Payroll koppeling
Rippling AFAS koppeling: nieuwe Nederlandse collega's via de in-dienstworkflow in AFAS Profit
Met een koppeling tussen Rippling en AFAS Profit start elke nieuwe medewerker van de Nederlandse entiteit in Rippling automatisch de in-dienstworkflow in AFAS, en komen functie-, uren- en salariswijzigingen met hun ingangsdatum in het AFAS-contract. De salarisadministratie controleert nieuwe medewerkers in AFAS zoals altijd, maar neemt niets meer over uit Rippling.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Rippling gebruiken als HR- en IT-platform voor alle landen en de Nederlandse salarissen zelf in AFAS Profit verwerken, voeren elke Nederlandse medewerker twee keer in. Functie- en salariswijzigingen komen vaak pas in AFAS als de salarisadministratie ernaar vraagt, en dan met de verkeerde ingangsdatum.
- HR neemt in Rippling iemand aan bij de Nederlandse entiteit.
- KoppelHet start daarmee de in-dienstworkflow in AFAS bij de juiste werkgever, met persoonsgegevens, functie, rooster en salaris.
- De salarisadministratie vult in de workflow cao, loonheffingskorting en pensioen aan en rondt hem af.
- Latere wijzigingen van functie, rooster of salaris gaan met de ingangsdatum uit Rippling naar het AFAS-contract.
- Een beëindiging zet de einddatum en de reden einde dienstverband op het contract in AFAS.
Waar je op let bij Rippling en AFAS Profit
- Een nieuwe medewerker uit Rippling start in AFAS de in-dienstworkflow en wordt niet direct als volledige medewerker aangemaakt. Zo houdt de salarisadministratie dezelfde controlestappen als bij handmatige invoer.
- In Rippling betekent voltijd minimaal dertig uur per week. Dat zegt niets over de Nederlandse deeltijdfactor, dus KoppelHet neemt de uren uit het werkrooster in Rippling over en niet de voltijd- of deeltijdcode.
- Rippling geeft functie en salaris elk een eigen ingangsdatum. KoppelHet zet beide los in AFAS, zodat een promotie per de eerste van de maand en een loonsverhoging per een andere datum elk in de goede periode vallen.
- Rippling-medewerkers bij een buitenlandse entiteit of met het type contractor gaan niet naar AFAS. De entiteit in Rippling bepaalt bij welke werkgever in AFAS iemand hoort.
- De reden van vertrek is in Rippling vrije tekst die elke organisatie zelf invult, AFAS werkt met een vaste lijst. Bij de start maken we een vertaling per reden; een onbekende reden wordt een melding.
- In AFAS krijgt de koppeling een eigen app connector met alleen de connectoren die ze nodig heeft. AFAS stopt op 31 augustus 2027 met het classic token, dus nieuwe koppelingen gebruiken meteen OAuth.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan HR in AFAS nog zelf iets aanpassen?
Ja. Gegevens die niet uit Rippling komen, zoals loonheffingskorting en pensioen, blijven in AFAS en de koppeling overschrijft ze niet.
Wat als iemand van een buitenlandse entiteit naar de Nederlandse overstapt?
Voor AFAS is dat een nieuwe indiensttreding bij de Nederlandse werkgever, met de begindatum van het nieuwe dienstverband. De salarisadministratie rondt die af in de workflow.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Rippling via de REST API (workers met legal_entity, employment_type, compensation met salary_effective_date, title_effective_date, work_schedule, termination_details; filter op updated_at), met een token met alleen de benodigde scopes en een vaste Rippling-Api-Version.
- Naar AFAS via de UpdateConnector HrOnboarding voor nieuwe medewerkers en KnEmployee voor wijzigingen in contract, functie, rooster en salaris. Een eigen GetConnector levert de AFAS-gegevens voor de vergelijking.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Rippling | Veld in AFAS Profit | Toelichting |
|---|---|---|
number (worker) | Medewerker (EmId) | |
legal_entity_id | Werkgever in AFAS | Alleen de Nederlandse entiteit |
start_date | Begindatum contract | |
title + title_effective_date | Functie met ingangsdatum | Via een vertaaltabel naar AFAS-functies |
department | Organisatorische eenheid | Via een vertaaltabel |
work_schedule | Rooster (uren per week) | |
compensation.annual_compensation + salary_effective_date | Salaris met ingangsdatum | Jaarbedrag omgerekend naar het maandbedrag |
termination_details.reason | Reden einde dienstverband | Rippling-redenen zijn vrije tekst; vaste vertaling per reden |
end_date | Einddatum contract |
Gerelateerd
Carerix → Rippling
Carerix Rippling koppeling: geslaagde match als hire ter beoordeling in Rippling
Greenhouse → Rippling
Greenhouse Rippling koppeling: elke aanname direct als hire ter beoordeling in Rippling
Recruitee → Rippling
Recruitee Rippling koppeling: aangenomen kandidaten klaar om te hiren
Rippling → 4PS Construct
Rippling 4PS Construct koppeling: eigen employees van de bouwentiteit in 4PS, met afdeling als dimensie