Recruitment naar HR
Jobvite HiBob koppeling: aangenomen kandidaten als nieuwe medewerker in Bob
Met een koppeling tussen Jobvite en HiBob komt een kandidaat die in Jobvite is aangenomen als nieuwe medewerker in Bob, met naam, e-mail, startdatum, vestiging, afdeling en functie. KoppelHet controleert daarna of alle velden in Bob zijn gevuld en meldt het aan HR als er iets ontbreekt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in Jobvite werven en Bob van HiBob als HR-systeem gebruiken, typen aannames vaak over. Waar het op vastloopt, is dat vestiging, afdeling en functie in Bob alleen bestaande lijstwaarden accepteren, terwijl recruiters in Jobvite andere namen gebruiken.
- We zetten de vestigingen en afdelingen uit Bob als locaties en afdelingen in Jobvite.
- De recruiter neemt de kandidaat in Jobvite aan op een requisition met die waarden.
- KoppelHet maakt de nieuwe medewerker in Bob aan.
- KoppelHet leest de medewerker terug en controleert of alle velden zijn gevuld.
- Ontbreekt iets, dan krijgt HR een melding met de Jobvite-regel erbij.
Waar je op let bij Jobvite en HiBob
- Bob weigert een nieuwe medewerker zonder vestiging en startdatum, en vestiging, afdeling en functie moeten bestaande lijstwaarden zijn. Jobvite kan locaties en afdelingen inlezen via een CSV-import met code en naam. Zetten we daar de lijsten uit Bob in, dan sluiten de waarden op elkaar aan.
- Volgens de API-documentatie van HiBob geeft Bob geen waarschuwing als de gebruiker van een koppeling maar voor een deel van de velden rechten heeft. Een aanname kan dus slagen terwijl de functie leeg blijft. KoppelHet leest elke nieuwe medewerker terug en vergelijkt de velden met de Jobvite-regel.
- Het new-hire-bestand van Jobvite bevat naast nieuwe aannames ook herindiensttredingen en interne overstappen. In Bob is een interne overstap een nieuwe werkregel bij een bestaande medewerker, geen nieuwe persoon. KoppelHet maakt alleen voor nieuwe aannames een medewerker aan.
- Bij een startdatum in de toekomst staan diensttijdvelden in Bob tot die datum op nul. Rapporten in Bob over diensttijd tellen een aanname dus pas mee vanaf de eerste werkdag, ook als Jobvite haar weken eerder doorgaf.
- Het Jobvite-bestand bevat Amerikaanse velden zoals ras en veteranenstatus. Die gaan niet naar Bob; KoppelHet laat ze bij het inlezen weg, zodat ze nergens in de Nederlandse HR-administratie terechtkomen.
- Een zoekvraag aan Bob laat vertrokken medewerkers standaard weg, en filteren kan alleen op ID of e-mail. Voor een herindiensttreding uit Jobvite zoekt KoppelHet daarom op e-mailadres met inactieve medewerkers erbij. Zo herkent de koppeling een oud-collega en maakt ze geen tweede persoon aan.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Krijgt de nieuwe medewerker meteen een uitnodiging voor Bob?
Nee. HR stuurt die als het zakelijke e-mailadres er is.
Komt het BSN uit Jobvite?
Nee. De medewerker of HR vult het in Bob in, of alleen in de salarisadministratie.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- KoppelHet leest het Jobvite New Hire Export-bestand (CSV via SFTP bij Jobvite, optioneel PGP; New Hire, Rehire en Internal Transfer). Naar Bob via POST /v1/people met email, firstName, surname, work.site en work.startDate (verplicht) plus work.title en work.department als bestaande lijstwaarden. Jobvite geeft API-sleutel en secret via Jobvite-support. Service user met Add new people to the company en bewerkrechten per categorie.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Jobvite | Veld in HiBob | Toelichting |
|---|---|---|
Sollicitatie-ID uit Jobvite | Eigen veld in Bob | Om een aanname maar één keer te verwerken |
Voornaam en achternaam | firstName en surname | |
E-mail van de kandidaat | email | Verplicht in Bob |
Startdatum | work.startDate | |
Locatie van de requisition | work.site | Verplicht; alleen bestaande vestigingen |
Afdeling van de requisition | work.department | |
Functietitel van de requisition | work.title | Alleen bestaande lijstwaarden |
Gerelateerd
Jobvite → Personio
Jobvite Personio koppeling: aannames uit het Jobvite-bestand als medewerker in onboarding
Jobvite → SAP SuccessFactors
Jobvite SAP SuccessFactors koppeling: aannames uit het Jobvite-bestand als medewerker in Employee Central
Jobvite → Workday
Jobvite Workday koppeling: het new-hire-bestand van Jobvite als pre-hire in Workday
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob