Recruitment naar HR
Oracle Taleo SAP SuccessFactors koppeling: aannames uit een Taleo-export als medewerker in Employee Central
Met een koppeling tussen Oracle Taleo en SAP SuccessFactors worden sollicitaties die in Taleo de stap aangenomen bereiken via een geplande export opgehaald en als medewerker in Employee Central gezet, met persoon, dienstverband en job op de positie uit de requisition. Taleo stuurt zelf geen bericht bij een aanname, dus de koppeling werkt met exports op vaste tijden, een paar keer per dag.
Wat de koppeling doet
Organisaties die nog in Oracle Taleo werven terwijl SAP SuccessFactors Employee Central het HR-systeem is, zetten elke aanname met de hand in Employee Central. Taleo meldt niets, de requisition kent geen SAP-codes, en een job die op een nieuwe positie moet, mislukt als de positie in SAP nog niet ingaat.
- We leggen vast bij welke stap en status in de selectieworkflow een sollicitatie klaar is voor SAP.
- KoppelHet vraagt een paar keer per dag een export aan bij Taleo en wacht op het resultaat.
- Per nieuwe aanname maakt KoppelHet persoon, dienstverband, job en persoonlijke gegevens aan in Employee Central.
- KoppelHet onthoudt per sollicitatie welke stappen gelukt zijn.
- Lukt een export of stap niet, dan krijgt HR een melding met de reden.
Waar je op let bij Oracle Taleo en SAP SuccessFactors
- Een exportvraag aan Taleo is aan de buitenkant synchroon, maar Taleo verwerkt haar op de achtergrond en geeft eerst alleen een berichtsleutel terug. KoppelHet controleert daarmee de status tot Taleo klaar is en een sleutel voor het resultaat heeft, en haalt dan pas de CSV op.
- Employee Central wil bij een job een bedrijf, business unit, functiecode, event reason en leidinggevende. Een Taleo-requisition heeft die SAP-codes niet; we zetten ze als eigen velden op de requisition en nemen die velden op in de exportconfiguratie.
- Employee Central weigert een job met een startdatum vóór de ingangsdatum van de positie of kostenplaats, met een melding over een ongeldige code. Bij werving op een nieuwe positie gebeurt dat snel. KoppelHet herkent die fout en vraagt HR de ingangsdatum van de positie te controleren.
- Taleo heeft een instelling voor exporteerbare statussen, maar die werkt volgens Oracle alleen voor Oracle Fusion. Voor SAP zetten we het filter op stap, status en periode in de exportvraag zelf, en alleen op de stap aangenomen.
- De kolommen van het exportresultaat moeten precies overeenkomen met de exportconfiguratie, anders geeft Taleo een fout. Voegt Taleo-beheer een veld toe aan de configuratie, dan past KoppelHet de verwerking gelijktijdig aan, zodat de export niet stil stopt.
- SAP schrijft voor een nieuwe medewerker de volgorde persoon, dienstverband, job en persoonlijke gegevens voor. Valt één stap om, bijvoorbeeld door een onbekende functiecode uit Taleo, dan herhaalt KoppelHet bij de volgende export alleen die stap en niet de hele aanname.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan het ook in realtime?
Nee. Taleo meldt aannames niet uit zichzelf. Met een paar exports per dag staat een aanname dezelfde dag in Employee Central.
Gaan cv en contract mee?
Nee. Taleo Connect exporteert geen bijlagen; die blijven in Taleo of HR voegt ze toe in SuccessFactors.
We stappen later over op SuccessFactors Recruiting. Heeft dit dan zin?
Als de overstap meer dan een paar maanden duurt, wel. We bouwen alleen de aannamestroom, dus er gaat weinig verloren.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Taleo via een exportconfiguratie uit Taleo Connect Client. Submit Document levert een message key; de status wordt herhaald gecontroleerd tot state 5 of hoger en er een correlation key is; Get Document Results haalt de CSV op. Kolommen moeten overeenkomen met de exportconfiguratie; meerdere queryparameters met herhaalde filtering-nodes. Filter op stap, status en de periode sinds de vorige export.
- SAP SuccessFactors Employee Central via OData v2-upserts in de volgorde PerPerson (userId, personIdExternal), EmpEmployment (startDate), EmpJob (jobCode, startDate, eventReason, company, businessUnit, managerId) en PerPersonal; daarna PerEmail en PerPhone. EmpJob.startDate moet binnen de ingangsperiode van positie en kostenplaats vallen. API-gebruiker met OAuth 2.0.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Oracle Taleo | Veld in SAP SuccessFactors | Toelichting |
|---|---|---|
Nummer van de sollicitatie | personIdExternal en userId | Met een voorvoegsel; een sollicitatie die terugkomt, wordt niet opnieuw verwerkt |
Kandidaat: voornaam en achternaam | PerPersonal firstName en lastName | |
Kandidaat: e-mail en telefoon | PerEmail en PerPhone (privé) | |
Aanbod: startdatum | EmpEmployment.startDate en EmpJob.startDate | |
Requisition: eigen velden voor bedrijf en business unit | EmpJob company en businessUnit | |
Requisition: eigen veld met SAP-positie of functiecode | EmpJob position of jobCode | |
Requisition: hiring manager | EmpJob.managerId | Opgezocht in Employee Central |
Gerelateerd
Oracle Taleo → AFAS Profit
Oracle Taleo AFAS koppeling: Nederlandse aannames uit een internationale werving in AFAS
Oracle Taleo → HiBob
Oracle Taleo HiBob koppeling: aannames uit een Taleo-export als nieuwe medewerker in Bob
Oracle Taleo → Loket
Oracle Taleo Loket koppeling: aangenomen kandidaten uit de Taleo-export als concept in Loket
Oracle Taleo → Nmbrs
Oracle Taleo Nmbrs koppeling: Nederlandse aannames per juridische entiteit in Nmbrs