Ook in bijzondere situaties
Ziek uit dienst, ziekte door zwangerschap en meerdere dienstverbanden in de verzuimkoppeling
Ziek uit dienst, ziekte door zwangerschap en meerdere dienstverbanden zijn de situaties waarin een verzuimmelding het vaakst verkeerd aankomt bij de arbodienst of in Visma Verzuim. KoppelHet geeft vanuit AFAS, Visma Raet YouForce, HR2day, SDB en Workday de reden ziek uit dienst en de vangnetindicatie mee, hangt het verzuim aan het juiste dienstverband en stuurt een verkeerd ingevoerde datum als correctie.
Wat het is
Ziekte door zwangerschap en ziek uit dienst vallen onder het vangnet van UWV. De arbodienst en de werkgever moeten dat weten, anders mist de werkgever een uitkering of sluit een dossier te vroeg. Bij meerdere dienstverbanden kan iemand op het ene ziek zijn en op het andere niet, en per dienstverband mag maar één verzuimgeval tegelijk openstaan.
HR-systemen leggen dit niet allemaal op dezelfde manier vast. Een internationaal systeem als Workday kent de Nederlandse vangnetregeling niet, en een oproepcontract in de zorg loopt vaak af terwijl de medewerker nog ziek is.
Hoe de koppeling het regelt
- Elke arbeidsrelatie wordt een eigen dienstverband bij de arbodienst of in BlueVi, en de ziekmelding gaat naar de arbeidsrelatie waarop de medewerker uitvalt.
- Legt HR een nieuw ziektegeval vast terwijl het vorige nog openstaat, dan houdt de koppeling de melding tegen en vraagt HR eerst het oude geval af te sluiten.
- Eindigt een contract tijdens ziekte, dan geeft de koppeling bij de einddatum de reden ziek uit dienst mee, zodat het dossier openblijft en de casemanager ziet dat het vangnet in beeld komt.
- Ziekte door zwangerschap krijgt een eigen code of vangnetindicatie, via een vertaaltabel naar de SIVI-codelijst of de indicatie in BlueVi.
- Wordt een eerste ziektedag achteraf aangepast, dan gaat de melding als correctie met de oude waarde erbij. Zo weet de arbodienst dat de eerdere melding onjuist was, niet dat het verzuim is veranderd.
- Valt iemand binnen 28 dagen na herstel opnieuw uit, dan opent BlueVi geen nieuw dossier maar voegt de melding toe aan het vorige. De koppeling laat BlueVi die keuze maken, zodat de samentelling van ziekteperiodes klopt.
Randgevallen die we meenemen
- In YouForce zijn ziekte en zwangerschapsverlof apart af te schermen. De organisatie moet voor beide toegang geven, anders ziet de koppeling het onderscheid niet.
- Een oproepkracht zonder vaste uren: voor BlueVi vullen we de gewerkte uren met het gemiddelde dat HR2day kent, of zetten we de betaalperiode uit SDB mee, zodat de arbodienst ziet om hoeveel uur verzuim het gaat.
- Workday legt ziekte meestal per dag vast en staat invoer met terugwerkende kracht toe. De koppeling voegt aaneengesloten dagen samen en stuurt een correctie als de eerste ziektedag later verschuift.
- Zwangerschaps- en bevallingsverlof staan in Workday meestal als apart verlof. Die verloftypes vertalen we via een tabel naar de code die de arbodienst vraagt.
Wat KoppelHet doet
Deze situaties leggen we vast in het ontwerp, voordat de koppeling live gaat: welke arbeidsrelatie welk dienstverband wordt, waar het vangnet vandaan komt en wie de melding na 42 weken doet. Een melding die niet klopt, houdt de koppeling tegen met een bericht aan HR, in plaats van haar half door te sturen.
Veelvoorkomende koppelingen
HR2day → Visma Verzuim
HR2day Visma Verzuim koppeling: medewerkers, arbeidsrelaties en ziekmeldingen uit HR2day in BlueVi
SDB → Visma Verzuim
SDB Visma Verzuim koppeling: de hele personeelslijst en elke ziekmelding uit SDB in BlueVi
ASVisma Raet YouForce → Arbodienst (SIVI)
YouForce arbodienst koppeling via SIVI: ziek- en betermeldingen maar één keer invoeren
ASWorkday → Arbodienst (SIVI)
Workday koppelen met de arbodienst via SIVI: Nederlands verzuim automatisch gemeld
AFAS Profit → Visma Verzuim
AFAS Visma Verzuim koppeling: medewerkers en ziekmeldingen automatisch
Visma Raet YouForce → Visma Verzuim
YouForce Visma Verzuim koppeling: alle medewerkers en elke ziekmelding automatisch
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er met het verzuimdossier als iemand ziek uit dienst gaat?
De medewerker krijgt een einddatum met de reden ziek uit dienst. Het dossier blijft bestaan en gaat over naar de vangnetbegeleiding.
Wat als HR de eerste ziektedag verkeerd heeft ingevoerd?
Dan gaat de aangepaste melding als correctie, met de oude datum erbij. Een nieuw percentage vanaf een datum is geen correctie maar een wijziging.
Kan iemand op het ene dienstverband ziek zijn en op het andere niet?
Ja. De koppeling hangt de ziekmelding aan het juiste dienstverband, omdat per dienstverband maar één verzuimgeval tegelijk mag openstaan.
Verder lezen
Meer over Verzuimmelding (SIVI)
Verzuimmelding (SIVI): het overzicht
Waar de melding heen gaat
Ook in bijzondere situaties
- Ziek uit dienst, zwangerschap en meerdere dienstverbandenDe verzuimsituaties waarin een melding het vaakst verkeerd aankomt.