Recruitment naar HR
Oracle Taleo HiBob koppeling: aannames uit een Taleo-export als nieuwe medewerker in Bob
Met een koppeling tussen Oracle Taleo en HiBob worden sollicitaties die in Taleo de stap aangenomen bereiken een paar keer per dag via een export opgehaald en als nieuwe medewerker in Bob gezet, met startdatum, vestiging, afdeling en functie. Omdat Taleo een aanname niet zelf meldt en Bob alleen bekende lijstwaarden accepteert, vertaalt KoppelHet de Taleo-waarden en controleert het elke nieuwe medewerker na.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in Oracle Taleo werven en Bob van HiBob als HR-systeem gebruiken, zetten elke aanname met de hand in Bob. Locaties en organisaties in Taleo hebben andere namen dan de vestigingen en afdelingen in Bob, en een gemiste aanname valt pas op als de nieuwe collega er staat.
- We leggen vast bij welke stap en status in de selectieworkflow een sollicitatie klaar is voor Bob.
- KoppelHet vraagt een paar keer per dag een export aan bij Taleo en haalt het resultaat op.
- KoppelHet vertaalt locatie, organisatie en functie naar bestaande lijstwaarden in Bob.
- De nieuwe medewerker komt in Bob, en KoppelHet leest hem terug om de velden te controleren.
- Lukt een export of controle niet, dan krijgt HR een melding.
Waar je op let bij Oracle Taleo en HiBob
- Bob weigert een nieuwe medewerker zonder vestiging, en vestiging, afdeling en functie moeten bestaande lijstwaarden zijn. Locaties en organisaties in Taleo zijn een eigen structuur. KoppelHet vertaalt ze met een tabel en stopt met een melding bij een Taleo-locatie die er niet in staat, in plaats van Bob een fout te laten geven.
- Taleo geeft op een exportvraag eerst alleen een berichtsleutel, en het resultaat volgt pas als de verwerking klaar is. KoppelHet vraagt de status op tot er een sleutel voor het resultaat is; blijft die uit, dan meldt KoppelHet een vastgelopen export aan HR.
- Volgens Oracle doorzoekt de exportdienst de historietabel van sollicitaties, wat zwaar is bij drukke stappen zoals nieuwe sollicitaties. KoppelHet vraagt daarom alleen de stap aangenomen op, over de periode sinds de vorige export.
- Volgens de API-documentatie van HiBob meldt Bob niet als de gebruiker van de koppeling maar voor een deel van de velden rechten heeft. KoppelHet leest elke medewerker die uit een Taleo-export komt terug en meldt lege velden aan HR.
- Taleo Connect exporteert geen bijlagen, terwijl Bob documenten per medewerker kan bewaren. Cv en getekend aanbod gaan dus niet mee; HR voegt ze zo nodig in Bob toe.
- Bij een startdatum in de toekomst staan diensttijdvelden in Bob tot die datum op nul. Een aanname die Taleo weken voor de start doorgeeft, telt in diensttijdrapporten in Bob dus pas mee vanaf de eerste werkdag.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan het ook in realtime?
Nee, Taleo meldt aannames niet uit zichzelf. Met een paar exports per dag staat een aanname dezelfde dag in Bob.
Krijgt de nieuwe medewerker meteen een uitnodiging voor Bob?
Nee. HR stuurt de uitnodiging als het zakelijke e-mailadres er is.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Taleo via een exportconfiguratie uit Taleo Connect Client. Submit Document levert een message key; status herhaald controleren tot state 5 of hoger en een correlation key; Get Document Results haalt de CSV op. Filter in de query op stap, status en de periode sinds de vorige export; kolommen gelijk aan de exportconfiguratie.
- HiBob via POST /v1/people met email, firstName, surname, work.startDate en work.site (verplicht) plus work.title en work.department als bestaande lijstwaarden; teruglezen via People Search. Service user met Add new people to the company, bewerkrechten per categorie en toegang tot de nieuwe medewerker.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Oracle Taleo | Veld in HiBob | Toelichting |
|---|---|---|
Nummer van de sollicitatie | Eigen veld in Bob | Een sollicitatie die terugkomt, wordt niet opnieuw verwerkt |
Kandidaat: voornaam en achternaam | firstName en surname | |
Kandidaat: e-mail | email | Verplicht in Bob |
Aanbod: startdatum | work.startDate | |
Requisition: locatie | work.site | Via een vertaaltabel; verplicht in Bob |
Requisition: organisatie | work.department | Via een vertaaltabel |
Requisition: functietitel | work.title | Alleen bestaande lijstwaarden |
Gerelateerd
Oracle Taleo → AFAS Profit
Oracle Taleo AFAS koppeling: Nederlandse aannames uit een internationale werving in AFAS
Oracle Taleo → Loket
Oracle Taleo Loket koppeling: aangenomen kandidaten uit de Taleo-export als concept in Loket
Oracle Taleo → Nmbrs
Oracle Taleo Nmbrs koppeling: Nederlandse aannames per juridische entiteit in Nmbrs
Oracle Taleo → Personio
Oracle Taleo Personio koppeling: aannames uit een Taleo-export als persoon in onboarding in Personio