De drie momenten
Vertrek vanuit HR: laptop en pas inleveren, klanten overdragen en afmelden
Een uitstroomkoppeling zet de laatste werkdag uit het HR-systeem door naar alles buiten het account: een offboardingticket om laptop en pas in te nemen in TOPdesk of ServiceNow, een overdracht van klanten in Salesforce of HubSpot en een afmelding bij Shuttel. KoppelHet bouwt dat vanuit onder meer HR2day, Workday, HiBob, AFAS en Nmbrs.
Wat het is
Bij vertrek gaat het niet alleen om het account. De laptop en de pas moeten terug, klanten en deals moeten bij een collega komen, en de werkgever wil geen reizen meer betalen na de laatste dag.
Zonder koppeling maakt niemand een ticket. De laptop komt niet terug, de mobiliteitskaart blijft actief en in het CRM staan klanten op naam van iemand die er niet meer is.
Hoe de koppeling het regelt
- Een week voor de laatste werkdag komt een offboardingticket om pas en laptop in te nemen, bij de behandelaarsgroep van de locatie.
- Workday kent naast de einddatum ook de laatste werkdag. Het offboardingverzoek in ServiceNow richt zich op de laatste werkdag, want dan moet de laptop terug.
- In HubSpot krijgt de leidinggevende uit AFAS vóór de datum uit dienst een lijst van klanten en deals die nog op naam van de vertrekker staan.
- Salesforce weigert een gebruiker te deactiveren die nog standaardeigenaar van leads of cases is. KoppelHet bevriest het account dan meteen en meldt aan de beheerder wat nog moet worden overgedragen.
- Bij Shuttel meldt KoppelHet de medewerker af op de laatste werkdag in Nmbrs, niet op het moment dat HR het vertrek invoert, zodat hij tot de laatste dag kan reizen.
- In Simplicate sluit KoppelHet het rooster af als het laatste dienstverband eindigt. In de servicedesk wordt de persoon gearchiveerd, zodat de historie blijft.
Randgevallen die we meenemen
- Vrijstelling van werk telt in HiBob als vertrek zodra die ingaat. Het offboardingverzoek komt dan op de eerste dag van de vrijstelling, zodat laptop en toegang niet tot de formele einddatum blijven.
- Kiest HR in HiBob voor het direct intrekken van toegang, dan maakt KoppelHet meteen een offboardingverzoek met hoge prioriteit.
- Wordt de einddatum verschoven, dan komt er een ticket voor de nieuwe datum. Dezelfde datum geeft nooit twee tickets.
- Een tijdelijk contract dat wordt opgevolgd door een nieuw contract, geeft geen offboardingticket. Pas als er na de einddatum geen arbeidsrelatie meer loopt, komt de melding.
Wat KoppelHet doet
KoppelHet zet het vertrek door naar elk systeem op het moment dat daar past: de servicedesk een week vooraf, Shuttel op de laatste werkdag, het CRM met tijd om over te dragen. Het account in Entra ID en Active Directory valt onder IAM. Reken op twee tot vier weken tot livegang.
Veelvoorkomende koppelingen
HR2day → TOPdesk
HR2day TOPdesk koppeling: zorg- en onderwijsmedewerkers en onboardingtickets in TOPdesk
Visma Raet YouForce → TOPdesk
YouForce TOPdesk koppeling: onboarding-, offboarding- en wijzigingsmeldingen vanuit HR
Workday → ServiceNow
Workday koppelen met ServiceNow: gebruikers en onboardingverzoeken zonder HR Service Delivery
HiBob → Freshservice
HiBob Freshservice koppeling: aanvragers en onboarding- en offboardingverzoeken vanuit Bob
AFAS Profit → HubSpot
AFAS HubSpot koppeling: HubSpot-gebruikers op basis van functie en afdeling in AFAS
AFAS Profit → Salesforce
AFAS Salesforce koppeling: sales- en servicemedewerkers uit AFAS als Salesforce-gebruiker
Nmbrs → Shuttel
Nmbrs Shuttel koppeling: medewerkers automatisch in de juiste mobiliteitsgroep
AFAS Profit → Simplicate
AFAS Simplicate koppeling: nieuwe medewerkers uit AFAS klaar in Simplicate, rooster en leidinggevende inbegrepen
Klantcase
Gemeente Geertruidenberg
Publieke sector
Gemeente Geertruidenberg laat Visma Raet YouForce automatisch meldingen aanmaken in TOPdesk. Vier weken voor een indiensttreding komt er een onboardingmelding, een week voor een vertrek een offboardingmelding, en bij een nieuwe functie of afdeling een wijzigingsmelding.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er met de klanten en kansen van een vertrekker in Salesforce?
Die blijven op naam van de gedeactiveerde gebruiker staan; Salesforce verwijdert geen gebruikers. Overdragen doet de salesmanager of beheerder. KoppelHet meldt wie er vertrekt, zodat dat op tijd kan.
Wat gebeurt er met de mobiliteitskaart van iemand die vertrekt?
De koppeling meldt de medewerker af in Shuttel op de laatste werkdag. Wat daarna met de kaart gebeurt, volgt het proces dat jullie met Shuttel hebben afgesproken.
Wat is het verschil met offboarding in IAM?
IAM zet het account uit en geeft licenties vrij. Deze koppeling regelt wat daarbuiten moet gebeuren: spullen terug, klanten overgedragen, abonnementen en regelingen afgemeld.
Verder lezen
Meer over In-, door- en uitstroom
In-, door- en uitstroom: het overzicht
De drie momenten
- De eerste werkdagLaptop, pas, werkplek en mobiliteitskaart klaar voor de start.
- Functiewissel en overplaatsingEen nieuwe functie of afdeling, door te zetten op de ingangsdatum.
- Vertrek: inleveren en overdragenLaptop en pas terug, klanten overgedragen, mobiliteit afgemeld.