ASVerzuimmelding (SIVI)
Workday koppelen met de arbodienst via SIVI: Nederlands verzuim automatisch gemeld
Met een koppeling tussen Workday en de Arbodienst gaan ziekmeldingen, gedeeltelijk herstel en betermeldingen van de Nederlandse medewerkers automatisch uit Workday naar de arbodienst, in het landelijke SIVI-formaat. Nederlandse HR hoeft niemand meer twee keer ziek te melden, en het hoofdkantoor ziet per melding of die op tijd is aangekomen.
Wat de koppeling doet
Werkgevers die verlof en ziekte in Workday vastleggen en voor hun Nederlandse medewerkers een arbodienst hebben die SIVI-verzuimmeldingen verwacht, melden elke zieke medewerker nog eens in het portaal van de arbodienst. Of dat op tijd is gebeurd, is vanuit Workday niet te zien.
- De medewerker of leidinggevende registreert ziekte in Workday, zoals in alle landen.
- KoppelHet voegt aaneengesloten ziektedagen samen tot één verzuimgeval en berekent het verzuimpercentage op basis van het rooster.
- De koppeling vult de Nederlandse gegevens aan die Workday niet kent, zoals de vangnetregeling en de kenmerken van jullie organisatie bij de arbodienst.
- De arbodienst ontvangt de ziekmelding, wijziging of betermelding in het SIVI-formaat.
- De bevestiging van de arbodienst staat in het KoppelHet platform; een afgekeurde melding gaat als taak naar Nederlandse HR.
Waar je op let bij Workday en Arbodienst (SIVI)
- Workday kent de Nederlandse vangnetregeling uit de Ziektewet niet, terwijl de arbodienst die wel vraagt. We leggen het vangnet vast in een extra veld in Workday of leiden het af uit een contractkenmerk, per klant af te spreken.
- Workday legt ziekte meestal per dag vast, niet als verzuimgeval met een percentage. KoppelHet voegt aaneengesloten dagen samen en berekent het percentage uit de ziekte-uren en het rooster.
- Elk nieuw verzuim krijgt bij de arbodienst een eigen nummer, ook als het snel na het vorige terugkomt. In Workday wordt dat soms als verlenging ingevoerd; de koppeling volgt de keuze van Nederlandse HR over wat een nieuw geval is.
- In Workday kan een ziekmelding met terugwerkende kracht worden ingevoerd. Die gaat met de juiste eerste ziektedag naar de arbodienst; verschuift die dag later, dan stuurt de koppeling een correctie met de oude datum erbij.
- Alleen medewerkers van de Nederlandse entiteit gaan naar de arbodienst, zodat verzuim van collega's in andere landen Workday niet verlaat.
- Arbodiensten mogen het BSN maar beperkt gebruiken. Het staat wel in Workday, maar we sturen het alleen mee als de arbodienst erom vraagt en jullie dat goedkeuren.
- Zwangerschaps- en bevallingsverlof staan in Workday meestal als apart verlof. Voor ziekte die met zwangerschap samenhangt vraagt de arbodienst een eigen code, dus die verloftypes vertalen we via een tabel.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat is SIVI?
SIVI beheert de landelijke standaard waarmee werkgevers en arbodiensten verzuim uitwisselen. Met die standaard kan de arbodienst meldingen automatisch verwerken.
Moet er in Workday iets veranderen?
Meestal een of twee extra velden voor Nederlandse gegevens, zoals het vangnet, en een rapport voor ziekteverlof. De manier van ziek melden blijft gelijk.
Gaat er een diagnose naar de arbodienst?
Nee. De melding bevat geen medische gegevens. De oorzaak is een code uit de SIVI-lijst, zonder diagnose.
Kunnen we ook naar een verzuimverzekeraar melden?
Ja. SIVI heeft ook een bericht van werkgever naar verzekeraar. De Workday-kant van de koppeling blijft hetzelfde.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday wordt gelezen via een RaaS-rapport op ziekteverlof (time off of leave of absence) van de Nederlandse legal entity, op wijzigingsdatum. Velden onder meer Employee_ID, Supervisory_Organization en Manager. Workday Web Services Absence_Management als bron.
- Het bericht is Verzuimmeldingen uit de SIVI-verzuimstandaard werkgevers en arbodiensten, met onder meer Identificatie werknemer, Datum eerste verzuimdag, Percentage verzuim, Datum hersteld, Vangnet J/N (verplicht), Oorzaak verzuim (code, zonder diagnose) en een WAZO-code voor zwangerschapsgerelateerde ziekte.
- Koppelvlakbeschrijving SIVI 2025 als basis voor het transport naar de arbodienst.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in Arbodienst (SIVI) | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID | Identificatie werknemer | Blijft gelijk bij functiewissel en geldt voor alle dienstverbanden |
Position of employment | Identificatie dienstverband | |
Eerste dag ziekteverlof | Datum eerste verzuimdag | Uit aaneengesloten time off entries samengesteld |
Uren ziek ten opzichte van roosteruren | Percentage verzuim | Berekend; Workday legt geen verzuimpercentage vast |
Einde ziekteverlof | Datum hersteld en Einde verzuim J/N | |
Supervisory_Organization | Organisatie-eenheid, code | Via een vertaaltabel naar de eenheden die de arbodienst kent |
Manager | Contactpersoon | Met rol leidinggevende |
Custom field (vangnet) | Vangnet J/N | Workday kent geen Nederlandse vangnetregeling |
Custom field of vaste waarde | Oorzaak verzuim, code | Verplicht in SIVI; zonder diagnose |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors