Recruitment naar HR
Oracle Taleo Personio koppeling: aannames uit een Taleo-export als persoon in onboarding in Personio
Met een koppeling tussen Oracle Taleo en Personio worden sollicitaties die in Taleo de stap aangenomen bereiken via een geplande export opgehaald en als persoon met dienstverband in Personio gezet, in de status onboarding, met startdatum, functie, afdeling en juridische entiteit. Taleo meldt een aanname niet zelf, dus KoppelHet vraagt een paar keer per dag een export aan en verwerkt alleen nieuwe aannames.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in Oracle Taleo werven en Personio als HR-systeem gebruiken, zetten elke aanname met de hand in Personio. Organisatie en locatie uit de Taleo-requisition moeten worden vertaald naar entiteit, afdeling en vestiging in Personio, en een export die niet loopt, valt niemand op.
- We leggen vast bij welke stap en status in de selectieworkflow een sollicitatie klaar is voor Personio.
- KoppelHet vraagt een paar keer per dag een export aan bij Taleo en haalt de CSV op.
- KoppelHet vertaalt organisatie en locatie naar entiteit, afdeling en vestiging en kijkt of het e-mailadres al bestaat.
- Persoon en dienstverband komen in Personio in de status onboarding.
- Een vastgelopen export of geweigerde aanname gaat als melding naar HR.
Waar je op let bij Oracle Taleo en Personio
- Taleo verwerkt een exportvraag op de achtergrond en geeft eerst alleen een berichtsleutel; het resultaat komt pas als de status ver genoeg is en er een sleutel voor het resultaat is. KoppelHet houdt per export bij hoe lang dat duurt en meldt HR als een export niet afkomt, zodat aannames niet ongemerkt wegvallen.
- Personio accepteert een e-mailadres maar bij één persoon. Een kandidaat die eerder bij de organisatie werkte en in Taleo met hetzelfde adres solliciteert, krijgt daarom geen tweede persoon in Personio; KoppelHet legt de aanname aan HR voor.
- In Taleo hangt een requisition aan een organisatie uit de eigen Taleo-structuur. Personio wil een juridische entiteit en een afdeling als organisatie-eenheid met type en ID. KoppelHet vertaalt de Taleo-organisatie met een tabel naar beide.
- Personio rekent de deeltijdfactor uit met contracturen en fulltime uren per week. Een Taleo-requisition heeft daar geen vast veld voor, dus we laten recruiters de uren in een eigen requisitionveld zetten en nemen dat op in de exportconfiguratie.
- De exportdienst van Taleo doorzoekt volgens Oracle de historie van sollicitaties en is daardoor zwaar op drukke stappen. KoppelHet filtert alleen op de stap aangenomen en op de periode sinds de vorige export, zodat elke aanname één keer langskomt.
- Taleo Connect exporteert geen bijlagen. Personio kan documenten bij een persoon bewaren, maar het cv en het getekende aanbod uit Taleo gaan niet mee; HR voegt ze zo nodig zelf toe.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan het ook in realtime?
Nee, Taleo meldt aannames niet uit zichzelf. Met een paar exports per dag staat een aanname dezelfde dag in Personio.
Doet Personio de Nederlandse salarisverwerking?
Nee. Personio levert gegevens aan een Nederlandse salarisadministratie; dat is een aparte koppeling.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Taleo via een exportconfiguratie uit Taleo Connect Client. Submit Document levert een message key; status herhaald controleren tot state 5 of hoger en een correlation key; Get Document Results haalt de CSV op. Filter op stap, status en periode sinds de vorige export; kolommen gelijk aan de exportconfiguratie.
- Personio via POST /v2/persons (scope personio:persons:write; first_name en last_name verplicht; e-mail uniek; employment met status ONBOARDING, employment_start_date, weekly_working_hours, full_time_weekly_working_hours, legal_entity, office, org_units met type en id en position.title; custom_attributes met id en value).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Oracle Taleo | Veld in Personio | Toelichting |
|---|---|---|
Nummer van de sollicitatie | Eigen attribuut in Personio | Een sollicitatie die terugkomt, wordt niet opnieuw verwerkt |
Kandidaat: voornaam en achternaam | first_name en last_name | |
Kandidaat: e-mail | email | Uniek in Personio |
Aanbod: startdatum | employment_start_date | |
Requisition: functietitel | position.title | |
Requisition: organisatie | legal_entity en org_units (department) | Via een vertaaltabel |
Requisition: locatie | office | Via een vertaaltabel |
Requisition: eigen veld met uren per week | weekly_working_hours |
Gerelateerd
Oracle Taleo → AFAS Profit
Oracle Taleo AFAS koppeling: Nederlandse aannames uit een internationale werving in AFAS
Oracle Taleo → HiBob
Oracle Taleo HiBob koppeling: aannames uit een Taleo-export als nieuwe medewerker in Bob
Oracle Taleo → Loket
Oracle Taleo Loket koppeling: aangenomen kandidaten uit de Taleo-export als concept in Loket
Oracle Taleo → Nmbrs
Oracle Taleo Nmbrs koppeling: Nederlandse aannames per juridische entiteit in Nmbrs