Accounts in applicaties
AFAS Salesforce koppeling: sales- en servicemedewerkers uit AFAS als Salesforce-gebruiker
Met een koppeling tussen AFAS Profit en Salesforce krijgt elke nieuwe medewerker met een sales- of servicefunctie in AFAS automatisch een Salesforce-gebruiker met het juiste profiel, de juiste rol en de leidinggevende als manager. Op de datum uit dienst in AFAS wordt de gebruiker gedeactiveerd, zodat de licentie vrijkomt en de klantgegevens dicht zijn.
Wat de koppeling doet
Organisaties met HR in AFAS Profit en sales en klantenservice in Salesforce maken Salesforce-gebruikers aan na een mail van HR. Accountmanagers die vertrekken, blijven soms weken actief, met hun licentie en hun toegang tot alle klantdossiers.
- HR legt de nieuwe accountmanager vast in AFAS, met functie, organisatorische eenheid en datum in dienst.
- KoppelHet leest de medewerker uit AFAS en bepaalt aan de hand van de functie of er een Salesforce-gebruiker nodig is, en met welk profiel.
- De gebruiker staat in Salesforce met naam, werkadres, rol en manager, en logt in met single sign-on of via de uitnodigingsmail van Salesforce.
- Wisselt de medewerker van functie of afdeling, dan past KoppelHet profiel, permission sets en rol aan.
- Op de datum uit dienst wordt de gebruiker gedeactiveerd. Lukt dat niet direct, dan bevriest KoppelHet de gebruiker en krijgt de beheerder een melding.
Waar je op let bij AFAS Profit en Salesforce
- AFAS bewaart het voorvoegsel los van de achternaam, terwijl Salesforce alleen een voornaam en achternaam kent. KoppelHet zet het voorvoegsel voor de achternaam, zodat 'Jan de Vries' in Salesforce staat zoals collega's en klanten hem kennen.
- Met meerdere werkgevers in één AFAS-omgeving kan dezelfde persoon twee medewerkernummers hebben. Salesforce heeft per gebruiker één personeelsnummer. KoppelHet gebruikt het nummer van het hoofddienstverband en zet de werkgever in het bedrijfsveld, zodat er geen tweede gebruiker ontstaat.
- Salesforce geeft elke gebruiker precies één profiel, en dat profiel bepaalt welke licentie de gebruiker gebruikt. De functie in AFAS bepaalt het profiel; een functie zonder Salesforce-werk levert geen gebruiker op, zodat de licenties niet opgaan aan collega's die er niet in werken.
- In AFAS is de leidinggevende vaak de manager van de organisatorische eenheid, bijvoorbeeld een vestigingsdirecteur zonder Salesforce-licentie. Salesforce kan alleen naar een bestaande gebruiker als manager verwijzen. KoppelHet kijkt dan een niveau hoger in AFAS, naar de eerste leidinggevende die wel in Salesforce staat.
- Salesforce weigert een gebruiker te deactiveren die nog als standaardeigenaar van leads of cases staat of in een hiërarchieveld wordt gebruikt. Valt de datum uit dienst uit AFAS op zo'n gebruiker, dan bevriest KoppelHet het account meteen, zodat inloggen niet meer kan, en meldt aan de beheerder wat nog moet worden overgedragen.
- Salesforce vraagt een alias van hoogstens acht tekens, die in lijsten en rapporten zichtbaar is. KoppelHet bouwt die uit de roepnaam en achternaam in AFAS, met een volgnummer als twee collega's op dezelfde alias uitkomen.
- De koppeling krijgt in AFAS een eigen app connector met alleen de medewerkervelden die Salesforce nodig heeft. Salaris, BSN en bankgegevens komen niet in de buurt van het CRM.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er met de klanten en kansen van een vertrekker?
Die blijven op naam van de gedeactiveerde gebruiker staan; Salesforce verwijdert geen gebruikers. Overdragen aan een collega doet de salesmanager of beheerder in Salesforce. KoppelHet meldt wie er vertrekt, zodat dat op tijd kan.
Kunnen we per functie ook permission sets toekennen?
Ja. In de vertaaltabel staat per AFAS-functie een profiel en nul of meer permission sets. Die tabel beheren jullie zelf; een nieuwe functie zonder regel komt op een lijst voor de beheerder.
Gaat er iets terug van Salesforce naar AFAS?
Standaard niet. AFAS blijft de bron voor naam, functie en afdeling. Het terugzetten van bijvoorbeeld een Salesforce-gebruikers-ID in een vrij veld in AFAS kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AFAS wordt gelezen met een eigen GetConnector op medewerkers en dienstverbanden, gefilterd op wijzigingsdatum, onder een eigen app connector (OAuth of token). Het classic token vervalt per 31 augustus 2027.
- Naar Salesforce schrijven we via de REST API op het object User, met een connected app (OAuth 2.0) en een integratiegebruiker met het recht Manage Users. Bij aanmaken zijn onder meer Username (uniek over alle Salesforce-omgevingen), Alias (maximaal 8 tekens), Email, LastName, ProfileId, TimeZoneSidKey, LocaleSidKey, LanguageLocaleKey en EmailEncodingKey nodig. EmployeeNumber is maximaal 20 tekens.
- Extra rechten gaan via PermissionSetAssignment. Bij vertrek zet KoppelHet IsActive op false; weigert Salesforce dat, dan zet KoppelHet IsFrozen op het bijbehorende UserLogin-record en volgt deactiveren na overdracht.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in Salesforce | Toelichting |
|---|---|---|
Medewerkernummer | EmployeeNumber | Vaste sleutel om de gebruiker terug te vinden |
Roepnaam | FirstName | |
Voorvoegsel + Achternaam | LastName | |
Naamgevingsregel | Username, Email en FederationIdentifier | |
Roepnaam + achternaam (ingekort) | Alias | Maximaal 8 tekens, met volgnummer bij een dubbele |
Functie | Title, ProfileId en permission sets | Via een vertaaltabel per functie |
Organisatorische eenheid | Department en UserRoleId | |
Werkgever | CompanyName | |
Leidinggevende (medewerkernummer) | ManagerId | Alleen als de leidinggevende zelf een Salesforce-gebruiker heeft |
Datum uit dienst | IsActive |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit