Een SIVI-verzuimmelding is een bericht in de landelijke verzuimstandaard waarmee het HR-systeem een ziekmelding, wijziging of betermelding rechtstreeks aan de arbodienst doorgeeft. De arbodienst verwerkt het bericht automatisch en stuurt per melding een bevestiging terug: verwerkt, verwerkt met waarschuwing of afgekeurd.
Hieronder lees je wat er in zo'n melding staat, welke soorten meldingen er zijn en waar het in de praktijk misgaat. Het is bedoeld voor HR en verzuimcoördinatoren die willen weten wat er gebeurt nadat een leidinggevende iemand ziek meldt.
Wat SIVI is
SIVI is de Nederlandse standaardorganisatie voor gegevensuitwisseling in de verzekeringsbranche. SIVI beheert ook de standaard waarmee werkgevers en arbodiensten verzuim uitwisselen. Een arbodienst die de standaard ondersteunt, verwerkt meldingen automatisch in plaats van met de hand.
Zonder koppeling meldt de leidinggevende een zieke medewerker in het HR-systeem en daarna nog eens in het portaal van de arbodienst. Meldingen komen te laat of dubbel binnen. Een betermelding die maar op één plek wordt gedaan, laat bij de arbodienst een verzuimdossier openstaan.
Wat er in een melding staat
Een melding bevat de gegevens die de arbodienst nodig heeft om het verzuim te begeleiden, en niet meer:
- de eerste ziektedag;
- het verzuimpercentage;
- het verwachte herstel;
- of het om zwangerschap of een vangnetsituatie gaat.
Er gaat geen diagnose mee. De oorzaak is hooguit een code uit de SIVI-lijst.
Elke melding draagt twee kenmerken van de werkgever: het nummer bij de arbodienst en een apart aansluitnummer. Zo komt verzuim niet bij de verkeerde werkgever terecht, wat ertoe doet als jullie meerdere werkgevers bij één arbodienst hebben. Als medewerkernummer gebruikt KoppelHet een vast personeelsnummer, geen BSN, omdat arbodiensten het BSN maar beperkt mogen gebruiken.
Ziekmelding, wijziging, correctie en betermelding
De standaard maakt onderscheid tussen soorten meldingen. Dat onderscheid bepaalt hoe de arbodienst het dossier bijwerkt.
Ziekmelding. De eerste melding, met eerste ziektedag en percentage. Iemand die ziek wordt voor de eerste werkdag is een randgeval: de arbodienst keurt een melding met een startdatum in de toekomst af. Dat controleert de koppeling vooraf.
Wijziging. Het verzuim zelf verandert, bijvoorbeeld een nieuw percentage vanaf een datum bij gedeeltelijk herstel.
Correctie. Een eerdere melding was fout, bijvoorbeeld een verkeerd ingevoerde eerste ziektedag. De correctie gaat met de oude datum erbij, zodat de arbodienst weet dat de eerdere melding onjuist was.
Betermelding. Zakt het percentage naar nul, dan vraagt de standaard ook een datum hersteld en een reden. Ontbreekt de hersteldatum, dan houdt de koppeling de melding tegen in plaats van een onvolledige betermelding te sturen.
Wijziging en correctie lijken op elkaar, maar worden in het dossier van de arbodienst anders verwerkt. Daarom moet de koppeling ze uit elkaar houden. Hoe dat uitpakt bij ziek uit dienst, zwangerschap en meerdere dienstverbanden, lees je bij ziek uit dienst, zwangerschap en meerdere dienstverbanden.
De bevestiging van de arbodienst
De arbodienst bevestigt elke melding met een van drie uitkomsten: verwerkt, verwerkt met waarschuwing of afgekeurd. Bij een afkeuring krijgt HR bericht met de reden. Zo blijft er geen melding hangen waarvan iedereen denkt dat hij is aangekomen.
Versies en manier van aanleveren
SIVI brengt elk jaar in juli een nieuwe versie uit. Arbodiensten ondersteunen de actuele en de twee vorige versies. Welke versie de koppeling gebruikt, spreken we af met de arbodienst.
Sinds 2025 schrijft SIVI een nieuwe, beveiligde manier van aanleveren voor. Gebruikt een arbodienst nog een oudere vorm, dan sluit de koppeling daarop aan. De technische beschrijving staat in de koppelvlakbeschrijving van SIVI.
Meldt jullie organisatie aan een verzuimverzekeraar in plaats van, of naast, een arbodienst: SIVI heeft ook een bericht van werkgever naar verzuimverzekeraar. De kant van het HR-systeem blijft hetzelfde.
Meerdere HR-bronnen en internationale systemen
De koppeling sluit aan op de versie en manier van aanleveren die de arbodienst vraagt, of de bron nu Visma Raet YouForce, BCS of een ander HR-systeem is. Elke melding en elke weigering is centraal te zien.
Twee HR-bronnen bij één arbodienst komen voor, bijvoorbeeld BCS naast YouForce. Beide stromen gebruiken dan hetzelfde werkgeverskenmerk en medewerkernummer, zodat niemand twee keer als nieuw wordt aangemeld. Een internationaal systeem als Workday kent de Nederlandse vangnetregeling niet en legt ziekte meestal per dag vast. De koppeling legt het vangnet vast in een extra veld en voegt aaneengesloten dagen samen tot één verzuimgeval.
Hoe KoppelHet dit bouwt
KoppelHet bouwt de SIVI-koppeling per organisatie op het eigen platform. De koppeling haalt een melding op zodra het HR-systeem die heeft verwerkt, zet hem om naar de afgesproken SIVI-versie en zet de bevestiging terug. Reken als indicatie op twee tot vier weken tot livegang.
Voorbeelden: YouForce naar de arbodienst, BCS naar de arbodienst en Workday naar de arbodienst. De volledige uitleg staat op SIVI-verzuimmelding naar de arbodienst, en alles over verzuimkoppelingen op verzuimmelding via SIVI. Werkt jullie organisatie met Visma Verzuim, lees dan koppeling met Visma Verzuim.