Recruitment naar HR
iCIMS SAP SuccessFactors koppeling: geaccepteerd aanbod als nieuwe medewerker in Employee Central
Met een koppeling tussen iCIMS en SAP SuccessFactors wordt een kandidaat met een geaccepteerd aanbod in iCIMS een nieuwe medewerker in Employee Central, met persoon, dienstverband en job op de voorgestelde startdatum. Gaat er iets mis, dan ziet de recruiter de reden direct in iCIMS, omdat KoppelHet de foutmelding als antwoord op de statuswijziging teruggeeft.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in iCIMS werven en SAP SuccessFactors Employee Central als HR-systeem gebruiken, laten HR elke aanname opnieuw invoeren in Employee Central. Ontbreekt een code of klopt een afdeling niet, dan hoort de recruiter dat pas als de nieuwe collega al bijna begint.
- De recruiter zet de kandidaat in iCIMS op de status voor een geaccepteerd aanbod.
- iCIMS stuurt nummers en links; KoppelHet haalt persoon, sollicitatie en vacature zelf op.
- KoppelHet maakt in Employee Central eerst de persoon, dan het dienstverband en dan de job met een hire-event.
- Lukt dat, dan krijgt de recruiter in iCIMS een bevestiging.
- Lukt het niet, dan ziet de recruiter in iCIMS de reden en zet de status opnieuw zodra het is opgelost.
Waar je op let bij iCIMS en SAP SuccessFactors
- iCIMS laat de partij die de statuswijziging ontvangt een foutmelding teruggeven, die de recruiter direct ziet. Weigert Employee Central een afdeling of positie, dan geeft KoppelHet die weigering in gewone taal terug aan iCIMS.
- Employee Central wil een nieuwe medewerker in vaste stappen, van persoon via dienstverband naar job. Omdat iCIMS na een fout de status opnieuw kan laten zetten, onthoudt KoppelHet per iCIMS-persoon welke stap al gelukt is en gaat bij een nieuwe poging daar verder.
- Een iCIMS-vacature heeft een veld voor een extern ID van maximaal 64 tekens. Wij laten daar het positienummer uit SuccessFactors invullen, zodat de job in Employee Central op de begrote positie komt zonder tabel per vacature.
- Het adres in iCIMS staat in losse velden voor straat, postcode, plaats en land. Employee Central heeft per land een eigen adresformaat; voor Nederland zet KoppelHet het huisnummer apart als het formaat daarom vraagt.
- iCIMS bewaart een aanbodsbedrag, bonus, verhuisvergoeding en vakantie-uren als aparte velden. Compensatie in Employee Central hangt aan looncomponenten per land. KoppelHet neemt in de eerste versie alleen de startdatum mee; compensatie kan later als uitbreiding.
- SuccessFactors bouwt de toegang tot zijn API's af die met gebruikersnaam en wachtwoord werkt. KoppelHet gebruikt OAuth 2.0 met een eigen API-gebruiker, zodat de koppeling met iCIMS daar niet op stukloopt.
- Gebruiken jullie SuccessFactors Onboarding, dan kan een extern ATS ook daar beginnen in plaats van direct in Employee Central. Volgens SAP vraagt dat een extern gebruikersrecord via de OData-API en altijd middleware. Wij kiezen per klant één route, nooit beide.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft iCIMS geen eigen SuccessFactors-koppeling?
Vergelijkingssites noemen er een, maar wij vonden geen openbare beschrijving van iCIMS of SAP. Hebben jullie hem al, dan bekijken we eerst wat hij doet voordat we iets bouwen.
Waarom start de koppeling niet bij het versturen van het aanbod?
Een verstuurd aanbod kan nog worden afgewezen. Employee Central krijgt alleen kandidaten die echt komen.
Gaat het BSN mee?
Nee. iCIMS vraagt het meestal niet, en HR vult het in Employee Central aan.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- iCIMS via de Workflow Status Update-event (WorkFlowStatusChangeEvent met newStatus, oldStatus, personId, jobId, systemId en links), ingesteld op een triggerstatus in het workflowprofiel. Antwoord 200 met userMessage of 400 met een melding voor de recruiter. Daarna GET op applicantworkflows (proposedstartdate), people (firstname, lastname, email, phones, addresses, birthdate) en jobs (externalid, department, joblocation).
- SAP SuccessFactors Employee Central via OData v2-upserts op PerPerson, PerPersonal, PerEmail, PerPhone en PerAddressDEFLT, daarna EmpEmployment en EmpJob met een hire-event; personIdExternal als sleutel. OAuth 2.0 met SAML-assertion; basic authentication wordt uitgefaseerd.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in iCIMS | Veld in SAP SuccessFactors | Toelichting |
|---|---|---|
firstname, middlename en lastname | PerPersonal (firstName, middleName, lastName) | |
birthdate | PerPerson (dateOfBirth) | |
email | PerEmail (privé) | |
phones (type Mobile) | PerPhone | |
addresses (addressstreet1, addresszip, addresscity, addresscountry) | PerAddressDEFLT | |
proposedstartdate | startDate van EmpEmployment en EmpJob | |
externalid (vacature) | position in EmpJob | Het SuccessFactors-positienummer |
department (vacature) | department (foundation object) | Via een vertaaltabel |
- iCIMS Developer Community – Workflow Status Update
- iCIMS – Recruiting Workflow data model
- iCIMS – Job Profile data model
- iCIMS – Person Profile data model
- SAP Learning – Integrating Onboarding with an external ATS
- SAP Business Accelerator Hub – Employee Central (OData v2)
- Oracle – Retirement of SAP SuccessFactors basic authentication
Gerelateerd
iCIMS → HiBob
iCIMS HiBob koppeling: aanname in Bob, fouten zichtbaar in iCIMS
iCIMS → Personio
iCIMS Personio koppeling: geaccepteerd aanbod als medewerker in onboarding
iCIMS → Workday
iCIMS Workday koppeling: geaccepteerd aanbod wordt pre-hire en indiensttreding
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central