Accounts in applicaties
HiBob HubSpot koppeling: HubSpot-gebruikers die de lifecycle in Bob volgen
Met een koppeling tussen HiBob en HubSpot krijgt een nieuwe collega bij sales, marketing of service op zijn startdatum in Bob automatisch een HubSpot-gebruiker met rechtenset, team en de tijdzone van zijn site. Gaat iemand in Bob uit dienst of op garden leave, dan sluit de HubSpot-toegang dezelfde dag, en goedgekeurd verlof uit Bob staat als afwezigheid in het HubSpot-profiel.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in HiBob vastleggen en sales en customer success in HubSpot doen, regelen HubSpot-toegang vaak via losse verzoeken in Slack of per mail. Bij een vertrek met garden leave houdt een verkoper toegang tot de pijplijn tot de laatste contractdag, en in HubSpot ziet niemand wie er met verlof is.
- HR maakt de nieuwe collega aan in Bob met site, afdeling, functie en startdatum.
- Om middernacht op de startdatum meldt Bob dat de collega in dienst is; KoppelHet maakt dan de HubSpot-gebruiker aan.
- Rechtenset, seat, team en tijdzone volgen uit functie, afdeling en site.
- Een goedgekeurde verlofaanvraag in Bob wordt een afwezigheidsperiode in HubSpot; een geannuleerde aanvraag verdwijnt weer.
- Bij uit dienst of garden leave in Bob verdwijnt de HubSpot-toegang, nadat de leidinggevende een overdrachtslijst heeft gekregen.
Waar je op let bij HiBob en HubSpot
- Bob verstuurt lifecycle-meldingen automatisch om middernacht op de ingangsdatum. Een nieuwe collega die weken vooraf is aangemaakt, krijgt zijn HubSpot-gebruiker en de welkomstmail dus pas op de eerste werkdag, niet al bij het tekenen.
- Bob meldt een vertrek zodra iemand uit dienst is of op garden leave gaat, wat het eerst komt. KoppelHet gebruikt die melding om HubSpot te sluiten. Een verkoper op garden leave kan zo geen klantenlijst meer exporteren, ook al loopt zijn contract nog.
- Bob kent ook het direct intrekken van toegang bij een ontslag. Kiest HR daarvoor, dan verwijdert KoppelHet de HubSpot-gebruiker meteen en volgt de overdracht van klanten en deals achteraf via de leidinggevende.
- Bij tijdelijk verlof, zoals ouderschapsverlof, meldt Bob dat apart. KoppelHet laat de HubSpot-gebruiker dan staan en zet het verlof als afwezigheid in HubSpot, zodat de collega na terugkomst zijn eigen klanten nog heeft.
- Wijzigt iemand de datums van een goedgekeurde verlofaanvraag in Bob, dan vervangt Bob de aanvraag door een nieuwe. KoppelHet haalt de oude periode in HubSpot weg en zet de nieuwe erin, want HubSpot accepteert geen overlappende afwezigheden.
- Wat de koppeling uit Bob kan lezen, hangt af van de veldrechten van de service user. KoppelHet krijgt alleen leesrechten op de work-velden en verlof, niet op salaris of persoonlijke gegevens. Ontbreekt een veld in HubSpot, dan is dat meestal een rechtenkwestie in Bob.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Ziet HubSpot welk soort verlof iemand heeft?
Nee. Alleen begin en einde gaan naar HubSpot. Het verlofbeleid en de reden blijven in Bob.
Gaan de HubSpot-gebruikers ook bij het tekenen al aan?
Standaard niet; we wachten op de startdatum. Willen jullie dat iemand al eerder kan inloggen, dan reageert de koppeling op het aanmaken van de medewerker in Bob en blijft de welkomstmail tot de startdatum uit.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Bob wordt gelezen via webhooks v2 (employee.joined, employee.left, employee.access.revoked.immediately, employee.temporaryLeave, employee.updated en timeoff.request.approved, .cancelled en .updated met originalRequestId) en de API: people search voor de work-velden en time off requests voor de details. Webhooks v2 bevatten alleen het ID; de gegevens haalt KoppelHet op met een API service user.
- Naar HubSpot schrijven we via de user provisioning API (/settings/users/2026-09: aanmaken met sendWelcomeEmail, PUT met roleId, primaryTeamId en seatNames, DELETE), de Teams API en de Users API (hs_job_title, hs_standard_time_zone, hs_out_of_office_hours).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in HubSpot | Toelichting |
|---|---|---|
id (backend-id) | Koppeltabel naar de HubSpot-gebruiker | |
firstName / displayName | firstName | |
surname | lastName | |
email | email | |
work.title | hs_job_title en roleId | Rechtenset en seat via een tabel per functie |
work.department | primaryTeamId | |
work.site | hs_standard_time_zone | Via een tabel per site |
work.reportsTo | Ontvanger van de overdrachtslijst | |
Goedgekeurde time off request | hs_out_of_office_hours | |
Lifecycle: terminated of garden leave | Verwijderen van de gebruiker |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob