal mislukken. KoppelHet vergelijkt de kostenplaatsen uit het AFAS-journaal vooraf met de segmentwaarden in Visma.net en noemt de ontbrekende codes, voordat er iets geboekt wordt.
- In AFAS is de journalisering per werkgever ingericht. Visma.net werkt met vestigingen binnen één bedrijf. Elke AFAS-werkgever krijgt een vaste vestiging, zodat de loonkosten van elke werkgever apart in de rapportage van Visma.net staan.
- Visma.net kan een journaal in de wacht zetten. KoppelHet boekt het loonjournaal zo, en finance geeft het vrij na controle. Zo blijft de vier-ogencontrole van finance bestaan, ook zonder importbestand.
- Een boekperiode in Visma.net moet actief zijn en mag in het grootboek niet zijn afgesloten. Keurt AFAS een correctieperiode goed voor een maand die finance al heeft gesloten, dan houdt KoppelHet het journaal vast en vraagt finance om een periode.
- AFAS toont een correctieperiode desgewenst samen met de hoofdperiode. De koppeling boekt alleen de regels van de goedgekeurde verwerkingsregel zelf, zodat een hoofdperiode nooit twee keer in Visma.net komt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan het journaal ook direct geboekt worden, zonder vrijgave?
Ja. De koppeling kan het journaal na de controles zelf vrijgeven. De meeste organisaties laten finance de eerste maanden vrijgeven en schakelen daarna om.
Wat als een kostenplaats nog niet in Visma.net bestaat?
Dan boekt de koppeling niets en meldt welke code ontbreekt. Finance maakt de segmentwaarde aan, daarna boekt KoppelHet het hele journaal alsnog.
Gaan kostenplaatsen ook van Visma.net naar AFAS?
Niet in de eerste versie. Dat kan later als uitbreiding, zodat HR in AFAS alleen kostenplaatsen kiest die in Visma.net bestaan.
Komen er salarisgegevens per medewerker in Visma.net?
Nee. KoppelHet telt de bedragen op per rekening, subrekening en vestiging. Het detail per medewerker blijft in AFAS.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AFAS wordt gelezen met een eigen GetConnector op de journaalgegevens per medewerker, gefilterd op werkgever en verwerkingsregel en opgeteld per rekening en verbijzondering.
- Naar Visma.net ERP schrijven we via de REST API op api.finance.visma.net met POST /v2/journaltransaction (hold, branch, postPeriod, transactionDate, description en regels met accountNumber, subaccount als segmentId en segmentValue, project, debitAmountInCurrency en creditAmountInCurrency). Vrijgeven kan via de release-actie op het journaal.
- Voor het boeken controleert de koppeling GET /v1/financialPeriod (active, closedInGeneralLedger) en de segmentwaarden via de dimension-endpoints.
- Toegang via Visma Connect met OAuth 2.0 client credentials en een tenant_id, waarvoor een beheerder van de Visma.net-omgeving toestemming geeft. De API-limiet geldt per combinatie van bedrijf en client en staat in de X-RateLimit-headers.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in Visma.net ERP | Toelichting |
|---|---|---|
Grootboekrekening (oorspronkelijk nummer) | accountNumber | Via een vertaaltabel tussen beide rekeningschema's |
Kostenplaats (verbijzonderingsas) | subaccount (segmentId, segmentValue) | Welk segment per klant; de segmentwaarde moet in Visma.net bestaan |
Kostendrager | project of extra segment | Keuze bij de start, afhankelijk van de inrichting van Visma.net |
Bedrag met D/C | debitAmountInCurrency of creditAmountInCurrency | |
Werkgever | branch | Vaste koppeling per werkgever, op kop- en regelniveau |
Periode en jaar | postPeriod en transactionDate | Boekdatum is de laatste dag van de salarisperiode |
Werkgever, jaar en periode | description | Geen namen van medewerkers |
Vaste waarde | hold = true | Finance geeft het journaal vrij |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit