Recruitment naar HR
iCIMS Workday koppeling: geaccepteerd aanbod wordt pre-hire en indiensttreding
Met een koppeling tussen iCIMS en Workday wordt een kandidaat met een geaccepteerd aanbod in iCIMS automatisch een pre-hire in Workday, en start de indiensttreding met de voorgestelde startdatum, het aanbodsbedrag en de positie van de vacature. iCIMS zegt zelf met Workday te verbinden, maar beschrijft die koppeling niet publiek; KoppelHet bouwt op de openbare iCIMS-ontwikkelaarsdocumentatie en de Workday-webservices.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in iCIMS werven en Workday als HR-systeem gebruiken, krijgen na een geaccepteerd aanbod een overdracht per mail of export. HR zet de pre-hire met de hand in Workday en zoekt zelf de positie op die bij de vacature hoort.
- De recruiter zet de sollicitatie in iCIMS op de status voor een geaccepteerd aanbod.
- iCIMS meldt de wijziging aan KoppelHet, met verwijzingen naar persoon, vacature en sollicitatie.
- KoppelHet haalt persoon, vacature en sollicitatie op en controleert de status opnieuw.
- KoppelHet maakt de pre-hire in Workday en start de indiensttreding op de positie uit het externe ID van de vacature.
- De recruiter ziet direct in iCIMS of het lukte; een fout, zoals een bezette positie, staat ook in het KoppelHet platform.
Waar je op let bij iCIMS en Workday
- iCIMS stuurt bij een statuswijziging alleen nummers en verwijzingen naar persoon, vacature en sollicitatie, geen persoonsgegevens. KoppelHet haalt de gegevens daarna zelf op via de iCIMS-API, zodat een nagemaakte melding geen pre-hire in Workday kan veroorzaken.
- Bij welke status iCIMS meldt, stellen jullie per workflow in. We kiezen de status voor een geaccepteerd aanbod en niet die voor het versturen ervan, zodat Workday alleen kandidaten krijgt die echt komen.
- Antwoordt KoppelHet met een fout, dan toont iCIMS de foutmelding aan de recruiter. Ontbreekt bijvoorbeeld het Workday-positienummer bij de vacature, dan ziet de recruiter dat meteen in iCIMS in plaats van dagen later via HR.
- Een iCIMS-vacature heeft een veld voor een extern ID. Wij laten daar het Workday-positienummer invullen, zodat KoppelHet de indiensttreding op de juiste positie start zonder vertaaltabel per vacature.
- In iCIMS staat de startdatum als voorgestelde startdatum bij de sollicitatie, en het salaris als aanbodsbedrag. Bonus, verhuisvergoeding en vakantiedagen zijn aparte velden. KoppelHet neemt standaard alleen de startdatum mee; compensatie vult HR in Workday in, meenemen kan later als uitbreiding.
- iCIMS houdt per kandidaat één persoonsprofiel aan, ook als iemand op meerdere vacatures solliciteert. KoppelHet bewaart het persoonsnummer in Workday, zodat een tweede aanname van dezelfde persoon de bestaande pre-hire gebruikt.
- Het adres staat in iCIMS al in losse velden voor straat, postcode, plaats en land. Workday krijgt het dus zonder splitsen, maar een Nederlands huisnummer zit in de straatregel en gaat zo mee naar Workday.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft iCIMS niet al een Workday-koppeling?
iCIMS noemt Workday bij de HR-systemen waarmee het verbindt, maar beschrijft niet publiek wat die koppeling doet. Vraag het eerst na bij iCIMS. Past die niet, of wordt hij niet afgenomen, dan bouwt KoppelHet de koppeling.
Moeten recruiters iets anders doen?
Ze vullen bij een nieuwe vacature het Workday-positienummer in als extern ID en zetten een voorgestelde startdatum bij het aanbod.
Worden goedkeuringen in Workday overgeslagen?
Nee. Workday doorloopt de stappen en goedkeuringen die jullie hebben ingericht.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- iCIMS via de Workflow Status Update-event (eventType WorkFlowStatusChangeEvent, met newStatus, oldStatus, personId, jobId, systemId en links naar applicant workflow, job, person en posting user), ingesteld op een triggerstatus in het workflowprofiel. Antwoorden met 200 en userMessage, of 400 met een melding die de recruiter ziet. Daarna GET https://api.icims.com/customers/{customerId}/applicantworkflows/{id} (status, proposedstartdate, offeramount) en de person- en jobprofielen (addresses, birthdate, externalid, joblocation, jobtitle).
- Workday via de Staffing-webservice met een Integration System User. Put_Applicant maakt of wijzigt de pre-hire; Hire_Employee neemt de pre-hire aan in een positie, headcount of job via het Hire Employee-business process.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in iCIMS | Veld in Workday | Toelichting |
|---|---|---|
personId en systemId (workflow) | External_Integration_ID_Data | Voorkomt een tweede pre-hire |
Naam en e-mail uit het persoonsprofiel | Legal_Name_Data en Email_Address_Data | |
addresses (addressstreet1, addresszip, addresscity, addresscountry) | Address_Data | |
birthdate | Birth_Date | |
proposedstartdate | Hire_Date | |
externalid van de vacature | Position_Reference | Het Workday-positienummer staat in het externe ID |
joblocation | Location_Reference | Via een vertaaltabel |
offeramount | Compensatie in het Hire-proces | Alleen als jullie dat willen; anders vult HR het in |
Gerelateerd
iCIMS → HiBob
iCIMS HiBob koppeling: aanname in Bob, fouten zichtbaar in iCIMS
iCIMS → Personio
iCIMS Personio koppeling: geaccepteerd aanbod als medewerker in onboarding
iCIMS → SAP SuccessFactors
iCIMS SAP SuccessFactors koppeling: geaccepteerd aanbod als nieuwe medewerker in Employee Central
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer