Gecorrigeerde uren worden niet dubbel verloond als de koppeling weet of het salarissysteem een nieuwe levering bij de oude optelt of de oude ermee vervangt. Loket en Nmbrs vervangen, Visma YouServe verwerkt een mutatiebestand maar één keer en AFAS waarschuwt niet bij een dubbele loonmutatie via een koppeling: per systeem stuur je dus iets anders.
Dat klinkt als techniek, maar het effect zie je op de loonstrook. Een medewerker krijgt uren twee keer uitbetaald, of een correctie verdwijnt en de uren ontbreken. Hieronder per situatie wat er gebeurt en hoe je het oplost.
Waarom correcties na de afsluiting ontstaan
Uren liggen na de afsluiting van een salarisperiode zelden helemaal vast. Een teamleider keurt een dienst te laat goed. Een planner heropent een periode omdat er een fout in zat en sluit hem opnieuw af. Afwezigheid in Protime verandert nog nadat de uren al verwerkt zijn.
Elke correctie is een tweede levering voor een periode die het salarissysteem al kent. De vraag is wat het salarissysteem met die tweede levering doet.
Vervangen of optellen: het verschil per salarissysteem
Loket overschrijft een looncomponent als dezelfde periode en kostenplaats al bestaan. Nmbrs vervangt een tweede levering voor dezelfde periode. Stuur je naar deze twee alleen het verschil, dan blijft alleen dat verschil over en verloon je te weinig. KoppelHet stuurt naar Loket en Nmbrs daarom bij elke correctie het volledige totaal van de periode.
Visma YouServe verwerkt een ingelezen mutatiebestand maar één keer. Daar gaat een correctie als nieuwe mutatie met alleen het verschil. Stuur je het volledige totaal opnieuw, dan telt YouServe het op en betaal je dubbel.
AFAS geeft geen waarschuwing bij een dubbele loonmutatie die via een koppeling binnenkomt. De koppeling legt daarom per dienst of per afgesloten periode vast of die al is geboekt. Een periode die opnieuw wordt doorgestuurd, wordt dan niet twee keer verloond.
Visma Raet YouForce krijgt een correctie als nieuwe regel met de oorspronkelijke datum. Hoe YouForce die verrekent, hangt af van de inrichting van het looncomponent. Dat spreken we vooraf af.
Een heropende periode in Dyflexis
Een concreet voorbeeld waar het vaak misgaat. Een planner heropent een vergrendelde periode in Dyflexis, past een dienst aan en sluit de periode opnieuw af. Dyflexis geeft de periode dan een nieuw kenmerk. Voor het salarissysteem lijkt het een nieuwe levering.
Stuurt de koppeling naar Loket alleen de nieuwe regels, dan staan de uren er twee keer. Met de volledige stand van de periode vervangt Loket de oude levering en kloppen de uren. Dyflexis geeft ook aan in welke doelperiode de uren verloond worden. De koppeling boekt op die periode, ook als de planner een periode van vorige maand pas nu doorstuurt. Dit speelt bij Dyflexis met Loket en bij Dyflexis met Nmbrs.
Uren in een periode die al dicht is
Niet elk salarissysteem accepteert uren in een eerdere periode. Nmbrs weigert ze, tenzij terugwerkende kracht daar expliciet is toegestaan. Late uren landen dan in de lopende periode, met de oorspronkelijke datum erbij en een melding voor de salarisadministratie. Zo blijft zichtbaar waar de uren eigenlijk bij horen.
AFAS kan uren boeken in de periode van de dienst of in de lopende salarisrun. Diensten die na de afsluiting nog worden goedgekeurd, boeken we volgens de methode die jullie salarisadministratie hanteert. Meer over wijzigingen met terugwerkende kracht in het algemeen lees je bij ingangsdatum en terugwerkende kracht.
Afgewezen regels zichtbaar houden
Een correctie die niet aankomt, is net zo schadelijk als een dubbele. Een aanlevering in YouForce kan geblokkeerd of afgewezen worden. De koppeling volgt die status en laat een afgewezen regel niet stilzwijgend verdwijnen.
Voor YouServe werkt het mutatiebestand pas als Visma de bestandsvorm in de salarisadministratie heeft ingericht. Bij een koppeling van Nedap ONS met YouServe zetten we dat bij de start op de planning.
Hoe KoppelHet dit bouwt
KoppelHet bouwt elke koppeling per organisatie op het eigen platform. Hoe correcties lopen, spreken we vóór de eerste salarisrun af met de salarisadministratie:
- welke periode geldt voor late uren;
- wat er gebeurt met uren na de aanleverdatum;
- wie een melding krijgt als een regel wordt afgewezen.
Het platform toont per salarisperiode hoeveel regels zijn aangeleverd, verwerkt en afgewezen, en afgewezen regels krijgen een melding met de reden. De volledige uitleg staat op de pagina urencorrecties na afsluiting van de salarisperiode. Hoe uursoorten in de eerste plaats op het juiste looncomponent komen, lees je bij uren en toeslagen naar salaris, en het hele proces op verlof, verzuim en uren.