Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard
Publieke sector
Een SIVI koppeling brengt verzuimmeldingen uit BCS en YouForce naar de arbodienst.
ASVerzuimmelding (SIVI)
YouForce arbodienst koppeling via SIVI: ziek- en betermeldingen maar één keer invoeren
Met een koppeling tussen Visma Raet YouForce en de arbodienst gaat elke ziekmelding, wijziging en betermelding uit YouForce automatisch naar de Arbodienst, volgens de SIVI-verzuimstandaard die arbodiensten gebruiken. Leidinggevenden melden verzuim nog maar op één plek, en een melding die de arbodienst weigert, valt meteen op in het KoppelHet platform.
Wat de koppeling doet
Werkgevers die verzuim in YouForce registreren en werken met een arbodienst die SIVI-berichten ontvangt, melden een zieke medewerker zonder koppeling twee keer: in het HR-systeem en in het portaal van de arbodienst. Een betermelding die maar op één plek wordt gedaan, laat bij de arbodienst een verzuimdossier openstaan.
- De leidinggevende of de medewerker meldt ziekte in YouForce.
- Zodra YouForce de melding heeft verwerkt, haalt KoppelHet haar op met eerste ziektedag, percentage, verwacht herstel en of het om zwangerschap of een vangnetsituatie gaat.
- KoppelHet vult de melding aan met de actuele gegevens van medewerker en dienstverband, en met het nummer dat de arbodienst aan de werkgever heeft gegeven.
- De melding gaat naar de arbodienst, als nieuwe melding of als wijziging of correctie op een eerdere.
- De arbodienst bevestigt elke melding. Is een melding geweigerd, dan krijgt HR bericht met de reden.
Waar je op let bij Visma Raet YouForce en Arbodienst (SIVI)
- Is naast YouForce ook BCS HR in gebruik voor een deel van de administratie, en gaan beide stromen naar dezelfde arbodienst, dan zorgt KoppelHet dat een medewerker in beide meldingen hetzelfde nummer heeft en niet twee keer als nieuw wordt aangemeld.
- YouForce laat alleen zien wat al volledig is verwerkt. Een ziekmelding die net is ingevoerd, gaat pas mee zodra YouForce haar heeft verwerkt; dat bepaalt hoe snel de arbodienst haar ziet.
- Ziekte en zwangerschapsverlof zijn in YouForce apart af te schermen. De organisatie moet voor beide toegang geven, want voor de arbodienst is het onderscheid tussen gewone ziekte en ziekte door zwangerschap belangrijk.
- De SIVI-standaard staat per dienstverband maar één open verzuimgeval toe. Legt HR een nieuw ziektegeval vast terwijl het vorige nog open staat, dan houdt de koppeling de melding tegen en vraagt HR eerst het oude geval af te sluiten.
- Wordt een melding achteraf aangepast, dan gaat ze als correctie naar de arbodienst, met de oude waarde erbij, zoals de eerste ziektedag. Zo weet de arbodienst dat de eerdere melding onjuist was, en niet dat het verzuim is veranderd.
- Arbodiensten mogen het BSN maar beperkt gebruiken. De standaard heeft daarom een eigen medewerkernummer; wij gebruiken het YouForce-personeelsnummer, omdat dat nooit aan een ander wordt gegeven en tijdens het dienstverband gelijk blijft.
- YouForce kan ook documenten van de arbodienst ontvangen, zoals stukken voor de Wet verbetering poortwachter. Die terugstroom staat los van deze koppeling en kan erbij worden ingericht.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Prijsindicatie · Basis
Klantcase
Zo draait het bij Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard
Zo gebruiken deze organisaties de koppeling. De inrichting verschilt per klant.
Veelgestelde vragen
YouForce heeft toch zelf een SIVI-koppeling?
Ja, YouForce kan zelf verzuimgegevens volgens SIVI uitwisselen. KoppelHet komt in beeld als de arbodienst een andere versie of manier van aanleveren vraagt, als er meerdere HR-bronnen zijn, zoals YouForce naast BCS, of als je elke melding en elke weigering centraal wilt zien.
Welke SIVI-versie gebruiken jullie?
Die spreken we af met de arbodienst. SIVI brengt elk jaar in juli een nieuwe versie uit en arbodiensten ondersteunen de actuele en de twee vorige versies. Tussen twee partijen gebruiken alle meldingen dezelfde versie.
Gaan er medische gegevens mee?
Nee. De melding bevat geen diagnose. Bij OVAL aangesloten arbodiensten registreren medische gegevens alleen in hun eigen systeem.
Wat als de arbodienst een melding weigert?
Dan staat in de bevestiging waarom. KoppelHet zet die reden in het platform en stuurt HR een bericht, die het in YouForce corrigeert. De volgende melding gaat dan als correctie.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- YouForce wordt gelezen via de Youforce WFM API op de datum van laatste synchronisatie (sickness-case, met datum eerste ao-dag, datum verwacht herstel, datum herstel, vangnetgeval en indicatie zwangerschapsverlof); ziekte en zwangerschapsverlof hebben elk een eigen scope. De API's tonen alleen wat HR Core heeft verwerkt.
- Het bericht is een SIVI-verzuimbericht naar het endpoint van de arbodienst, met verwerkingscode nieuw, gewijzigd of correctie en een verwerkingsmelding terug. Identificatie werknemer is het YouForce-persoonsnummer, geen BSN; het verzuimgeval krijgt de technische sleutel van het ziektegeval uit YouForce. WAZO-code via een codetabel naar de SIVI-codelijst; organisatie-eenheid is verplicht in het SIVI-dienstverband.
- Documenten van de arbodienst kunnen via de YouForce File API met een eigen documenttype voor SIVI-documenten.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Raet YouForce | Veld in Arbodienst (SIVI) | Toelichting |
|---|---|---|
Persoonsnummer | Identificatie werknemer | Uniek per werknemer, ook bij meerdere dienstverbanden; geen BSN |
Volgnummer dienstverband | Identificatie dienstverband | |
Technische sleutel ziektegeval | Verzuimgeval identificatie | Per dienstverband uniek; een nieuw ziektegeval krijgt een nieuwe identificatie |
Datum eerste ao-dag | Datum eerste verzuimdag | |
Datum verwacht herstel | Datum verwacht herstel | |
Datum herstel | Datum hersteld | Bij volledig herstel gaat percentage verzuim naar nul, met een reden einde verzuim |
Vangnetgeval indicatie | Vangnet J/N | |
Indicatie zwangerschapsverlof | WAZO, code | Via een codetabel naar de SIVI-codelijst |
Organisatie-eenheid | Organisatie-eenheid, code | Verplicht in het SIVI-dienstverband |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Visma Raet YouForce
ADP Workforce Now koppelen met YouForce: aanvragen voor nieuwe Nederlandse medewerkers en contractwijzigingen
Bullhorn → Visma Raet YouForce
Bullhorn YouForce koppeling: plaatsing wordt een aanvraag voor indiensttreding
Carerix → Visma Raet YouForce
Carerix koppelen met YouForce: een geplaatste kandidaat start de indiensttreding in YouForce
Darwinbox → Visma Raet YouForce
Darwinbox YouForce koppeling: aanname en salariswijziging uit Darwinbox als aanvraag in YouForce