Identity en access management
Rippling Google Workspace koppeling: de Google-app van Rippling, en wanneer maatwerk nodig is
Rippling heeft een eigen app voor Google Workspace die bij indiensttreding een Google-account en licentie regelt, groepen bijhoudt op basis van Rippling-gegevens en bij uitdiensttreding de toegang stopt. Voor organisaties waar iedereen in Rippling staat, is die app de koppeling tussen Rippling en Google Workspace; KoppelHet komt erbij voor een tweede HR-bron, overdracht van bestanden bij vertrek of een aantoonbare controle achteraf.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Rippling als HR-platform gebruiken en op Google Workspace werken, laten Rippling meestal zelf de Google-accounts beheren. Dat gaat goed zolang alle medewerkers in Rippling staan. Vragen ontstaan bij een land of dochter die een ander HR-systeem houdt, of als bestanden van vertrekkers bewaard moeten blijven.
- We stellen samen vast of alle medewerkers in Rippling staan en welke regels in Rippling bepalen wie een Google-account krijgt.
- Staat iedereen in Rippling, dan richt de beheerder de Google Workspace-app van Rippling in en bouwt KoppelHet niets dubbel.
- Medewerkers uit een tweede HR-systeem zet KoppelHet in een eigen organisatie-eenheid in Google, buiten het bereik van de Rippling-app.
- Bij vertrek kan KoppelHet de Drive-bestanden overdragen aan de leidinggevende uit Rippling voordat het account wordt verwijderd.
- KoppelHet vergelijkt dagelijks wie in Rippling actief is met wie in Google kan inloggen, en meldt verschillen.
Waar je op let bij Rippling en Google Workspace
- Rippling is reseller van Google Workspace en kan bij een indiensttreding zelf een licentie kopen en toewijzen. KoppelHet raakt licenties voor Rippling-medewerkers daarom niet aan, zodat er niet twee systemen licenties bijbestellen.
- In Rippling bepalen toegangsregels op team, locatie, afdeling of niveau wie een Google-account krijgt, en wanneer. Rippling geeft eigen nieuwe collega's zelf al tien dagen voor de start toegang. Die termijn is per organisatie in te stellen; KoppelHet gebruikt voor een tweede bron dezelfde termijn, zodat beide groepen collega's op dezelfde manier beginnen.
- Rippling beheert Google-groepen met Supergroups, dynamische groepen op basis van afdeling, locatie of diensttijd, en neemt bestaande groepen met hun leden over. Een groep die Rippling beheert, past KoppelHet niet aan; medewerkers uit een tweede bron komen in eigen groepen.
- Bij een beëindiging stopt Rippling volgens Rippling de toegang tot alle gekoppelde diensten. Wat er met Drive-bestanden en mail gebeurt, beschrijft Rippling openbaar niet. Google verwijdert bij het verwijderen van een account ook de bestanden; KoppelHet kan ze eerst met de Data Transfer API overzetten naar de leidinggevende.
- Google rekent een geschorst account af als een actief account. Blijven vertrekkers lang geschorst staan, dan betaal je door. KoppelHet verwijdert het account na de bewaartermijn die jullie kiezen, en een verwijderd account is twintig dagen terug te zetten door een superbeheerder.
- In Rippling is de user de persoon en de worker het dienstverband. Bij een herindiensttreding krijgt dezelfde user een nieuwe worker. KoppelHet gebruikt het user-id als externe sleutel in Google, zodat een terugkerende collega zijn oude account en bestanden terugkrijgt in plaats van een tweede account.
- Een API-token in Rippling hoort bij de persoon die hem maakt en vervalt als die vertrekt of als de token dertig dagen niet is gebruikt. Voor de dagelijkse vergelijking maakt KoppelHet de token aan op een beheeraccount dat niet aan één medewerker hangt.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Moeten we de licenties via Rippling kopen?
Dat is een keuze in Rippling. Heb je al een eigen Google-contract, controleer dan met Rippling hoe de app daarmee omgaat.
Wie beheert de groepen als er twee bronnen zijn?
Rippling beheert zijn eigen groepen; KoppelHet maakt aparte groepen voor de tweede bron. Zo schrijven twee systemen nooit in dezelfde groep.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Standaard via de Google Workspace-app van Rippling (toegangsregels op attributen, instelbare termijn voor toegang voor de start, licenties via Rippling als reseller, groepen en Supergroups onder het tabblad Groups).
- Maatwerk: Rippling lezen via de v2 REST API (rest.ripplingapis.com, /workers met expand user, maximaal 100 per pagina). Google schrijven via de Admin SDK Directory API (users met externalIds, orgUnitPath, suspended; groups en members) en de Data Transfer API voor Drive, met een service account met domain-wide delegation.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Rippling | Veld in Google Workspace | Toelichting |
|---|---|---|
User id | externalIds (type organization) | Niet het worker-id; dat verandert bij herindiensttreding |
Preferred given name, family name | name.givenName, name.familyName | |
Naamgevingsregel | primaryEmail | |
Title | organizations.title | |
Department | organizations.department en groepen | |
Work location | orgUnitPath | |
Manager | relations (type manager) | |
Termination date | suspended en overdracht van bestanden |
Gerelateerd
Carerix → Rippling
Carerix Rippling koppeling: geslaagde match als hire ter beoordeling in Rippling
Greenhouse → Rippling
Greenhouse Rippling koppeling: elke aanname direct als hire ter beoordeling in Rippling
Recruitee → Rippling
Recruitee Rippling koppeling: aangenomen kandidaten klaar om te hiren
Rippling → 4PS Construct
Rippling 4PS Construct koppeling: eigen employees van de bouwentiteit in 4PS, met afdeling als dimensie