Recruitment naar HR
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Met een koppeling tussen Bullhorn en Workday wordt de eerste plaatsing van een kandidaat die bij jullie in loondienst komt automatisch een pre-hire en indiensttreding in Workday, met de startdatum van het betaalde dienstverband en het salaris met eenheid. Contractors uit Bullhorn worden een contingent worker of blijven buiten Workday, en latere plaatsingen van dezelfde persoon starten geen nieuwe indiensttreding.
Wat de koppeling doet
Organisaties die consultants of gedetacheerden via Bullhorn plaatsen en hun eigen personeel in Workday beheren, zetten na elke eerste plaatsing de persoon met de hand in Workday. Bij een volgende opdracht moet HR nagaan of iemand al medewerker is, en contractors horen niet als medewerker in Workday.
- De recruiter maakt in Bullhorn een Placement voor kandidaat en opdracht.
- KoppelHet leest de plaatsing uit de eventwachtrij en kijkt naar het soort medewerker.
- Staat de kandidaat nog niet in Workday, dan maakt KoppelHet een pre-hire en start de indiensttreding of het contract.
- Staat de kandidaat al in Workday, dan gaat er een melding naar HR in plaats van een tweede indiensttreding.
- Workday doorloopt de eigen goedkeuringen; een weigering staat met reden in het KoppelHet platform.
Waar je op let bij Bullhorn en Workday
- Bullhorn maakt voor elke opdracht een nieuwe Placement. Alleen de eerste plaatsing van een kandidaat leidt tot een indiensttreding in Workday; bij volgende plaatsingen herkent KoppelHet de persoon aan het Bullhorn-kandidaatnummer in Workday en start niets nieuws.
- Het soort medewerker staat per plaatsing in Bullhorn, met waarden als Employee of Contractor. Per waarde leggen we vast of Workday een indiensttreding start, een contract voor een contingent worker, of niets. Zo komen zzp'ers niet als medewerker in Workday.
- Een Placement heeft een begindatum van het werk en een aparte datum waarop het betaalde dienstverband begint, bedoeld voor payrollkoppelingen. KoppelHet gebruikt die tweede datum als startdatum in Workday en valt alleen terug op de begindatum als het veld leeg is.
- Het salaris op een Placement is per jaar of per uur, en een apart veld zegt welke van de twee. In Workday hoort daar een ander compensatieplan bij. KoppelHet kiest het plan op die eenheid en stopt met een melding als de eenheid ontbreekt.
- Het kostenplaatsveld op een Placement is de kostenplaats van de opdrachtgever en bepaalt hoe Bullhorn facturen groepeert. Het is geen kostenplaats van jullie eigen organisatie. KoppelHet neemt het daarom niet over in Workday; de eigen kostenplaats volgt uit de positie.
- Kandidaat en vacature van een Placement zijn na het aanmaken niet meer te wijzigen. Hangt een plaatsing aan de verkeerde kandidaat, dan maakt de recruiter een nieuwe; KoppelHet meldt HR dat de eerdere indiensttreding in Workday moet worden ingetrokken.
- Bullhorn houdt events in een wachtrij die de koppeling zelf leegt, en een eerder opgehaalde set is opnieuw op te vragen. Valt KoppelHet even uit, dan gaan plaatsingen niet verloren maar worden ze bij herstart alsnog verwerkt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft Bullhorn een eigen Workday-koppeling?
In de openbare documentatie van Bullhorn vonden we die niet; alleen algemene automatiseringsplatforms bieden sjablonen. KoppelHet bouwt op de API's van beide systemen.
Wat gebeurt er bij een tweede opdracht van dezelfde consultant?
Dan start er geen nieuwe indiensttreding. Wil HR de opdracht in Workday zien, dan kan dat later als uitbreiding.
Komt het BSN uit Bullhorn?
Nee. Het SSN-veld van Bullhorn is voor het Amerikaanse nummer. Het BSN vult HR of de salarisadministratie aan.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Bullhorn via de REST API na OAuth 2.0 en een REST-login die een BhRestToken en een eigen basis-URL oplevert. Een event subscription (type entity, names Placement, eventTypes INSERTED en UPDATED) vult een wachtrij die KoppelHet met GET event/subscription en maxEvents leest; met requestId is een batch opnieuw op te halen. Daarna GET entity/Placement (employmentStartDate, dateBegin, dateEnd, employeeType, salary, salaryUnit, candidate) en entity/Candidate (firstName, middleName, lastName, dateOfBirth).
- Workday via de Staffing-webservice met een Integration System User. Put_Applicant maakt of wijzigt de pre-hire, Hire_Employee neemt de pre-hire aan in een positie, headcount of job, en Contract_Contingent_Worker contracteert de pre-hire als contingent worker.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Bullhorn | Veld in Workday | Toelichting |
|---|---|---|
Candidate.id en Placement.id | External_Integration_ID_Data | Herkent een volgende plaatsing van dezelfde kandidaat |
Candidate.firstName, middleName en lastName | Legal_Name_Data | namePrefix is een aanhef zoals Dr., geen tussenvoegsel |
Candidate.dateOfBirth | Birth_Date | |
Candidate.email en mobile | Email_Address_Data en Phone_Data (privé) | |
Placement.employmentStartDate (anders dateBegin) | Hire_Date | |
Placement.employeeType | Hire_Employee of Contract_Contingent_Worker | Via een tabel per soort |
Placement.salary en salaryUnit | Compensatieplan per jaar of per uur | |
Placement.dateEnd | Einddatum tijdelijk contract | Leeg bij een vaste plaatsing |
Gerelateerd
Bullhorn → AFAS Profit
Bullhorn AFAS koppeling: eerste plaatsing van een consultant start de onboarding
Bullhorn → BambooHR
Bullhorn BambooHR koppeling: eerste plaatsing als medewerker met statusregel in BambooHR
Bullhorn → Dayforce
Bullhorn Dayforce koppeling: eerste plaatsing van een werknemer als medewerker in Dayforce
Bullhorn → Deel
Bullhorn Deel koppeling: eerste plaatsing als direct employee met contract in Deel