Recruitment naar HR
Oracle Taleo AFAS koppeling: Nederlandse aannames uit een internationale werving in AFAS
Met een koppeling tussen Oracle Taleo en AFAS start een kandidaat die in Taleo de stap aangenomen bereikt en bij een Nederlandse organisatie hoort, de onboarding in AFAS Profit. Taleo stuurt zelf geen meldingen, dus KoppelHet haalt de aannames op met een geplande export uit Taleo Connect en zet ze daarna één voor één in AFAS.
Wat de koppeling doet
Organisaties die wereldwijd in Oracle Taleo werven en de Nederlandse medewerkers in AFAS hebben, krijgen Nederlandse aannames als lijst of mail van het centrale recruitmentteam. HR typt ze over in AFAS en mist soms een aanname omdat de lijst niet compleet was.
- In Taleo spreken we af bij welke stap en status een sollicitatie klaar is voor AFAS.
- KoppelHet draait meerdere keren per dag een export en neemt alleen sollicitaties voor Nederlandse organisaties mee.
- Per nieuwe aanname start KoppelHet de onboarding in AFAS met de gegevens uit Taleo.
- KoppelHet onthoudt welke sollicitaties al zijn verwerkt, zodat een volgende export geen dubbele onboarding start.
- HR rondt de onboarding in AFAS af met BSN, loonheffingskorting en inschaling.
Waar je op let bij Oracle Taleo en AFAS Profit
- Taleo stuurt geen melding bij een aanname. De gegevens komen uit een export die in Taleo Connect wordt ingericht en die KoppelHet volgens een schema opvraagt. Een aanname staat daardoor binnen enkele uren in AFAS, niet binnen enkele minuten.
- Taleo verwerkt een exportvraag op de achtergrond. KoppelHet dient de vraag in, wacht tot Taleo de uitkomst klaar heeft en haalt dan het resultaat op. Een export die vastloopt, levert een melding op in plaats van een stille gemiste aanname.
- Taleo kent een instelling die vastlegt bij welke stap en status een sollicitatie klaar is voor export, maar die is bedoeld voor Oracle HCM. Voor AFAS filtert KoppelHet in de exportvraag zelf op de afgesproken stap en status.
- Oracle raadt af om te exporteren op een stap waar veel kandidaten staan, omdat Taleo daarvoor de historie van alle sollicitaties doorzoekt. Daarom exporteren we alleen op de stap aangenomen en niet op eerdere stappen in de werving.
- Een internationale Taleo-omgeving bevat aannames voor veel landen. Alleen sollicitaties op een vacature van een Nederlandse organisatie of locatie gaan naar AFAS; KoppelHet kiest per Taleo-organisatie de organisatorische eenheid en het onboardingprofiel in AFAS.
- Gebruikt de organisatie ook de onboardingmodule van Taleo, dan biedt Taleo Connect een vaste export van nieuwe medewerkers als CSV. Die kan de basis zijn in plaats van een eigen export op sollicitaties.
- Het salaris in een Taleo-aanbod is vaak een jaarbedrag in de valuta van de vacature. KoppelHet neemt alleen bedragen in euro over en rekent ze om; andere bedragen laat het weg en meldt het aan HR.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet direct bij de aanname?
Omdat Taleo geen meldingen stuurt. Meerdere keren per dag ophalen is ruim op tijd voor een startdatum die weken later ligt.
Wie richt de export in Taleo in?
KoppelHet maakt de exportconfiguratie; jullie Taleo-beheerder geeft een gebruiker met rechten op de exportdienst.
Gaan aannames voor andere landen ook mee?
Nee, alleen Nederlandse aannames gaan naar AFAS. Andere landen kunnen later als uitbreiding naar hun eigen HR-systeem.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Taleo wordt gelezen met een exportconfiguratie uit Taleo Connect Client (TCC). Via de exportdienst van Taleo Enterprise dient KoppelHet de vraag in (submit document, levert een message key), controleert de status tot er een correlation key is en haalt dan het resultaat op (CSV). De kolommen van het resultaat moeten overeenkomen met de exportconfiguratie. Filter in de query op stap, status en organisatie.
- Naar AFAS schrijven we via de UpdateConnector HrOnboarding, die de workflow Onboarding start; het onboardingprofiel is verplicht en vult ontbrekende velden met standaardwaarden. Bij een oud-medewerker gaat het medewerkernummer mee voor een herindiensttreding.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Oracle Taleo | Veld in AFAS Profit | Toelichting |
|---|---|---|
Kandidaat: voornaam en achternaam | Voornaam, voorvoegsel en achternaam | |
Kandidaat: geboortedatum | Geboortedatum | Alleen als Taleo die vraagt; anders vult HR aan |
Kandidaat: e-mail en telefoon | Privé e-mail en telefoon | |
Aanbod: startdatum | Datum in dienst | |
Aanbod: salaris | Salaris | Een jaarbedrag wordt omgerekend; andere valuta dan euro gaat niet mee |
Vacature: organisatie | Organisatorische eenheid en onboardingprofiel | Via een vertaaltabel |
Vacature: functie | Functie | Via een vertaaltabel |
Vacature: locatie | Standplaats en filter op Nederland |
Gerelateerd
Oracle Taleo → HiBob
Oracle Taleo HiBob koppeling: aannames uit een Taleo-export als nieuwe medewerker in Bob
Oracle Taleo → Loket
Oracle Taleo Loket koppeling: aangenomen kandidaten uit de Taleo-export als concept in Loket
Oracle Taleo → Nmbrs
Oracle Taleo Nmbrs koppeling: Nederlandse aannames per juridische entiteit in Nmbrs
Oracle Taleo → Personio
Oracle Taleo Personio koppeling: aannames uit een Taleo-export als persoon in onboarding in Personio