Verzuimmelding (SIVI)
YouForce Visma Verzuim koppeling: alle medewerkers en elke ziekmelding automatisch
Met een koppeling tussen Visma Raet YouForce en Visma Verzuim staan alle medewerkers uit YouForce in Visma Verzuim, ook wie nog nooit ziek is geweest, met afdeling en leidinggevende. Elke ziekmelding, wijziging en betermelding uit YouForce gaat vanzelf mee, zodat casemanager en bedrijfsarts altijd met actuele gegevens werken.
Wat de koppeling doet
Werkgevers die medewerkers en ziekte in Visma Raet YouForce registreren en casemanagers en de bedrijfsarts in Visma Verzuim laten werken, lopen ertegen aan dat Visma Verzuim alleen medewerkers kent die ooit ziek zijn gemeld. Een spreekuur of preventief consult voor een gezonde medewerker vraagt dan eerst handwerk, en organisatiewijzigingen in YouForce komen niet vanzelf in de verzuimapplicatie.
- KoppelHet haalt alle medewerkers, dienstverbanden, afdelingen en leidinggevenden op uit YouForce.
- Visma Verzuim krijgt de volledige medewerkerslijst en houdt die bij met elke wijziging in YouForce.
- Ziekmeldingen en zwangerschapsverlof haalt de koppeling op zodra YouForce ze heeft verwerkt.
- Elke nieuwe ziekmelding, wijziging van het percentage en betermelding gaat naar Visma Verzuim, bij het dienstverband waar ze bij hoort.
- Medewerkers die uit dienst gaan, krijgen in Visma Verzuim een einddatum; lopende verzuimdossiers blijven staan.
Waar je op let bij Visma Raet YouForce en Visma Verzuim
- YouForce heeft een aparte toegang speciaal voor arbo- en verzuimapplicaties. Die levert alle medewerkers, ook zonder verzuim, zodat Visma Verzuim een volledige lijst heeft. Ziekmeldingen zitten daar volgens Visma bewust niet in.
- Omdat die toegang geen ziekmeldingen bevat, haalt de koppeling het verzuim apart op, met aparte toestemming voor ziekte en voor zwangerschapsverlof. De organisatie keurt beide goed bij Visma.
- Privéadres, BSN en privételefoon vragen we alleen op als Visma Verzuim ze nodig heeft, bijvoorbeeld het adres voor een huisbezoek.
- In YouForce kan één omgeving meerdere werkgevers bevatten, zoals gemeenten in een samenwerkingsverband. De werkgever in YouForce bepaalt onder welke werkgever de medewerker in Visma Verzuim komt.
- YouForce en Visma Verzuim horen allebei bij Visma, maar zijn aparte applicaties. Visma Verzuim kan gegevens op verschillende manieren ontvangen, onder meer volgens de SIVI-verzuimstandaard; wij kiezen per klant de route.
- Een medewerker met twee dienstverbanden kan op het ene ziek zijn en op het andere niet. De koppeling hangt de ziekmelding aan het juiste dienstverband, want per dienstverband mag maar één verzuimgeval tegelijk openstaan.
- Een ziekmelding die de medewerker zelf in de YouForce-app doet, gaat mee zodra YouForce haar volledig heeft verwerkt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet alleen zieke medewerkers doorgeven?
Omdat de bedrijfsarts en de casemanager ook met gezonde medewerkers werken, bijvoorbeeld bij een preventief spreekuur. Daarvoor is de volledige medewerkerslijst uit YouForce nodig.
Schrijft de koppeling iets terug in YouForce?
Nee. De koppeling leest alleen uit YouForce.
Gaat de betermelding ook automatisch?
Ja. Zodra HR of de medewerker in YouForce de hersteldatum invult en YouForce die heeft verwerkt, gaat de betermelding naar Visma Verzuim.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- YouForce wordt gelezen via de Youforce MLM API (personen, dienstverbanden, organisatie-eenheden en rollen, zonder ziektegevallen) en de WFM API voor ziektegevallen, met aparte scopes voor ziekte en zwangerschapsverlof, op de datum van laatste synchronisatie per endpoint. Privé-adres, BSN en privételefoon zitten in de MLM API achter een eigen scope. De werkgever volgt uit de Payroll Client (CEA-nummer). De API's tonen alleen wat HR Core heeft verwerkt.
- Visma Verzuim ontvangt via SIVI, OData en zijn eigen Data Exchange; meestal Data Exchange voor de werknemerslijst.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Raet YouForce | Veld in Visma Verzuim | Toelichting |
|---|---|---|
Persoonsnummer | Werknemer-ID | Vaste sleutel, ook als de medewerker van functie wisselt |
Volgnummer dienstverband | Dienstverband | |
Organisatie-eenheid | Afdeling | |
Rol toewijzing (leidinggevende) | Leidinggevende | |
Payroll Client (CEA-nummer) | Werkgever | Bijvoorbeeld per gemeente in een samenwerkingsverband |
Datum eerste ao-dag | Eerste ziektedag | |
Datum verwacht herstel | Verwachte hersteldatum | |
Datum herstel | Datum hersteld | |
Vangnetgeval indicatie | Vangnet |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Visma Raet YouForce
ADP Workforce Now koppelen met YouForce: aanvragen voor nieuwe Nederlandse medewerkers en contractwijzigingen
Bullhorn → Visma Raet YouForce
Bullhorn YouForce koppeling: plaatsing wordt een aanvraag voor indiensttreding
Carerix → Visma Raet YouForce
Carerix koppelen met YouForce: een geplaatste kandidaat start de indiensttreding in YouForce
Darwinbox → Visma Raet YouForce
Darwinbox YouForce koppeling: aanname en salariswijziging uit Darwinbox als aanvraag in YouForce