Verlof, verzuim en uren
Nedap ONS Visma YouServe koppeling: goedgekeurde uren en ORT naar de salarisservice, medewerkers terug in de planning
Met een koppeling tussen Nedap ONS en Visma YouServe gaan goedgekeurde uren en onregelmatigheidstoeslag uit ONS automatisch als mutatie naar de salarisservice van Visma, en komen medewerkers en contracten uit YouServe in de planning van ONS. Planners werken met de juiste contracturen, en de salarisservice krijgt de uren zonder export of overtypen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die uren plannen en registreren in Nedap ONS en HR-administratie en salarisverwerking bij Visma YouServe hebben, exporteren elke maand de uren en toeslagen uit ONS naar een spreadsheet voor de salarisservice. Nieuwe medewerkers en gewijzigde contracturen zet een planner met de hand in ONS, op basis van een mail van HR.
- HR legt in YouServe een nieuwe medewerker of contractwijziging vast; KoppelHet zet die met alle lopende dienstverbanden in ONS.
- Medewerkers werken hun diensten en de teamleider keurt de uren in ONS goed.
- KoppelHet haalt de goedgekeurde uren op en telt ze per dienstverband en per looncomponent op.
- Voor de aanleverdatum gaat het mutatiebestand naar YouServe, dat het automatisch inleest.
- Uren die later worden goedgekeurd, gaan mee in de volgende periode; wat YouServe niet inleest, staat in het KoppelHet platform.
Terug: Medewerkers, dienstverbanden en werkpatronen uit YouServe naar ONS
Waar je op let bij Nedap ONS en Visma YouServe
- YouServe heeft voor planningssystemen een API om medewerkers, dienstverbanden en werkpatronen te lezen, maar geen ingang om uren rechtstreeks te schrijven. Uren en toeslagen gaan daarom als mutatiebestand naar YouServe. KoppelHet maakt dat bestand uit ONS, en YouServe leest het in zonder dat iemand het hoeft te uploaden.
- Het mutatiebestand werkt pas als Visma de bestandsvorm in de salarisadministratie van YouServe heeft ingericht. Dat zetten we bij de start op de planning, samen met de lijst van looncomponenten voor uren en ORT.
- ONS rekent de ORT zelf uit volgens de cao. YouServe krijgt per dienstverband alleen het aantal uren per ORT-percentage, zodat de toeslagregels niet ook in de salarisadministratie hoeven te staan.
- ONS neemt een medewerker altijd in zijn geheel over en ziet een ontbrekend contract als beëindigd. Zorgmedewerkers hebben in YouServe vaak meer dan één dienstverband. KoppelHet stuurt daarom bij elke wijziging alle lopende dienstverbanden uit YouServe naar ONS, niet alleen het gewijzigde.
- Alleen uren die de teamleider in ONS heeft goedgekeurd gaan naar YouServe. Uren die na de aanleverdatum worden goedgekeurd, komen in de volgende periode als correctie, met de datum van de dienst erbij, zodat de salarisservice ze aan de juiste maand kan toerekenen.
- Een ingelezen mutatiebestand verwerkt YouServe één keer. Een correctie stuurt KoppelHet daarom als nieuwe mutatie met het verschil, en nooit als hetzelfde bestand opnieuw.
- Nedap keurt elke koppeling met ONS goed voordat die live gaat, en beperkt hoeveel verzoeken er tegelijk mogen lopen. KoppelHet haalt de uren van een hele periode daarom gespreid op, ruim voor de aanleverdatum van YouServe.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom geen kant-en-klare urenexport uit ONS?
Nedap levert kant-en-klare exports voor een aantal salarissystemen. De bestandsvorm die YouServe inleest, maakt KoppelHet, met de looncomponenten die jullie salarisservice gebruikt.
Gaan verlof en verzuim ook mee?
In de kleinste opzet niet. Verlofsaldi uit YouServe in ONS tonen kan later als uitbreiding.
Wie regelt de toegang bij Nedap en Visma?
Jullie organisatie is opdrachtgever bij beide. KoppelHet doet de aanvraag bij Nedap en de afstemming met Visma over de bestandsvorm, samen met jullie.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Nedap ONS via de Ons API (presence logs met ortHours voor gewerkte uren; medewerkers met contracten en teams als volledige snapshot). Toegang met een clientcertificaat na intake en goedkeuring door Nedap; het aantal gelijktijdige verzoeken per certificaat is beperkt.
- YouServe wordt gelezen via de API for WFM systems (onder meer person, employee, employment, organisatie-eenheid, job profile, verlofrechten en work pattern). Uren gaan via de YouServe File API als publisher, met BusinessTypeId en FileName, in een HR Core Payroll Business-bestandsvorm zoals Batch Input (113001) of CSV eenmalige mutaties (113002); die vraagt extra inrichting in HR Core Payroll Business.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Nedap ONS | Veld in Visma YouServe | Toelichting |
|---|---|---|
Medewerker en contract in ONS | Personeelsnummer en dienstverband in YouServe | Vaste sleutel in beide richtingen |
Gewerkte uren (presence logs, goedgekeurd) | Looncomponent uren | Opgeteld per dienstverband en periode |
ortHours per percentage | Looncomponent ORT per percentage | Via een vertaaltabel |
Datum van de dienst | Salarisperiode | |
Dienstverband en werkpatroon (YouServe WFM API) | Contract en contracturen in ONS | |
Organisatie-eenheid (YouServe) | Team in ONS | Via een vertaaltabel |
Gerelateerd
AFAS Profit → Nedap ONS
AFAS Nedap ONS koppeling: contracten naar de planning, uren terug naar salaris
HR2day → Nedap ONS
HR2day Nedap ONS koppeling: arbeidsrelaties, cao en contracturen automatisch in de zorgplanning
Nedap ONS → Active Directory
Nedap ONS Active Directory koppeling: accounts per zorglocatie, automatisch
Nedap ONS → Microsoft Entra ID
Nedap ONS Entra ID koppeling: Microsoft-accounts en teamgroepen voor zorgmedewerkers