Uren naar salaris
Gewerkte uren en toeslagen automatisch van de planning naar de salarisverwerking
Gewerkte uren en toeslagen gaan automatisch naar de salarisverwerking als de koppeling alleen goedgekeurde uren uit de planning ophaalt en elke uursoort vertaalt naar een looncomponent van het salarissysteem. KoppelHet doet dat van Dyflexis, Quinyx, Planday, Shiftbase en Protime naar AFAS, Visma Raet YouForce, Loket en Nmbrs, per dienstverband en in de juiste salarisperiode.
Wat het is
Planners werken in het roostersysteem, de salarisadministratie in het HR-systeem. Zonder koppeling gaan uren en onregelmatigheidstoeslagen per maand via een export over, die iemand moet inlezen en controleren.
De planning en het salarissysteem praten een andere taal. Dyflexis geeft elk onderdeel van de uren een eigen naam, Loket herkent een looncomponent aan een nummer. Planday rekent per dienst een bedrag uit, AFAS rekent het loon zelf met cao en eigen tarieven.
Hoe de koppeling het regelt
- Alleen uren die in de planning zijn goedgekeurd of afgetekend gaan naar de salarisverwerking.
- De vertaling van uursoort naar looncomponent leggen we vast met de salarisadministratie, voor de eerste verloning: een Dyflexis-kolom naar een Loket-nummer, een Planday-salariscode naar een YouForce-elementcode, een Deputy-exportcode naar een AFAS-looncomponent.
- Een uursoort zonder looncomponent wordt niet stil overgeslagen maar gemeld, zodat er geen uren ongezien wegvallen.
- We sturen uren, geen bedragen. Rekent de planning per dienst een bedrag uit, dan laten we dat weg, zodat het salarissysteem leidend blijft voor het loon.
- Toeslagen in tijd gaan als uren, toeslagen in geld als looncomponent, zodat bijvoorbeeld Nmbrs elk onderdeel op de goede manier verloont.
- Uren worden opgeteld zoals het salarissysteem ze aanneemt. YouForce neemt een totaal per looncomponent, datum en dienstverband; Protime levert minuten per dag die we per salarisperiode optellen.
- Bij meerdere werkgevers of bv's gaan de uren naar de juiste werkgever in AFAS of het juiste bedrijf in Nmbrs, op basis van de vestiging of afdeling in de planning.
Randgevallen die we meenemen
- AFAS verwerkt uursoorten per dag alleen voor medewerkers met een rooster per dag. Voor deeltijders met een rooster in uren per week boeken we loonmutaties per periode.
- Een nachtdienst over middernacht valt op de dag waarop de dienst volgens het rooster hoort, zodat de toeslag in de juiste periode valt.
- Bij een uurloner kan een toeslaguur meetellen als gewerkt uur, bij een vaste kracht niet. We controleren per contracttype dat een toeslaguur niet ook als gewerkt uur wordt betaald.
- Een looncomponent in YouForce draagt via deze route alleen een code, een waarde en een ingangsdatum. Uren op een andere kostenplaats regelen we met een eigen looncomponent of de kostenverdeling in YouForce.
Wat KoppelHet doet
KoppelHet bouwt de koppeling van de planning naar het salarissysteem per organisatie. Meerdere werkgevers en controles op dubbele boekingen nemen we mee in het ontwerp. KoppelHet boekt goedgekeurde uren zonder handwerk, laat vóór de afsluiting zien wie nog niet-goedgekeurde uren heeft en zet de status per periode terug, zodat de planner ziet wat er is geboekt. Reken als indicatie op twee tot vier weken tot livegang.
Veelvoorkomende koppelingen
Dyflexis → Loket
Dyflexis Loket koppeling: verloonde uren en toeslagen per looncomponent, medewerkers terug
Quinyx → AFAS Profit
Quinyx AFAS koppeling: gewerkte uren en toeslagen naar de salarisrun, contracten en verlofsaldo terug
Planday → Visma Raet YouForce
Planday YouForce koppeling: gewerkte uren per dienstverband naar de salarisverwerking
Planday → Nmbrs
Planday Nmbrs koppeling: goedgekeurde uren als variabele uren in de juiste periode, medewerkers terug
Protime → AFAS Profit
Protime AFAS koppeling: berekende uren en afwezigheid naar de salarisverwerking, medewerkers en contracten terug
Shiftbase → Visma Raet YouForce
Shiftbase YouForce koppeling: gewerkte uren en toeslagen naar salaris, medewerkers en contracturen naar de planning
Deputy → AFAS Profit
Deputy AFAS koppeling: goedgekeurde timesheets naar de salarisrun, medewerkers en verlofsaldo terug
UKG Dimensions → Nmbrs
UKG Dimensions Nmbrs koppeling: afgetekende uren per paycode als variabele uren in de juiste Nmbrs-periode
Veelgestelde vragen
Hoe vaak gaan uren over?
Dat stemmen we af op de salarisrun. Meestal dagelijks goedgekeurde uren, met een laatste run vlak voor de afsluiting.
Rekent de koppeling de toeslagen uit?
Nee. De planning of het salarissysteem rekent; de koppeling brengt de uren per soort over. Waar de planning al een bedrag berekent, laten we dat weg als het salarissysteem zelf rekent.
Wat gebeurt er met een uursoort zonder looncomponent?
Die slaat de koppeling niet stil over. KoppelHet meldt hem, zodat er geen uren ongezien wegvallen. De vertaling van uursoort naar looncomponent leggen we voor de eerste verloning vast met de salarisadministratie.
Verder lezen
Meer over Verlof, verzuim en uren
Verlof, verzuim en uren: het overzicht
Uren naar salaris
- Uren en toeslagen naar salarisGoedgekeurde uren per uursoort op het juiste looncomponent.
- Correcties na de afsluitingLate en gecorrigeerde uren zonder dubbele of verdwenen boekingen.