HR naar ERP
Rippling Exact Online koppeling: workers van de Nederlandse entiteit in Rippling dagelijks vergeleken met Exact
Met een koppeling tussen Rippling en Exact Online vergelijkt KoppelHet de workers van de Nederlandse juridische entiteit in Rippling met de medewerkers in Exact, op nummer, naam, werkmail, afdeling, leidinggevende en datums. Exact laat medewerkers via de API alleen lezen; aannames, herintreders en vertrekkers komen daarom op een werklijst voor de beheerder, en een kostenplaats die in Exact ontbreekt maakt KoppelHet zelf aan.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR, IT en salaris voor meerdere landen in Rippling regelen en de Nederlandse entiteit laten boeken en uren schrijven in Exact Online, zetten nieuwe collega's in Exact pas als iemand erom vraagt. Een aanbod dat na acceptatie wordt ingetrokken, blijft daar soms als medewerker achter.
- HR werkt een worker van de Nederlandse entiteit bij in Rippling.
- Elk uur haalt KoppelHet de workers op die sinds de vorige ronde zijn bijgewerkt, en filtert op de entiteit.
- Ontbreekt de kostenplaats in Exact, dan maakt KoppelHet die aan.
- Aannames, herintreders, vertrekkers en ingetrokken aanbiedingen komen op de werklijst.
- Na de verwerking in Exact verdwijnt de regel bij de volgende vergelijking.
Waar je op let bij Rippling en Exact Online
- Rippling kent de statussen INIT, HIRED, ACCEPTED, ACTIVE en TERMINATED. KoppelHet zet een worker op de werklijst zodra hij ACCEPTED of ACTIVE is, zodat de beheerder Exact klaarzet voor de eerste werkdag, en negeert workers die nog in het aanbodstadium zitten.
- Een beëindiging in Rippling heeft een type, waaronder een afgewezen, ingetrokken of teruggedraaid aanbod. Zo'n worker heeft nooit gewerkt. KoppelHet haalt hem van de werklijst; staat hij al in Exact, dan komt er een regel om hem daar te beëindigen met de startdatum als einddatum.
- Rippling houdt naast de startdatum een oorspronkelijke startdatum bij. Verschillen die twee bij een bekend nummer, dan is het een herintreder. KoppelHet zet dan op de werklijst dat de bestaande medewerker in Exact een nieuwe startdatum krijgt, in plaats van een tweede medewerker.
- Rippling laat de workerlijst alleen filteren op status, werkmail, gebruiker en de aanmaak- of wijzigingsdatum, niet op entiteit. KoppelHet vraagt de bijgewerkte workers op en filtert zelf op de Nederlandse entiteit, voordat er één vraag naar Exact gaat, want Exact telt aanroepen per administratie.
- De API-documentatie van Rippling noemt geen kostenplaats op de worker, wel een afdeling. KoppelHet leidt de kostenplaats af van de afdeling, met een tabel die finance bijhoudt, en maakt een code die in Exact ontbreekt daar aan.
- Een worker in Rippling werkt op een vaste locatie of op afstand, en alleen bij een vaste locatie is er een werklocatie. KoppelHet bepaalt de Exact-administratie daarom op basis van de juridische entiteit, zodat thuiswerkers van de Nederlandse entiteit niet buiten de vergelijking vallen.
- Rippling onderscheidt employees en contractors via het soort dienstverband. In Exact schrijven contractors soms ook uren. KoppelHet neemt contractors alleen mee als dat bij de start is afgesproken, en markeert ze op de werklijst als contractor.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom een werklijst en geen automatische invoer in Exact?
Exact Online biedt in de REST API geen schrijfactie voor medewerkers. De werklijst zet alles klaar en KoppelHet controleert daarna of Exact klopt.
Gaat de salarisverwerking via deze koppeling?
Nee. Deze koppeling gaat over medewerkers en kostenplaatsen voor uren en boekhouding. Een journaalpost uit de salarisverwerking kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Rippling via de REST API: List workers met filter op updated_at en status, expand op user, manager, legal_entity, employment_type en department, order_by updated_at en paginering met cursor en limit (maximaal 100). Velden number, status (INIT, HIRED, ACCEPTED, ACTIVE, TERMINATED), start_date, original_start_date, end_date, work_email, location (REMOTE of WORK), employment_type.type (EMPLOYEE of CONTRACTOR) en termination_details.type (onder meer OFFER_DECLINED, RESCIND, RENEGE). Token met alleen de benodigde scopes.
- Exact Online via de REST API met OAuth, per division. hrm/Costcenters met POST (Code en Description verplicht). payroll/Employees alleen GET (Code, BusinessEmail, StartDate, EndDate, Manager in dezelfde division). API-limieten per minuut en per dag per administratie.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Rippling | Veld in Exact Online | Toelichting |
|---|---|---|
legal_entity | Division | Alleen de Nederlandse entiteit |
number | Employees.Code (vergelijking) | Geheel getal, met voorloopnullen als Exact die gebruikt |
user (naam) | Employees.FirstName en LastName (vergelijking) | |
work_email | Employees.BusinessEmail (vergelijking) | |
department | Costcenters.Code | Via een tabel van afdelingen naar kostenplaatsen |
manager | Employees.Manager (vergelijking) | |
start_date, original_start_date en end_date | Employees.StartDate en EndDate (vergelijking) |
Gerelateerd
Carerix → Rippling
Carerix Rippling koppeling: geslaagde match als hire ter beoordeling in Rippling
Greenhouse → Rippling
Greenhouse Rippling koppeling: elke aanname direct als hire ter beoordeling in Rippling
Recruitee → Rippling
Recruitee Rippling koppeling: aangenomen kandidaten klaar om te hiren
Rippling → 4PS Construct
Rippling 4PS Construct koppeling: eigen employees van de bouwentiteit in 4PS, met afdeling als dimensie