Recruitment naar HR
Jobvite Personio koppeling: aannames uit het Jobvite-bestand als medewerker in onboarding
Met een koppeling tussen Jobvite en Personio wordt elke nieuwe aanname uit het new-hire-bestand van Jobvite een persoon met dienstverband in Personio, in de status onboarding, met startdatum, functie, afdeling, vestiging en entiteit. Jobvite levert aannames als vast CSV-bestand op een SFTP-server, dus KoppelHet haalt het bestand op, laat Amerikaanse velden weg en vertaalt de rest naar Personio.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in Jobvite werven en Personio als HR-systeem gebruiken, nemen aannames met de hand over. Het new-hire-bestand van Jobvite moet iemand ophalen en regel voor regel in Personio overnemen, inclusief uren, afdeling en de juiste entiteit.
- Jobvite zet volgens schema het new-hire-bestand op de SFTP-server.
- KoppelHet haalt het op en laat kolommen weg die niet naar Personio gaan.
- Per nieuwe aanname kijkt KoppelHet of het e-mailadres al in Personio bestaat.
- Persoon en dienstverband komen in Personio in de status onboarding.
- Herindiensttredingen, overstappen en geweigerde regels gaan als melding naar HR.
Waar je op let bij Jobvite en Personio
- Het new-hire-bestand van Jobvite bevat Amerikaanse velden zoals ras en veteranenstatus. KoppelHet leest die kolommen niet in, zodat ze niet in Personio of in de logging van de koppeling belanden.
- Personio heeft een geslachtsveld met vaste waarden, waaronder divers en onbekend. Het geslacht uit Jobvite is bedoeld voor Amerikaanse rapportages; KoppelHet neemt het alleen over als de organisatie dat wil, en vertaalt dan naar de waarden van Personio.
- Personio rekent de deeltijdfactor uit met de contracturen en de fulltime uren per week. Jobvite heeft daar geen vast veld voor; we maken een eigen veld voor uren op de requisition, met de datafeed aan, en vullen de fulltime uren per entiteit aan.
- Personio accepteert een e-mailadres maar bij één persoon, en Jobvite levert ook herindiensttredingen. Een oud-medewerker met hetzelfde privéadres krijgt dus geen tweede persoon; KoppelHet legt die regel aan HR voor.
- Een afdeling in Personio is een organisatie-eenheid met een type en een ID, geen vrije tekst. Jobvite kan afdelingen inlezen; zetten we daar de afdelingen uit Personio in, dan is de vertaling één op één.
- Kostenplaatsen in Personio krijgen een weging die samen 100 moet zijn. Het Jobvite-bestand kent geen kostenplaats, dus KoppelHet zet er standaard geen; een kostenplaats per afdeling kan later als uitbreiding.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Hoe snel staat een aanname in Personio?
Een dag na de aanname bij een dagelijks bestand. Voor een startdatum weken later is dat ruim op tijd.
Doet Personio de Nederlandse salarisverwerking?
Nee. Personio levert gegevens aan een Nederlandse salarisadministratie; dat is een aparte koppeling.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Jobvite Standard CSV Flat File Integration - New Hire Export (New Hire, Rehire, Internal Transfer) met kandidaat-, sollicitatie-, requisition- en hiring manager-velden en custom fields met Data Feed; CSV via SFTP bij Jobvite, optioneel PGP. Department Import volgens het orderformulier.
- Personio via POST /v2/persons (scope personio:persons:write; first_name en last_name verplicht; e-mail uniek; gender met MALE, FEMALE, DIVERSE, UNKNOWN of UNDEFINED; employment met status ONBOARDING, employment_start_date, weekly_working_hours, full_time_weekly_working_hours, legal_entity, office, org_units met type en id, position.title en cost_centers met weging tot 100; custom_attributes).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Jobvite | Veld in Personio | Toelichting |
|---|---|---|
Sollicitatie-ID uit het bestand | Eigen attribuut in Personio | Een regel die terugkomt, wordt niet opnieuw verwerkt |
Voornaam en achternaam | first_name en last_name | |
E-mail | email | Uniek in Personio |
Startdatum | employment_start_date | |
Functietitel van de requisition | position.title | |
Afdeling van de requisition | org_units (department) | Via een vertaaltabel |
Locatie van de requisition | office en legal_entity | Via een vertaaltabel |
Eigen veld met uren per week | weekly_working_hours | Alleen als het veld voor de datafeed is aangezet |
Gerelateerd
Jobvite → HiBob
Jobvite HiBob koppeling: aangenomen kandidaten als nieuwe medewerker in Bob
Jobvite → SAP SuccessFactors
Jobvite SAP SuccessFactors koppeling: aannames uit het Jobvite-bestand als medewerker in Employee Central
Jobvite → Workday
Jobvite Workday koppeling: het new-hire-bestand van Jobvite als pre-hire in Workday
Ashby → Personio
Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio