Commerciële en projectapplicaties
CRM-gebruikers en licenties in Salesforce en HubSpot vanuit HR of Entra ID
Een CRM-koppeling geeft elke nieuwe medewerker met een sales-, marketing- of servicefunctie automatisch een gebruiker in Salesforce of HubSpot, met het profiel of de rechtenset bij zijn functie, en zet hem uit bij vertrek. KoppelHet bouwt dat vanuit AFAS, Workday, HiBob en andere HR-systemen, of vanuit Microsoft Entra ID.
Wat het is
In een CRM kost elke gebruiker een licentie of seat, en bepaalt het profiel wat iemand van klanten ziet. Wie er in hoort, staat in HR: de functie zegt of iemand sales doet, de afdeling in welk team hij hoort.
Zonder koppeling maakt een beheerder gebruikers met de hand aan en uit. Licenties lopen door voor mensen die al weg zijn, en klanten blijven op naam van een vertrekker staan.
Hoe de koppeling het regelt
- De functie in HR bepaalt het Salesforce-profiel en eventuele permission sets. Een functie zonder Salesforce-werk levert geen gebruiker op, zodat licenties niet opgaan aan collega's die er niet in werken.
- Welke eenheden en functies een HubSpot-gebruiker krijgen, leggen we vast in een tabel. Verkoopregio's uit AFAS worden subteams onder het verkoopteam in HubSpot.
- Salesforce kan alleen naar een bestaande gebruiker als manager verwijzen. Heeft de leidinggevende geen licentie, dan zoekt KoppelHet hoger in de keten naar de eerste die wel in Salesforce staat.
- Iemand met twee dienstverbanden of bij twee werkgevers in één AFAS-omgeving wordt één gebruiker, met de functie van het hoofddienstverband als basis.
- Bij vertrek krijgt de leidinggevende vóór de datum uit dienst een lijst van klanten en deals die nog op naam van de vertrekker staan.
- De koppeling leest HR met alleen de medewerkervelden die het CRM nodig heeft. Salaris, BSN en bankgegevens komen niet in de buurt van het CRM.
Randgevallen die we meenemen
- Salesforce weigert een gebruiker te deactiveren die nog standaardeigenaar van leads of cases is. KoppelHet bevriest het account dan meteen, zodat inloggen niet meer kan, en meldt wat nog moet worden overgedragen.
- De Salesforce-gebruikersnaam moet uniek zijn over alle Salesforce-omgevingen ter wereld. Staat het adres al in een oude proefomgeving, dan mislukt het aanmaken; KoppelHet gebruikt dan een afgesproken variant.
- HubSpot ondersteunt SCIM alleen met een Professional- of Enterprise-abonnement en single sign-on. Op een Starter-account maakt KoppelHet gebruikers via de gebruikers-API van HubSpot.
- Via SCIM kan een gebruiker niet in een HubSpot-team worden gezet, en bij seat-gebaseerde prijzen geen seat krijgen. KoppelHet regelt team en seat ook.
Wat KoppelHet doet
KoppelHet bouwt de koppeling zo dat profielen, permission sets, teams en seats per functie kunnen verschillen, ook als de functie alleen goed in HR staat. Loopt deactiveren vast, dan meldt KoppelHet wat nog moet worden overgedragen. De vertaaltabel van functie naar profiel beheren jullie zelf. Reken op twee tot vier weken tot livegang.
Veelvoorkomende koppelingen
AFAS Profit → Salesforce
AFAS Salesforce koppeling: sales- en servicemedewerkers uit AFAS als Salesforce-gebruiker
Microsoft Entra ID → Salesforce
Entra ID Salesforce koppeling: Salesforce-gebruikers vanuit Microsoft Entra ID, met profiel en rechten
Workday → Salesforce
Workday Salesforce koppeling: Salesforce-gebruikers met de juiste taal, tijdzone en rol uit Workday
AFAS Profit → HubSpot
AFAS HubSpot koppeling: HubSpot-gebruikers op basis van functie en afdeling in AFAS
Microsoft Entra ID → HubSpot
Entra ID HubSpot koppeling: HubSpot-gebruikers met rechtenset, team en seat vanuit Entra ID
HiBob → HubSpot
HiBob HubSpot koppeling: HubSpot-gebruikers die de lifecycle in Bob volgen
Visma Raet YouForce → HubSpot
YouForce HubSpot koppeling: HubSpot-gebruikers met rechtenset en team uit Visma Raet
SAP SuccessFactors → HubSpot
SuccessFactors HubSpot koppeling: commerciële medewerkers uit Employee Central als HubSpot-gebruikers
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er met de klanten en kansen van een vertrekker?
In Salesforce blijven ze op naam van de gedeactiveerde gebruiker staan; overdragen doet de salesmanager of beheerder. In HubSpot krijgt de leidinggevende vooraf een lijst, want niet-overgedragen records krijgen na verwijderen een verwijderde eigenaar.
Kunnen we per functie ook permission sets toekennen?
Ja. In de vertaaltabel staat per functie een profiel en nul of meer permission sets. Een nieuwe functie zonder regel komt op een lijst voor de beheerder.
Waarom HR als bron en niet Entra ID?
Als IT de accounts en groepen in Entra ID al goed bijhoudt, is Entra ID de kortste weg. Staan functie en afdeling alleen goed in het HR-systeem, dan kan dat de bron zijn.
Wat als iemand van verkoop naar een functie zonder CRM gaat?
Dan behandelt de koppeling dat als vertrek uit HubSpot: de leidinggevende krijgt de overdrachtslijst en de seat komt vrij op de ingangsdatum van de nieuwe functie.
Verder lezen
Meer over Accounts in applicaties
Accounts in applicaties: het overzicht
Commerciële en projectapplicaties
- CRM-gebruikers en licentiesSalesforce- en HubSpot-gebruikers met profiel, team en seat uit HR of Entra ID.
- Projectadministratie en urenMedewerkers met leidinggevende, team en rooster in Simplicate.