Recruitment naar HR
iCIMS Personio koppeling: geaccepteerd aanbod als medewerker in onboarding
Met een koppeling tussen iCIMS en Personio komt een kandidaat met een geaccepteerd aanbod in iCIMS als medewerker met de status onboarding in Personio, met startdatum, afdeling, kantoor, juridische entiteit en salaris. Lukt dat niet, dan ziet de recruiter in iCIMS waarom, bijvoorbeeld omdat het e-mailadres al bij een medewerker in Personio hoort.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in iCIMS werven en Personio gebruiken voor hun Europese medewerkers, zetten elke aanname met de hand in Personio. Codes voor afdeling, kantoor en entiteit worden per kandidaat opgezocht.
- De recruiter zet de kandidaat in iCIMS op de status voor een geaccepteerd aanbod.
- KoppelHet haalt persoon, sollicitatie en vacature op.
- Afdeling, locatie en soort functie worden vertaald naar de ID's en uren in Personio.
- KoppelHet maakt de persoon met dienstverband aan, met de status onboarding, en daarna het salaris.
- De recruiter ziet in iCIMS een bevestiging of de reden van een fout.
Waar je op let bij iCIMS en Personio
- Personio staat geen twee medewerkers met hetzelfde e-mailadres toe. Solliciteert een oud-medewerker via iCIMS opnieuw, dan geeft KoppelHet dat terug als melding in iCIMS, zodat de recruiter HR inschakelt voor een herindiensttreding.
- In iCIMS is de afdeling van een vacature een keuze uit een lijst, in Personio een organisatie-eenheid met eigen ID. KoppelHet vertaalt de iCIMS-lijst één op één naar die ID's; komt er een afdeling bij in iCIMS, dan meldt de koppeling dat in plaats van te gokken.
- Een iCIMS-vacature heeft geen urenveld, wel een type zoals vast fulltime of contract. Personio wil uren per week naast de volledige week. Per type leggen we de uren vast; parttime met afwijkende uren vult HR in Personio aan.
- Personio kent voor terugkerende vergoedingen alleen maand, kwartaal, halfjaar en jaar. KoppelHet zet het iCIMS-aanbodsbedrag als vast salaris met de periode die bij de vestiging hoort; een bonus uit iCIMS kan niet via de API en blijft bij HR.
- Personio heeft een aparte status onboarding voor een dienstverband dat nog niet is begonnen. KoppelHet maakt de iCIMS-kandidaat met die status aan, zodat de onboardingstappen in Personio starten zonder dat de persoon al als actief meetelt.
- iCIMS houdt per persoon één profiel aan, ook bij meerdere sollicitaties. KoppelHet bewaart het iCIMS-persoonsnummer bij de medewerker in Personio, zodat een tweede statuswijziging voor dezelfde persoon geen tweede medewerker probeert te maken.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan ook aannames voor de VS naar Personio?
Alleen als jullie die in Personio beheren. Een locatie zonder entiteit in de tabel geeft een melding in iCIMS.
Wat als de startdatum na de aanname verandert?
HR past de datum aan in Personio. Doorgeven vanuit iCIMS kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- iCIMS via de Workflow Status Update-event (WorkFlowStatusChangeEvent met personId, jobId, systemId en links) op een triggerstatus. Antwoord 200 met userMessage of 400 met een melding voor de recruiter. Daarna GET op applicantworkflows (proposedstartdate, offeramount), people (firstname, lastname, email) en jobs (jobtitle, department, joblocation, positiontype).
- Personio via POST /v2/persons (scope personio:persons:write; e-mail uniek) met een employment met employment_start_date, status ONBOARDING, position.title, org_units, office, legal_entity, weekly_working_hours en full_time_weekly_working_hours, en custom_attributes voor het iCIMS-persoonsnummer. Salaris via POST /v2/compensations (interval MONTHLY tot YEARLY; geen bonussen).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in iCIMS | Veld in Personio | Toelichting |
|---|---|---|
firstname en lastname | first_name en last_name | |
email | email | Uniek in Personio |
proposedstartdate | employment_start_date | |
jobtitle (vacature) | position.title | |
department (vacature) | org_units (id en type) | Via een vertaaltabel |
joblocation (vacature) | office.id en legal_entity.id | Via een vertaaltabel |
positiontype (vacature) | weekly_working_hours | Vaste uren per type |
offeramount | Compensation (value, currency, interval, effective_from) |
Gerelateerd
iCIMS → HiBob
iCIMS HiBob koppeling: aanname in Bob, fouten zichtbaar in iCIMS
iCIMS → SAP SuccessFactors
iCIMS SAP SuccessFactors koppeling: geaccepteerd aanbod als nieuwe medewerker in Employee Central
iCIMS → Workday
iCIMS Workday koppeling: geaccepteerd aanbod wordt pre-hire en indiensttreding
Ashby → Personio
Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio