Recruitment naar HR
Jobvite SAP SuccessFactors koppeling: aannames uit het Jobvite-bestand als medewerker in Employee Central
Met een koppeling tussen Jobvite en SAP SuccessFactors wordt elke nieuwe aanname uit het new-hire-bestand van Jobvite een medewerker in Employee Central, met persoon, dienstverband en job inclusief bedrijf, functiecode en leidinggevende. Jobvite levert aannames als vast CSV-bestand op een SFTP-server; KoppelHet haalt het op, vertaalt de waarden en zet ze in de juiste volgorde in Employee Central.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in Jobvite werven en Employee Central van SAP SuccessFactors als HR-systeem gebruiken, krijgen aannames als CSV-bestand dat Jobvite niet aanpast. HR typt elke aanname over in Employee Central, zoekt per regel het bedrijf, de functiecode en de leidinggevende op, en een herindiensttreding vraagt daar een andere aanpak dan een nieuwe medewerker.
- Jobvite zet volgens schema het new-hire-bestand op de SFTP-server, eventueel met PGP versleuteld.
- KoppelHet haalt het bestand op en leest per regel de soort aanname.
- Voor een nieuwe aanname maakt KoppelHet in Employee Central achtereenvolgens persoon, dienstverband, job en persoonlijke gegevens aan.
- Een herindiensttreding of interne overstap gaat als melding met alle gegevens naar HR.
- Weigert Employee Central een stap, dan staat de foutmelding per regel in het KoppelHet platform.
Waar je op let bij Jobvite en SAP SuccessFactors
- SAP schrijft voor nieuwe medewerkers een vaste volgorde voor - eerst de persoon, dan het dienstverband, dan de job en daarna de persoonlijke gegevens. Een Jobvite-regel wordt daarom in vier stappen verwerkt, en KoppelHet onthoudt per regel welke stap al gelukt is.
- Een job in Employee Central vraagt bij aanmaken een event reason, bedrijf, business unit, functiecode en leidinggevende. Het Jobvite-bestand kent alleen de hiring manager; bedrijf, business unit en functiecode zetten we als eigen velden op de requisition, met de datafeed aan.
- De hiring manager staat in het new-hire-bestand van Jobvite. KoppelHet zoekt die persoon op in Employee Central en zet hem als leidinggevende in de job. Bestaat de manager daar niet, dan stopt de regel met een melding in plaats van een job zonder leidinggevende.
- Jobvite markeert een regel als nieuwe aanname, herindiensttreding of interne overstap. Bij een herindiensttreding wil SAP de job vóór het dienstverband, dus andersom dan bij een nieuwe medewerker. KoppelHet verwerkt in de eerste versie alleen nieuwe aannames en legt de andere twee aan HR voor.
- Jobvite kan afdelingen en locaties inlezen via een eigen CSV-import. Leveren we die uit de foundation objects van Employee Central, dan staan in het new-hire-bestand al de codes die Employee Central kent en is er geen vertaaltabel voor nodig.
- Volgens het Statement of Work van Jobvite liggen omzetting en vertaling van waarden bij de klant, en past Jobvite het standaardbestand niet aan. Het datumformaat, de landcodes en het samenvoegen van naamdelen voor Employee Central doet KoppelHet dus na het ophalen.
- Employee Central weigert een job als de startdatum vóór de ingangsdatum van de positie of kostenplaats ligt. Bij een nieuw aangemaakte positie geeft dat een foutmelding over een ongeldige code. KoppelHet herkent die melding en vraagt HR de ingangsdatum te controleren.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er met interne overstappen?
Die gaan als melding naar HR. Automatisch een jobwijziging maken kan later als uitbreiding.
Komt het BSN uit Jobvite?
Nee. De onboardingexport van Jobvite is gebouwd voor het Amerikaanse SSN en gebruiken we niet. HR of de salarisadministratie vult het BSN aan.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Jobvite Standard CSV Flat File Integration - New Hire Export met New Hire, Rehire en Internal Transfer; velden uit candidate, application, requisition, hiring manager en custom fields met Data Feed. CSV op een SFTP-server die Jobvite host, optioneel PGP. Department Import en Location Import (code en naam) volgens het orderformulier.
- SAP SuccessFactors Employee Central via OData v2-upserts in de volgorde PerPerson (userId, personIdExternal), EmpEmployment (startDate), EmpJob (jobCode, startDate, eventReason, company, businessUnit, managerId) en PerPersonal (firstName, lastName); daarna PerEmail en PerPhone. Bij rehire EmpJob vóór EmpEmployment. API-gebruiker met OAuth 2.0.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Jobvite | Veld in SAP SuccessFactors | Toelichting |
|---|---|---|
Kandidaat- en sollicitatie-ID uit het bestand | personIdExternal en userId | Met een vast voorvoegsel, zodat een regel maar één keer een medewerker oplevert |
Voornaam en achternaam | PerPersonal firstName en lastName | |
E-mail en telefoon | PerEmail en PerPhone (privé) | |
Startdatum | EmpEmployment.startDate en EmpJob.startDate | |
Hiring manager (e-mail) | EmpJob.managerId | Opgezocht in Employee Central |
Afdeling en locatie van de requisition | EmpJob department en location | Zelfde codes als Employee Central via de Jobvite-import |
Eigen requisitionvelden voor bedrijf, business unit en functiecode | EmpJob company, businessUnit en jobCode | Alleen als de velden voor de datafeed zijn aangezet |
Gerelateerd
Jobvite → HiBob
Jobvite HiBob koppeling: aangenomen kandidaten als nieuwe medewerker in Bob
Jobvite → Personio
Jobvite Personio koppeling: aannames uit het Jobvite-bestand als medewerker in onboarding
Jobvite → Workday
Jobvite Workday koppeling: het new-hire-bestand van Jobvite als pre-hire in Workday
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central