CRM-licenties van vertrekkers ruim je op door het HR-systeem of Microsoft Entra ID te laten bepalen wie een gebruiker in Salesforce of HubSpot heeft: bij vertrek of bij een overstap naar een functie zonder CRM-werk gaat de gebruiker uit en komt de licentie of seat vrij. Vóór de datum uit dienst krijgt de leidinggevende een lijst van klanten en deals die nog op naam van de vertrekker staan, zodat niets blijft hangen.
In een CRM kost elke gebruiker een licentie of seat. Zonder koppeling maakt een beheerder gebruikers met de hand aan en uit. Licenties lopen dan door voor mensen die al weg zijn, en klanten blijven op naam van een vertrekker staan. Dit artikel gaat over die tweede helft van het gebruikersbeheer: vertrek, functiewissel en de overdracht van klanten.
Waarom HR weet wie een licentie nodig heeft
Wie in het CRM hoort, staat in HR. De functie zegt of iemand sales, marketing of service doet. De afdeling zegt in welk team hij hoort. Een koppeling gebruikt dat met een vertaaltabel: per functie een Salesforce-profiel en nul of meer permission sets, of per eenheid en functie een HubSpot-gebruiker en team.
Een functie zonder Salesforce-werk levert geen gebruiker op. Licenties gaan zo niet op aan collega's die er niet in werken. Een nieuwe functie zonder regel in de tabel komt op een lijst voor de beheerder. De vertaaltabel beheren jullie zelf.
Als IT de accounts en groepen in Entra ID al goed bijhoudt, is Entra ID de kortste weg. Staan functie en afdeling alleen goed in het HR-systeem, dan kan HR de bron zijn. De koppeling leest dan alleen de medewerkervelden die het CRM nodig heeft. Salaris, BSN en bankgegevens komen niet in de buurt van het CRM.
Klanten overdragen voor de datum uit dienst
Een gedeactiveerde gebruiker neemt zijn klanten niet mee. Wat er met zijn records gebeurt, verschilt per CRM.
- Salesforce: klanten en kansen blijven op naam van de gedeactiveerde gebruiker staan. Overdragen doet de salesmanager of de beheerder.
- HubSpot: records die niet zijn overgedragen, krijgen na het verwijderen van de gebruiker een verwijderde eigenaar. Daarom krijgt de leidinggevende vooraf een lijst.
Die lijst komt vóór de datum uit dienst. De leidinggevende heeft dan nog tijd om klanten en deals te verdelen terwijl de vertrekker er is.
Als Salesforce het deactiveren weigert
Salesforce weigert een gebruiker te deactiveren die nog standaardeigenaar is van leads of cases.
KoppelHet bevriest het account dan meteen. Inloggen kan dan niet meer. Daarna meldt KoppelHet wat nog moet worden overgedragen. Zo is de toegang dicht op de dag van vertrek, en ruimt de beheerder de eigenaarschappen op.
Van verkoop naar een functie zonder CRM
Een functiewissel is voor het CRM soms een vertrek. Gaat iemand van verkoop naar een functie zonder CRM, dan behandelt de koppeling dat als vertrek uit HubSpot. De leidinggevende krijgt de overdrachtslijst, en de seat komt vrij op de ingangsdatum van de nieuwe functie.
Werkt iemand met twee dienstverbanden, of bij twee werkgevers in één AFAS-omgeving, dan wordt hij één gebruiker. De functie van het hoofddienstverband is de basis.
SCIM en de API van HubSpot
HubSpot heeft SCIM en een gebruikers-API. Volgens de documentatie van HubSpot zijn er twee grenzen aan SCIM:
- HubSpot ondersteunt SCIM alleen met een Professional- of Enterprise-abonnement en single sign-on. Op een Starter-account maakt KoppelHet gebruikers via de gebruikers-API van HubSpot.
- Via SCIM kan een gebruiker niet in een HubSpot-team worden gezet, en bij seat-gebaseerde prijzen geen seat krijgen. KoppelHet regelt team en seat ook.
Hoe KoppelHet dit bouwt
KoppelHet bouwt de koppeling per organisatie op het eigen platform, vanuit AFAS, Workday, HiBob en andere HR-systemen, of vanuit Entra ID. Profielen, permission sets, teams en seats kunnen per functie verschillen, en loopt deactiveren vast, dan meldt KoppelHet wat nog moet. Reken als indicatie op twee tot vier weken tot livegang.
Voorbeelden zijn AFAS naar Salesforce, Entra ID naar Salesforce, AFAS naar HubSpot, Entra ID naar HubSpot en HiBob naar HubSpot. Meer over de systemen vind je bij Salesforce en HubSpot.
Lees verder over CRM-gebruikers en licenties, bekijk de hele pijler gebruikersbeheer in applicaties, of lees wat er verder bij vertrek geregeld moet worden bij vertrek, inleveren en overdragen.