Recruitment naar HR
Jobvite Workday koppeling: het new-hire-bestand van Jobvite als pre-hire in Workday
Met een koppeling tussen Jobvite en Workday wordt elke aanname uit het new-hire-bestand van Jobvite een pre-hire in Workday, waarna de indiensttreding start met startdatum, vacature, afdeling en locatie. Jobvite levert aannames standaard als CSV-bestand op een SFTP-server en past dat bestand niet aan per klant; KoppelHet haalt het op, vertaalt de waarden en zet ze in Workday.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in Jobvite werven en Workday als HR-systeem gebruiken, krijgen aannames als CSV-bestand van Jobvite. Iemand moet dat bestand ophalen, omzetten en in Workday verwerken, en als dat een keer niet gebeurt, merkt pas de leidinggevende op de eerste werkdag dat er niets klaarstaat.
- Jobvite zet volgens schema een new-hire-bestand op de eigen SFTP-server.
- KoppelHet haalt het bestand op, ontsleutelt het als het versleuteld is en leest elke regel.
- Per regel kijkt KoppelHet naar de soort aanname en of de kandidaat al eerder is verwerkt.
- Een nieuwe aanname of herindiensttreding wordt een pre-hire met indiensttreding in Workday; een interne overstap gaat als melding naar HR.
- Workday doorloopt de eigen goedkeuringen. Regels die Workday weigert, staan met reden in het KoppelHet platform.
Waar je op let bij Jobvite en Workday
- De standaard HR-koppeling van Jobvite is een CSV-bestand met aannames dat Jobvite op een eigen SFTP-server zet. Jobvite verandert dat bestand niet voor extra velden, een andere volgorde of omzettingen. Alles wat Workday anders nodig heeft, doet KoppelHet na het ophalen.
- Het new-hire-bestand onderscheidt nieuwe aannames, herindiensttredingen en interne overstappen. Alleen de eerste twee worden een indiensttreding in Workday. Een interne overstap is in Workday een functiewijziging van een bestaande medewerker; die zet KoppelHet als melding klaar voor HR en kan later als uitbreiding.
- Eigen velden komen alleen in het bestand als ze in Jobvite voor de datafeed zijn aangezet, en eigen velden uit de onboardingmodule van Jobvite nooit. Het Workday-positienummer zetten we daarom als eigen veld op de requisition, met de datafeed aan.
- Jobvite heeft naast het new-hire-bestand een onboardingexport met burgerservicenummer en geboortedatum, gebouwd voor het Amerikaanse SSN. Voor Nederlandse aannames gebruiken we die niet; het BSN komt in Workday of de salarisadministratie, niet uit het wervingssysteem.
- Jobvite kan ook afdelingen, locaties en requisitions inlezen uit het HR-systeem, als dat in de order staat. Komen die uit Workday, dan staan in het new-hire-bestand dezelfde waarden als in Workday en blijft de vertaaltabel klein.
- Een bestand kan dezelfde aanname nog eens bevatten, bijvoorbeeld na een correctie in Jobvite. KoppelHet onthoudt welke sollicitaties al een pre-hire in Workday hebben en werkt die bij in plaats van een tweede persoon aan te maken.
- Het bestand kan met PGP worden versleuteld. KoppelHet ontsleutelt het alleen in het geheugen en bewaart na verwerking geen kopie, zodat kandidaatgegevens niet op een extra plek blijven staan.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom een bestand en niet de Jobvite API?
Het bestand is de route die Jobvite zelf voor HR-systemen beschrijft. API-sleutels vraag je bij Jobvite-support aan. Werkt de organisatie al met de API, dan kan KoppelHet die gebruiken.
Hoe snel staat een aanname in Workday?
Zo snel als het schema van de Jobvite-export. Bij een dagelijks bestand is dat de volgende dag; voor een startdatum weken later is dat ruim op tijd.
Worden goedkeuringen in Workday overgeslagen?
Nee. KoppelHet start de indiensttreding; de goedkeuringen die jullie hebben ingericht blijven gelden.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Jobvite Standard CSV Flat File Integration - New Hire Export (New Hire, Rehire en Internal Transfer) met velden uit candidate, application, requisition en custom fields die als Data Feed zijn gemarkeerd; geen onboarding-custom fields. CSV via een SFTP-server die Jobvite host, optioneel PGP-versleuteld; de klant (hier KoppelHet) haalt op. Imports voor requisitions, employees, departments, locations en categories volgens het orderformulier.
- Workday via de Staffing-webservice met een Integration System User. Put_Applicant maakt of wijzigt de pre-hire; Hire_Employee neemt de pre-hire aan in een positie, headcount of job via het Hire Employee-business process.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Jobvite | Veld in Workday | Toelichting |
|---|---|---|
Kandidaat- en sollicitatie-ID uit het bestand | External_Integration_ID_Data | Een regel die in een volgend bestand terugkomt, wordt niet opnieuw verwerkt |
Voornaam en achternaam | Legal_Name_Data | Voorvoegsel volgens het Nederlandse naamformaat |
E-mail en telefoon | Email_Address_Data en Phone_Data (privé) | |
Startdatum | Hire_Date | |
Eigen requisitionveld met Workday-positienummer | Position_Reference | Alleen als het veld voor de datafeed is aangezet |
Afdeling en locatie van de requisition | Supervisory organization en Location_Reference | |
Soort aanname (nieuw, rehire, overstap) | Hire_Employee of melding aan HR |
Gerelateerd
Jobvite → HiBob
Jobvite HiBob koppeling: aangenomen kandidaten als nieuwe medewerker in Bob
Jobvite → Personio
Jobvite Personio koppeling: aannames uit het Jobvite-bestand als medewerker in onboarding
Jobvite → SAP SuccessFactors
Jobvite SAP SuccessFactors koppeling: aannames uit het Jobvite-bestand als medewerker in Employee Central
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer