Recruitment naar HR
Oracle Taleo Workday koppeling: aannames uit een Taleo-export als pre-hire in Workday
Met een koppeling tussen Oracle Taleo en Workday worden sollicitaties die in Taleo de stap aangenomen bereiken via een geplande export opgehaald en als pre-hire in Workday gezet, waarna de indiensttreding start met startdatum, positie en locatie. Taleo meldt een aanname niet uit zichzelf, dus de koppeling werkt met exports op vaste momenten en niet in realtime.
Wat de koppeling doet
Organisaties die nog in Oracle Taleo werven terwijl Workday al het HR-systeem is, krijgen aannames als rapport of mail uit Taleo. HR zet elke kandidaat met de hand als pre-hire in Workday, en omdat Taleo niets meldt, valt een aanname die niet in het rapport stond pas op als de nieuwe collega er is.
- We leggen vast bij welke stap en status in de selectieworkflow een sollicitatie klaar is voor Workday.
- KoppelHet vraagt een paar keer per dag een export aan bij Taleo en wacht tot het resultaat klaarstaat.
- Elke nieuwe aanname wordt een pre-hire in Workday, op de positie uit de requisition.
- KoppelHet start de indiensttreding en onthoudt welke sollicitaties al zijn verwerkt.
- Workday doorloopt de eigen goedkeuringen. Lukt een export of indiensttreding niet, dan staat dat in het KoppelHet platform.
Waar je op let bij Oracle Taleo en Workday
- Taleo stuurt bij een aanname geen bericht naar een ander systeem. KoppelHet vraagt daarom op vaste tijden een export aan die in Taleo Connect is ingericht. Een aanname komt zo binnen enkele uren als pre-hire in Workday, wat ruim op tijd is voor een startdatum weken later.
- Een exportvraag aan Taleo levert eerst alleen een volgnummer op. KoppelHet vraagt met dat nummer de status op tot Taleo een sleutel voor het resultaat geeft, en haalt dan de CSV op. Loopt een export vast, dan krijgt HR een melding in plaats van een stil gemiste aanname.
- Taleo heeft een instelling voor exporteerbare statussen, maar die is bedoeld voor Oracle HCM. Voor Workday zetten we het filter op stap en status in de exportvraag zelf.
- Volgens Oracle belast een export op een drukke stap, zoals nieuwe sollicitaties, het systeem zwaar omdat Taleo dan de hele historie doorzoekt. Daarom vraagt KoppelHet alleen de stap aangenomen op en niets eerder in de werving.
- Workday wil bij een indiensttreding een positie of organisatie. Een Taleo-requisition kent die niet, dus we laten recruiters het Workday-positienummer in een eigen veld van de requisition zetten. Ontbreekt het, dan stopt KoppelHet met een melding.
- Taleo Connect exporteert geen bijlagen. Cv en getekend contract gaan dus niet mee naar Workday; die blijven in Taleo of worden door HR in Workday toegevoegd.
- Gebruikt de organisatie ook de onboardingmodule van Taleo, dan levert Taleo Connect een vaste CSV met nieuwe medewerkers. Die kan de bron voor Workday zijn in plaats van een eigen export op sollicitaties.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan het ook in realtime?
Nee, Taleo meldt aannames niet uit zichzelf. Met een paar exports per dag staat een aanname dezelfde dag in Workday.
We stappen later over op Workday Recruiting. Heeft deze koppeling dan zin?
Als de overstap meer dan een paar maanden duurt, wel. We bouwen alleen de aannamestroom, zodat er weinig weg te gooien is.
Worden goedkeuringen in Workday overgeslagen?
Nee. Workday doorloopt de stappen en goedkeuringen die jullie hebben ingericht.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Taleo via een exportconfiguratie uit Taleo Connect Client (TCC). Submit Document levert een message key; de status wordt herhaald gecontroleerd tot state 5 of hoger en er een correlation key is; Get Document Results haalt het resultaat (CSV) op. De kolommen moeten overeenkomen met de exportconfiguratie. Filter in de query op stap, status en de periode sinds de vorige export.
- Workday via de Staffing-webservice met een Integration System User. Put_Applicant maakt of wijzigt de pre-hire; Hire_Employee neemt de pre-hire aan in een positie, headcount of job via het Hire Employee-business process.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Oracle Taleo | Veld in Workday | Toelichting |
|---|---|---|
Nummer van de sollicitatie | External_Integration_ID_Data | Een sollicitatie die in een volgende export terugkomt, wordt niet opnieuw verwerkt |
Kandidaat: voornaam en achternaam | Legal_Name_Data | |
Kandidaat: e-mail en telefoon | Email_Address_Data en Phone_Data (privé) | |
Aanbod: startdatum | Hire_Date | |
Requisition: eigen veld met Workday-positienummer | Position_Reference | |
Requisition: locatie | Location_Reference | Via een vertaaltabel |
Requisition: organisatie | Supervisory organization | Via een vertaaltabel |
Gerelateerd
Oracle Taleo → AFAS Profit
Oracle Taleo AFAS koppeling: Nederlandse aannames uit een internationale werving in AFAS
Oracle Taleo → HiBob
Oracle Taleo HiBob koppeling: aannames uit een Taleo-export als nieuwe medewerker in Bob
Oracle Taleo → Loket
Oracle Taleo Loket koppeling: aangenomen kandidaten uit de Taleo-export als concept in Loket
Oracle Taleo → Nmbrs
Oracle Taleo Nmbrs koppeling: Nederlandse aannames per juridische entiteit in Nmbrs