Accounts in applicaties
AFAS HubSpot koppeling: HubSpot-gebruikers op basis van functie en afdeling in AFAS
Met een koppeling tussen AFAS Profit en HubSpot krijgt een nieuwe medewerker van sales, marketing of klantenservice automatisch een HubSpot-gebruiker met de rechtenset bij zijn functie en het team bij zijn afdeling in AFAS. Op de datum uit dienst verdwijnt de toegang, nadat de leidinggevende uit AFAS de klanten en deals heeft kunnen overdragen.
Wat de koppeling doet
Werkgevers die HR in AFAS en verkoop en service in HubSpot voeren, zetten nieuwe accountmanagers vaak pas in HubSpot als ze al begonnen zijn. Bij een overstap van binnendienst naar buitendienst blijven de oude rechten staan, en na vertrek staan klanten nog maanden op naam van iemand die er niet meer werkt.
- HR maakt de nieuwe medewerker aan in AFAS, met functie en organisatorische eenheid.
- Zodra AFAS het zakelijke e-mailadres heeft, maakt KoppelHet de HubSpot-gebruiker aan, met de rechtenset van de functie en het team van de eenheid.
- Op de datum in dienst gaat de welkomstmail van HubSpot uit, niet eerder.
- Verandert de functie of eenheid in AFAS, dan past KoppelHet rechtenset en team aan op de ingangsdatum.
- Voor de datum uit dienst krijgt de leidinggevende een lijst met klanten en deals om over te dragen. Na de laatste werkdag wordt de gebruiker verwijderd.
Waar je op let bij AFAS Profit en HubSpot
- AFAS meldt een nieuwe of gewijzigde medewerker niet uit zichzelf; webhooks zijn er alleen voor dossieritems en workflows. KoppelHet leest daarom op een vast interval een eigen GetConnector met alleen de velden die HubSpot nodig heeft, dus zonder salaris of BSN.
- Het zakelijke e-mailadres staat bij een indiensttreding vaak nog niet in AFAS, omdat IT het later in Microsoft 365 aanmaakt. HubSpot kan zonder e-mailadres geen gebruiker maken. KoppelHet wacht daarom tot het e-mailadres in AFAS staat en meldt het als dat te dicht op de startdatum komt.
- Niet elke AFAS-medewerker hoort in HubSpot. Welke organisatorische eenheden en functies een HubSpot-gebruiker krijgen, leggen we vast in een tabel. Een medewerker zonder verkooprol blijft er zo buiten en kost geen seat.
- De organisatiestructuur in AFAS is een boom van eenheden. HubSpot-teams kunnen ook een bovenliggend team hebben, dus de verkoopregio's in AFAS worden subteams onder het verkoopteam in HubSpot. Zo zien managers in HubSpot de cijfers van hun hele regio.
- Eén AFAS-omgeving kan meerdere werkgevers bevatten, en iemand kan bij twee werkgevers in dienst zijn. HubSpot staat per e-mailadres maar één gebruiker toe. KoppelHet maakt dan één gebruiker en neemt de functie van het hoofddienstverband als basis voor de rechten.
- Bij vertrek gebruikt KoppelHet de leidinggevende van de eenheid in AFAS. Die krijgt vóór de datum uit dienst een lijst van klanten en deals die nog op naam van de vertrekker staan. Verwijderen kan daarna, want in HubSpot krijgen niet-overgedragen records anders een verwijderde eigenaar.
- AFAS kent naast de naam ook de roepnaam. In HubSpot ziet een klant de naam van zijn accountmanager in e-mails en op afspraakpagina's. KoppelHet gebruikt daarom de roepnaam als voornaam, met het voorvoegsel bij de achternaam.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen we AFAS niet via Entra ID met HubSpot laten praten?
Dat kan als jullie een Professional- of Enterprise-account met single sign-on hebben en de rollen in Entra ID goed bijhouden. Teams en seats moeten dan nog steeds apart. Rechtstreeks uit AFAS bepaalt de functie in HR de rechten, zonder tussenstap.
Wordt het e-mailadres ook teruggeschreven naar AFAS?
Nee. Het zakelijke e-mailadres komt uit Microsoft 365 of Google; HubSpot gebruikt alleen wat in AFAS staat. Zo blijft er één bron voor het adres.
Wat als iemand van verkoop naar een functie zonder HubSpot gaat?
Dan behandelt de koppeling dat als vertrek uit HubSpot: de leidinggevende krijgt de overdrachtslijst en de seat komt vrij op de ingangsdatum van de nieuwe functie.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AFAS wordt gelezen via de Profit REST API met een eigen GetConnector op de medewerker, gefilterd op wijzigingsdatum, binnen een app connector met OAuth (client credentials). Het classic token vervalt per 31 augustus 2027.
- Naar HubSpot schrijven we via de user provisioning API (/settings/users/2026-09) met email, firstName, lastName, roleId, primaryTeamId, secondaryTeamIds en sendWelcomeEmail; seats via seatNames bij een PUT. Teams met parentTeamId via de Teams API (/settings/teams/2026-09), functietitel als hs_job_title via de Users API. Rechtensets met een betaalde seat vragen de scope billing-write.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in HubSpot | Toelichting |
|---|---|---|
Medewerker (personeelsnummer) | Koppeltabel naar de HubSpot-gebruiker | Vaste sleutel, ook als het e-mailadres verandert |
Roepnaam | firstName | |
Voorvoegsel en achternaam | lastName | |
E-mail werk | email | Moet uniek zijn in HubSpot |
Functie | roleId (rechtenset) en seatNames | Via een tabel; alleen bepaalde functies krijgen een betaalde seat |
Organisatorische eenheid | primaryTeamId | Bovenliggende eenheid wordt het bovenliggende team |
Omschrijving functie | hs_job_title | |
Datum in dienst | sendWelcomeEmail op de startdatum | |
Datum uit dienst | Verwijderen van de gebruiker | |
Leidinggevende van de eenheid | Ontvanger van de overdrachtslijst |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit