Recruitment naar HR
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Met een koppeling tussen Bullhorn en SAP SuccessFactors wordt de eerste goedgekeurde plaatsing van een kandidaat die bij jullie in dienst komt een medewerker in Employee Central, met startdatum van het betaalde dienstverband, positiecode en uren. Een contractor uit Bullhorn wordt een contingent worker met een work order, of blijft buiten Employee Central als jullie dat zo inrichten.
Wat de koppeling doet
Organisaties die mensen via Bullhorn plaatsen en hun eigen personeel in Employee Central beheren, voeren elke nieuwe medewerker en elke inhuurkracht met de hand in SAP SuccessFactors in. Medewerkers en contractors vragen daar een ander soort record, en de positiecode uit Bullhorn moet HR zelf overnemen.
- De recruiter maakt in Bullhorn een Placement en zet die op goedgekeurd.
- KoppelHet leest de plaatsing uit de eventwachtrij en kijkt naar status en soort medewerker.
- Voor een medewerker maakt KoppelHet persoon, dienstverband en job aan; voor een contractor persoon, dienstverband en work order.
- Bestaat de persoon al in Employee Central, dan gaat er een melding naar HR.
- Een weigering van Employee Central staat met de reden in het KoppelHet platform.
Waar je op let bij Bullhorn en SAP SuccessFactors
- Bullhorn heeft op de Placement een veld positionCode dat volgens de eigen documentatie bedoeld is voor payrollkoppelingen. Recruiters vullen daar de positie uit Employee Central, zodat de job op de juiste positie komt zonder dat HR een nummer opzoekt.
- Een contingent worker maakt SAP aan met een work order in plaats van een gewone job, in een eigen volgorde van upserts. Per waarde van het soort medewerker in Bullhorn, zoals Employee of Contractor, leggen we vast welke van de twee routes KoppelHet neemt, of dat de plaatsing buiten Employee Central blijft.
- Wordt een contractor later medewerker, dan wil SAP een nieuw dienstverband bij dezelfde persoon met een nieuwe gebruikers-ID. KoppelHet herkent de persoon aan het Bullhorn-kandidaatnummer en legt die overstap aan HR voor in plaats van een tweede persoon te maken.
- Een Placement in Bullhorn is niet rechtstreeks te wijzigen; een wijziging loopt via een change request die eerst wordt goedgekeurd. KoppelHet reageert daarom alleen op de goedgekeurde stand van de plaatsing en overschrijft daarna niets in Employee Central, maar meldt een gewijzigde startdatum aan HR.
- Bullhorn legt de werktijd vast als uren per dag. Employee Central rekent met uren per week in de job, dus KoppelHet vermenigvuldigt met het aantal werkdagen dat per functie is afgesproken en stopt met een melding als het veld leeg is.
- Een plaatsing kan in Bullhorn aan een umbrella company hangen. Zo iemand werkt niet op jullie loonlijst en komt dus ook niet als medewerker in Employee Central; KoppelHet slaat zulke plaatsingen over.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft Bullhorn een eigen SuccessFactors-koppeling?
Die vonden we niet in de openbare documentatie van Bullhorn of SAP. KoppelHet bouwt op de API's van beide.
Moeten contingent workers in Employee Central staan?
Nee, dat kiezen jullie per soort medewerker. Contingent workers moeten wel eerst in Employee Central zijn ingericht.
Gaat het einde van een plaatsing ook naar Employee Central?
Niet in de eerste versie. HR krijgt een melding als een plaatsing op beëindigd staat; automatisch uitdienst kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Bullhorn via de REST API na OAuth 2.0 en een REST-login met BhRestToken. Event subscription op Placement (INSERTED en UPDATED), uitgelezen met GET event/subscription. Placement-velden status (standaard Placed; ook Approved, Completed, Terminated), employeeType, employmentStartDate, dateBegin, positionCode, hoursPerDay en vendorClientCorporation; Candidate firstName, lastName, dateOfBirth, email en mobile. Wijzigingen via PlacementChangeRequest.
- SAP SuccessFactors Employee Central via OData v2. Medewerker - PerPerson, EmpEmployment, EmpJob (jobCode, startDate, eventReason, company, businessUnit, managerId) en PerPersonal. Contingent worker - User, PerPersonal, EmpEmployment, PerPerson, WorkOrder, EmpJob en PerEmail. Overstap van contingent worker naar medewerker met EmpEmployment op dezelfde person ID en een andere user ID.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Bullhorn | Veld in SAP SuccessFactors | Toelichting |
|---|---|---|
Candidate.id | personIdExternal | Met een voorvoegsel; herkent een volgende plaatsing |
Candidate.firstName en lastName | PerPersonal firstName en lastName | |
Candidate.dateOfBirth | PerPerson.dateOfBirth | |
Candidate.email en mobile | PerEmail en PerPhone (privé) | |
Placement.employmentStartDate (anders dateBegin) | EmpEmployment.startDate en EmpJob.startDate | |
Placement.positionCode | EmpJob position of jobCode | Via een tabel als de codes verschillen |
Placement.employeeType | Medewerker, contingent worker of niets | Via een tabel per soort |
Placement.hoursPerDay | Uren in de job | Omgerekend naar uren per week |
Gerelateerd
Bullhorn → AFAS Profit
Bullhorn AFAS koppeling: eerste plaatsing van een consultant start de onboarding
Bullhorn → BambooHR
Bullhorn BambooHR koppeling: eerste plaatsing als medewerker met statusregel in BambooHR
Bullhorn → Dayforce
Bullhorn Dayforce koppeling: eerste plaatsing van een werknemer als medewerker in Dayforce
Bullhorn → Deel
Bullhorn Deel koppeling: eerste plaatsing als direct employee met contract in Deel