Recruitment naar HR
Oracle Taleo Loket koppeling: aangenomen kandidaten uit de Taleo-export als concept in Loket
Met een koppeling tussen Oracle Taleo en Loket wordt elke kandidaat die in Taleo de afgesproken stap en status van de selectieworkflow bereikt, automatisch een conceptwerknemer in Loket bij de juiste werkgever. Taleo levert de aannames via een geplande export, en de salarisadministratie maakt in Loket van het concept een werknemer.
Wat de koppeling doet
Organisaties die wereldwijd in Oracle Taleo werven en hun Nederlandse salarissen in Loket draaien, krijgen de aannames vaak als spreadsheet of mail. De salarisadministratie zoekt dan zelf uit bij welke BV de nieuwe collega hoort en neemt de gegevens over in Loket.
- De Taleo-beheerder stelt voor Loket een exporteerbare combinatie van workflow, stap en status in en maakt die stap verplicht.
- KoppelHet stuurt volgens schema een exportvraag en wacht tot Taleo het resultaat klaar heeft.
- Per regel kiest KoppelHet de Loket-werkgever en loonadministratie bij de organisatie van de vacature.
- In Loket staat een conceptwerknemer met de checklist voor nieuwe medewerkers gestart.
- De salarisadministratie vult BSN, loonheffing en cao-gegevens aan en zet het concept om.
Waar je op let bij Oracle Taleo en Loket
- In Taleo wijst de beheerder per extern systeem aan bij welke combinatie van workflow, stap en status een sollicitatie klaar is voor export. Loket krijgt zo een eigen combinatie, los van een eventuele export naar een globaal HR-systeem, en alleen sollicitaties die die combinatie in het gevraagde tijdvak bereikten, komen mee.
- Oracle raadt af een exporteerbare status op de eerste stap New-New te zetten, omdat de dienst dan de hele historietabel moet doorzoeken. Voor Loket kiezen we een late stap, zoals aanbod geaccepteerd, die per definitie weinig sollicitaties bevat.
- De velden van de export staan in een configuratie uit Taleo Connect Client, en de kolommen van het CSV-resultaat moeten precies daarmee overeenkomen. KoppelHet beheert die configuratie samen met de vertaling naar Loket, zodat een extra kolom voor Loket niet ongemerkt de export van een ander systeem verandert.
- Taleo verwerkt een exportvraag op de achtergrond en geeft eerst een berichtsleutel terug. KoppelHet vraagt de status op tot er een correlatiesleutel is, haalt pas dan het volledige resultaat op en maakt daarna de concepten in Loket, zodat een half gelezen export geen halve reeks aannames oplevert.
- Een conceptwerknemer in Loket hoort bij een werkgever, en welke velden hij nodig heeft hangt af van de loonadministratie. Taleo kent organisaties en locaties, geen Nederlandse werkgevers. Een vertaaltabel koppelt elke Nederlandse organisatie uit Taleo aan één werkgever en loonadministratie; een vacature buiten de tabel wordt een melding.
- Loket geeft een externe applicatie pas na goedkeuring toegang tot productie en heeft een acceptatieomgeving met testdata. Daar draait de eerste Taleo-export, met de vertaaltabel per organisatie, voordat er concepten bij echte werkgevers verschijnen.
- Wie per ongeluk een sollicitatie terugzet en opnieuw op aanbod geaccepteerd zet, verschijnt in een volgende export nog een keer. KoppelHet herkent het sollicitatienummer en maakt geen tweede concept in Loket.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan aannames voor andere landen ook naar Loket?
Nee. Alleen organisaties die in de vertaaltabel bij een Nederlandse werkgever horen. De rest laat KoppelHet liggen.
Hoe snel staat een aanname in Loket?
Binnen enkele uren, afhankelijk van hoe vaak de export draait. Ruim voor de eerstvolgende salarisrun.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Taleo Enterprise via de exportdienst met een configuratie (wrapsoap.xml) uit Taleo Connect Client. Submit Document met een unieke alias van maximaal 30 tekens geeft een message key; Get Document Status wordt herhaald tot state en correlation key gereed zijn; Get Document Results levert het CSV-resultaat, dat in delen wordt gelezen. Exportable Statuses staat in Recruiting Administration onder Integration.
- Loket via de REST API met OAuth 2.0 (authorization code met refresh token). Metadata voor een concept per werkgever (jobapplicant/metadata) en daarna per loonadministratie; concept aanmaken en de workflow voor nieuwe medewerkers starten. Acceptatie op api.loket-acc.nl/v2, productie alleen voor goedgekeurde applicaties.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Oracle Taleo | Veld in Loket | Toelichting |
|---|---|---|
Sollicitatienummer | Eigen administratie van KoppelHet | Voorkomt een tweede concept bij een volgende export |
Voornaam en achternaam | Voornaam, voorvoegsel en achternaam | |
Geboortedatum | Geboortedatum | |
Adres | Woonadres | |
Organisatie of locatie van de vacature | Werkgever en loonadministratie | Via een vertaaltabel |
Startdatum uit het aanbod | Datum in dienst |
Gerelateerd
Oracle Taleo → AFAS Profit
Oracle Taleo AFAS koppeling: Nederlandse aannames uit een internationale werving in AFAS
Oracle Taleo → HiBob
Oracle Taleo HiBob koppeling: aannames uit een Taleo-export als nieuwe medewerker in Bob
Oracle Taleo → Nmbrs
Oracle Taleo Nmbrs koppeling: Nederlandse aannames per juridische entiteit in Nmbrs
Oracle Taleo → Personio
Oracle Taleo Personio koppeling: aannames uit een Taleo-export als persoon in onboarding in Personio