Ziek uit dienst en ziekte door zwangerschap meld je goed aan de arbodienst door de reden ziek uit dienst bij de einddatum mee te geven en ziekte door zwangerschap een eigen code of vangnetindicatie te geven. Beide situaties vallen onder het vangnet van UWV, en als de arbodienst dat niet ziet, sluit een dossier te vroeg of mist de werkgever een uitkering.
Juist in deze situaties komt een verzuimmelding het vaakst verkeerd aan. Dit artikel beschrijft per situatie wat er misgaat en wat een koppeling tussen het HR-systeem en de arbodienst of Visma Verzuim dan moet doen. Meerdere dienstverbanden komen ook aan bod, omdat ze vaak samenvallen met ziek uit dienst.
Waarom het vangnet de melding verandert
Voor de meeste ziekmeldingen volstaan een eerste ziektedag en een percentage. Bij een vangnetsituatie moeten de arbodienst en de werkgever meer weten. De casemanager moet zien dat het vangnet in beeld komt, en het dossier mag niet sluiten alleen omdat het contract afloopt.
HR-systemen leggen dit niet allemaal op dezelfde manier vast. Het ene systeem kent een aparte code voor ziekte door zwangerschap, het andere niet. Een internationaal systeem als Workday kent de Nederlandse vangnetregeling helemaal niet. De koppeling vult dat verschil in.
Ziek uit dienst
Een contract loopt af terwijl de medewerker nog ziek is. In de zorg gebeurt dat vaak bij een oproepcontract. Zonder extra informatie ziet de arbodienst alleen een einddatum en sluit het dossier.
De koppeling geeft daarom bij de einddatum de reden ziek uit dienst mee. Het dossier blijft bestaan en gaat over naar de vangnetbegeleiding. Wie na 42 weken de melding doet, leggen we vooraf vast in het ontwerp.
Bij een oproepkracht zonder vaste uren speelt nog iets. De arbodienst wil weten om hoeveel uur verzuim het gaat. Voor BlueVi, de verzuimapplicatie van Visma Verzuim, vullen we de gewerkte uren met het gemiddelde dat HR2day kent, of zetten we de betaalperiode uit SDB mee.
Ziekte door zwangerschap
Ziekte door zwangerschap krijgt een eigen code of vangnetindicatie. Een vertaaltabel zet de waarde uit het HR-systeem om naar de SIVI-codelijst of naar de indicatie in BlueVi.
Twee voorbeelden waar dat aandacht vraagt:
- YouForce. In Visma Raet YouForce zijn ziekte en zwangerschapsverlof apart af te schermen. De organisatie moet voor beide toegang geven, anders ziet de koppeling het onderscheid niet.
- Workday. Zwangerschaps- en bevallingsverlof staan in Workday meestal als apart verlof. Die verloftypes vertalen we via een tabel naar de code die de arbodienst vraagt. Bij Workday naar de arbodienst leggen we het vangnet vast in een extra veld.
Meerdere dienstverbanden
Iemand met twee dienstverbanden kan op het ene ziek zijn en op het andere niet. Per dienstverband mag maar één verzuimgeval tegelijk openstaan.
Elke arbeidsrelatie wordt daarom een eigen dienstverband bij de arbodienst of in BlueVi, en de ziekmelding gaat naar de arbeidsrelatie waarop de medewerker uitvalt. Legt HR een nieuw ziektegeval vast terwijl het vorige nog openstaat, dan houdt de koppeling de melding tegen en vraagt HR eerst het oude geval af te sluiten.
Valt iemand binnen 28 dagen na herstel opnieuw uit, dan opent BlueVi geen nieuw dossier. BlueVi voegt de melding toe aan het vorige. De koppeling laat BlueVi die keuze maken, zodat de samentelling van ziekteperiodes klopt.
Een datum die achteraf verandert
HR voert een eerste ziektedag soms verkeerd in, of past hem later aan. Workday staat invoer met terugwerkende kracht toe en legt ziekte meestal per dag vast. De koppeling voegt aaneengesloten dagen samen tot één verzuimgeval en stuurt een correctie als de eerste ziektedag later verschuift.
Een correctie gaat met de oude waarde erbij. Zo weet de arbodienst dat de eerdere melding onjuist was. Een nieuw percentage vanaf een datum is iets anders: dat is een wijziging van het verzuim zelf. Hoe de soorten meldingen in de SIVI-standaard verschillen, lees je bij SIVI-verzuimmelding naar de arbodienst.
Hoe KoppelHet dit bouwt
KoppelHet bouwt de verzuimkoppeling per organisatie op het eigen platform. Deze situaties leggen we vast in het ontwerp, voordat de koppeling live gaat:
- welke arbeidsrelatie welk dienstverband wordt;
- waar de vangnetindicatie vandaan komt;
- wie de melding na 42 weken doet.
Een melding die niet klopt, houdt de koppeling tegen met een bericht aan HR. Zo komt er geen half verstuurde melding bij de arbodienst terecht.
Voorbeelden: HR2day met Visma Verzuim, SDB met Visma Verzuim en YouForce met Visma Verzuim. De volledige uitleg staat op ziek uit dienst, zwangerschap en meerdere dienstverbanden, en alles over verzuimkoppelingen op verzuimmelding via SIVI. Gaat iemand uit dienst, dan raakt dat ook accounts en toegang; dat staat bij in-, door- en uitstroom.