Payroll naar finance
Nmbrs Visma.net ERP koppeling: elke salarisrun als journaal in Visma.net
Met een koppeling tussen Nmbrs en Visma.net ERP wordt elke afgeronde salarisrun in Nmbrs automatisch een journaal in Visma.net, per kostenplaats en kostendrager en in de juiste boekperiode. Elk Nmbrs-bedrijf boekt in zijn eigen Visma.net-bedrijf, en een run die al geboekt is, komt er geen tweede keer in.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in Nmbrs verlonen en Visma.net ERP voor de boekhouding gebruiken, downloaden na elke run het journaal, zetten het om in Excel en boeken het als memoriaal. Een extra run halverwege de maand wordt wel eens vergeten, en in januari is steeds de vraag in welk jaar de laatste decemberrun hoort.
- De salarisadministratie rondt een run af in Nmbrs, zoals nu.
- KoppelHet ziet de nieuwe run in de runlijst van het bedrijf en haalt het journaal op, verdeeld over kostenplaats en kostendrager, voor het jaar van de run.
- De Nmbrs-rekeningen en -kostenplaatsen worden vertaald naar rekeningen en subrekeningen van het Visma.net-bedrijf dat bij die bv hoort.
- KoppelHet controleert of de boekperiode open is, maakt het journaal aan en geeft het na een geslaagde controle vrij.
- Het journaalnummer uit Visma.net komt per run in het KoppelHet platform, zodat finance elke run terugvindt.
Waar je op let bij Nmbrs en Visma.net ERP
- Nmbrs geeft het journaal per run in meerdere varianten, onder meer per kostenplaats met kostendrager of per medewerker. Voor Visma.net gebruiken we de variant met kostenplaats en kostendrager, omdat die precies op de subrekening past en er geen bedragen per persoon in de boekhouding komen.
- De gewone journaalvarianten van Nmbrs nemen het actieve jaar van het bedrijf. Er is ook een variant waarin je het jaar zelf meegeeft. KoppelHet gebruikt die, zodat een decemberrun die pas in januari draait toch in de Visma.net-periode van december terechtkomt, zolang finance die periode nog open heeft.
- Nmbrs schrijft een periode bij vierwekenverloning als jaar, nummer en het type 4W. Visma.net boekt in de financiële perioden die finance heeft ingericht, meestal twaalf per jaar. De koppeling zet elke Nmbrs-periode via een vaste tabel in de juiste Visma.net-periode.
- Nmbrs houdt per bedrijf een runlijst per jaar bij. KoppelHet vergelijkt die lijst met wat al in Visma.net staat. Een extra run of correctierun in dezelfde maand wordt zo een eigen journaal en raakt niet zoek.
- Eén Nmbrs-omgeving kan meerdere bedrijven bevatten, terwijl elk Visma.net-bedrijf een eigen toegang en een eigen API-limiet heeft. KoppelHet legt per Nmbrs-bedrijf vast in welk Visma.net-bedrijf het journaal hoort en verwerkt de bedrijven na elkaar.
- Visma.net laat alleen boeken in een periode die actief is en in het grootboek nog open staat. Is dat niet zo, dan maakt KoppelHet het journaal niet aan en vraagt finance om de periode te openen of een andere te kiezen.
- Nmbrs en Visma.net horen allebei bij Visma, maar het journaal gaat niet vanzelf van het ene naar het andere. De koppeling vult dat gat zonder exportbestand, en de controle op het journaal blijft bij finance in Visma.net.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan het journaal per medewerker naar Visma.net?
Nmbrs levert die variant, maar we raden het af. Finance boekt op rekening en kostenplaats, en salarissen per persoon horen niet in de boekhouding.
Wie geeft het journaal vrij in Visma.net?
Standaard de koppeling, na de controles op periode en rekeningen. Wil finance zelf vrijgeven, dan zet KoppelHet het journaal in de wacht.
Wat gebeurt er met een correctierun?
Die wordt een eigen journaal met het runnummer in de omschrijving, in de periode die erbij hoort. Is die periode al dicht, dan vraagt KoppelHet eerst finance.
Gaan kostenplaatsen ook van Visma.net naar Nmbrs?
Niet in de eerste versie. Nmbrs kan kostenplaatsen via een koppeling toevoegen of bijwerken, dus dat kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Nmbrs via de SOAP API, CompanyService - Run_GetList voor de runs per jaar en Journals_GetByRunCostCenterCostUnitPerYear voor het journaal als XML. De SOAP API stopt in 2027; zodra de REST API het journaal levert, stappen we over.
- Naar Visma.net ERP via POST /v2/journaltransaction (postPeriod, transactionDate, description, regels met accountNumber, subaccount als segmentId en segmentValue, debitAmountInCurrency en creditAmountInCurrency), daarna de release-actie op het journaal. Vooraf GET /v1/financialPeriod (active, closedInGeneralLedger).
- Visma Connect met OAuth 2.0 client credentials en een tenant_id per Visma.net-bedrijf. API-limieten per combinatie van bedrijf en client, zichtbaar in de X-RateLimit-headers.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Nmbrs | Veld in Visma.net ERP | Toelichting |
|---|---|---|
Grootboekrekening uit het journaal | accountNumber | Via een vertaaltabel per bedrijf |
Kostenplaats | subaccount (segment kostenplaats) | |
Kostendrager | subaccount (tweede segment) of project | Keuze per inrichting van Visma.net |
Bedrag debet of credit | debitAmountInCurrency of creditAmountInCurrency | |
Jaar en periode van de run | postPeriod en transactionDate | Vierwekenperiodes via een vaste tabel naar maanden |
Bedrijf | Visma.net-bedrijf (tenant) | Eén vaste koppeling per Nmbrs-bedrijf |
Run-ID, jaar en bedrijf | description | Maakt de boeking herleidbaar naar de run |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Nmbrs
ADP Workforce Now Nmbrs koppeling: de Nederlandse payrollgroep uit ADP in het juiste Nmbrs-bedrijf
AlexisHR → Nmbrs
AlexisHR (Simployer One) Nmbrs koppeling: Nederlandse medewerkers in de salarisadministratie
BambooHR → Nmbrs
BambooHR Nmbrs koppeling: Nederlandse salarisadministratie naast een globaal HR-systeem
Bullhorn → Nmbrs
Bullhorn Nmbrs koppeling: plaatsingen met uurloon en einddatum in de verloning