Recruitment naar HR
Oracle Taleo YouForce koppeling: aanname in Taleo, aanvraag voor indiensttreding in YouForce
Met een koppeling tussen Oracle Taleo en Visma Raet YouForce wordt een Nederlandse aanname uit Taleo een aanvraag voor indiensttreding in YouForce, met startdatum, contracturen, functie en organisatie-eenheid. KoppelHet haalt de aannames met een geplande Taleo-export op, controleert in YouForce of de persoon al bekend is en volgt de aanvraag tot HR hem heeft afgerond.
Wat de koppeling doet
Organisaties die internationaal in Oracle Taleo werven en in Nederland in YouForce verlonen, voeren elke Nederlandse aanname nog eens in de self-service van YouForce in. Functie- en afdelingsnamen uit Taleo passen daarbij vaak niet op de codes in YouForce.
- KoppelHet vraagt meerdere keren per dag de aannames voor Nederlandse vacatures uit Taleo op.
- Per aanname zoekt KoppelHet in YouForce of de kandidaat al eens in dienst was.
- Een nieuwe kandidaat wordt een aanvraag voor indiensttreding; een oud-medewerker krijgt een nieuw contract.
- KoppelHet volgt de workflow in YouForce en meldt een afgewezen aanvraag terug aan recruitment.
- HR kiest schaal en trede en rondt de aanvraag af.
Waar je op let bij Oracle Taleo en Visma Raet YouForce
- YouForce vraagt bij elke aanvraag verplicht een werkgever en salarisadministratie, functie, organisatie-eenheid, contractsoort en contracturen. Taleo kent die codes niet; KoppelHet legt per Taleo-organisatie en -functie vast welke YouForce-code erbij hoort.
- Functies en organisatie-eenheden zijn uit YouForce op te vragen. KoppelHet controleert de vertaaltabel daartegen, zodat een opgeheven afdeling in YouForce opvalt voordat er een aanvraag op mislukt.
- YouForce kan een oud-medewerker vinden op achternaam bij geboorte en geboortedatum. Vraagt Taleo de geboortedatum niet uit, dan voegen we die vraag toe aan het aanbod; zonder geboortedatum start KoppelHet een gewone aanvraag en markeert die voor HR.
- Taleo levert aannames in een export die op de achtergrond wordt gemaakt, en YouForce verwerkt aanvragen ook later. KoppelHet bewaakt beide wachttijden apart, zodat helder is of een aanname nog in Taleo of al in YouForce wacht.
- Volgens de documentatie van YouForce zegt de status afgerond alleen dat de aanvraag is ingediend. Pas de eindstatus van de workflow laat zien of HR de indiensttreding heeft goedgekeurd of afgewezen; daar wacht KoppelHet op.
- In Taleo bepaalt de selectieworkflow wanneer een kandidaat is aangenomen. We exporteren op één vaste stap en status die recruiters verplicht doorlopen, zoals Oracle aanraadt, zodat een aanname niet buiten de koppeling valt omdat iemand een stap oversloeg.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft Oracle Taleo een koppeling met YouForce?
Niet van Oracle of Visma zelf. KoppelHet verbindt de exportmogelijkheid van Taleo met de ingang die Visma voor wervingssystemen heeft.
Kunnen we een aparte workflow in YouForce gebruiken voor deze aannames?
Ja. De koppeling kan per aanvraag een eigen workflow kiezen, bijvoorbeeld met een extra controle voor internationale aannames.
Wat als de functie uit Taleo niet in YouForce bestaat?
Dan start er geen aanvraag en krijgt HR een melding om de vertaling aan te vullen.
Gaan wijzigingen na de aanname ook mee?
Niet in de eerste versie. YouForce kan een lopend contract laten aanpassen; dat kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Taleo via een exportconfiguratie uit Taleo Connect Client (TCC) en de exportdienst van Taleo Enterprise; asynchroon met message key, statuscontrole tot er een correlation key is, daarna het CSV-resultaat. Filter op stap, status en Nederlandse organisaties.
- YouForce via de Youforce Recruitment API (OAuth 2.0). GET jobProfiles en organizationUnits voor de vertaaltabel, GET persons/search (lastNameAtBirth, birthDate), POST hires of POST persons/{personId}/contracts, en GET hires/{id}/status tot hrssWorkflowStatus.data.isActive false is (endStatus OK of NOK). Optioneel kiest de header X-Raet-Workflow een eigen workflow.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Oracle Taleo | Veld in Visma Raet YouForce | Toelichting |
|---|---|---|
Sollicitatie-ID uit Taleo | candidateID | Herkent een sollicitatie die in een volgende export terugkomt |
Kandidaat: achternaam en geboortedatum | persons/search | Om een oud-medewerker te vinden |
Aanbod: startdatum | hireDate | |
Aanbod of vacature: uren per week | amountOfHours | |
Vacature: functie | jobProfile | Via een vertaaltabel op de functies uit YouForce |
Vacature: organisatie | organizationUnit en payrollClientCode | Per Taleo-organisatie vastgelegd |
Vacature: soort dienstverband | contractType en employeeType |
Gerelateerd
Oracle Taleo → AFAS Profit
Oracle Taleo AFAS koppeling: Nederlandse aannames uit een internationale werving in AFAS
Oracle Taleo → HiBob
Oracle Taleo HiBob koppeling: aannames uit een Taleo-export als nieuwe medewerker in Bob
Oracle Taleo → Loket
Oracle Taleo Loket koppeling: aangenomen kandidaten uit de Taleo-export als concept in Loket
Oracle Taleo → Nmbrs
Oracle Taleo Nmbrs koppeling: Nederlandse aannames per juridische entiteit in Nmbrs