HR naar ITSM
Rippling koppelen met Jira Service Management: klanten per entiteit en verzoeken bij in- en uitdienst
Met een koppeling tussen Rippling en Jira Service Management staat elke worker uit Rippling als klant in de IT-servicedesk van Jira, in de organisatie van zijn juridische entiteit, en maakt KoppelHet bij een aanname of vertrek een verzoek aan namens de manager. Na de laatste werkdag trekt KoppelHet de portaltoegang van de vertrekker in.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Rippling voor HR gebruiken en Jira Service Management voor IT, met entiteiten in meerdere landen, laten managers onboardingverzoeken vaak zelf in het portaal indienen. Dat gebeurt laat of niet, en een vertrekker houdt toegang tot het portaal tot iemand eraan denkt.
- KoppelHet leest de worker-wijzigingen in Rippling sinds de vorige ronde en haalt de worker op met manager en entiteit.
- Bestaat de worker nog niet als klant, dan maakt KoppelHet hem aan en zet hem in de organisatie van zijn entiteit.
- Een aanname levert een verzoek van het onboardingtype op, ingediend namens de manager.
- Een verschoven datum of een ingetrokken aanbod wordt een opmerking op het open verzoek.
- Een vertrek levert een offboardingverzoek op; na de laatste werkdag wordt de portaltoegang ingetrokken.
Waar je op let bij Rippling en Jira Service Management
- Rippling geeft bij elke worker de juridische entiteit, en een Jira-servicedesk werkt met organisaties van klanten. KoppelHet maakt per entiteit een organisatie, zodat een IT-team in één land alleen de verzoeken van zijn eigen entiteit ziet.
- Een klant aanmaken vraagt in Jira de globale beheerdersrechten, en portaltoegang intrekken vraagt site-beheer. KoppelHet gebruikt daarom een eigen serviceaccount met precies die rechten, en geen account van een medewerker die kan vertrekken.
- Rippling kent bij een beëindiging aparte waarden voor een afgewezen of ingetrokken aanbod. Komt zo'n beëindiging voor de startdatum binnen, dan zet KoppelHet een opmerking op het open onboardingverzoek in Jira in plaats van een offboardingverzoek te maken.
- Een verzoek namens de manager werkt alleen als die manager klant van de servicedesk is. KoppelHet zoekt de manager uit Rippling op zijn werkadres op en maakt hem eerst als klant aan, zodat hij het verzoek in het portaal ziet en kan aanvullen.
- Rippling meldt een correctie op een ingangsdatum als aparte gebeurtenis. KoppelHet schrijft de nieuwe start- of einddatum als opmerking op het bestaande verzoek, zodat er per aanname en per vertrek één verzoek in Jira blijft.
- Rippling onderscheidt werknemers en contractors. KoppelHet zet dat in een veld van het verzoek, zodat het onboardingtype in Jira voor een contractor een kleiner pakket kan tonen zonder dat er een tweede verzoektype nodig is.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft Jira Service Management een Rippling-app?
We vonden geen app van Rippling of Atlassian voor verzoeken bij in- en uitdienst. KoppelHet gebruikt de API's van beide kanten.
Regelt Rippling de Atlassian-accounts zelf al?
Dat kan via Rippling IT. Dan spreken we af dat Rippling de accounts doet en KoppelHet alleen klanten, organisaties en verzoeken.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Rippling via de REST API op rest.ripplingapis.com met leesscopes (worker-changes.read, workers.read). GET /worker-changes/ gefilterd op applied_on (event_type onder meer HIRE, OFFBOARD, SCHEDULED_OFFBOARD, UNDO en EFFECTIVE_DATE_AMENDMENT); GET /workers met expand op user, manager, legal_entity en employment_type, en termination_details.type. Vraagt de API-SKU en een entitlement voor de Worker Changes API.
- Jira Service Management via /rest/servicedeskapi/: POST customer (email, displayName, fullName; globale beheerdersrechten), organization met users, POST request met serviceDeskId, requestTypeId, requestFieldValues en raiseOnBehalfOf, POST request/{issueIdOrKey}/comment, en PUT customer/user/{accountId}/revoke-portal-only-access (site-beheer).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Rippling | Veld in Jira Service Management | Toelichting |
|---|---|---|
work_email | email van de klant | |
user.name | displayName en fullName | |
legal_entity | Organisatie in de servicedesk | |
manager.work_email | raiseOnBehalfOf (accountId van de manager) | |
start_date | Veld startdatum in requestFieldValues | |
department en title | Velden in requestFieldValues | |
employment_type | Veld soort worker in requestFieldValues | |
end_date | Offboardingverzoek, daarna portaltoegang ingetrokken |
Gerelateerd
Carerix → Rippling
Carerix Rippling koppeling: geslaagde match als hire ter beoordeling in Rippling
Greenhouse → Rippling
Greenhouse Rippling koppeling: elke aanname direct als hire ter beoordeling in Rippling
Recruitee → Rippling
Recruitee Rippling koppeling: aangenomen kandidaten klaar om te hiren
Rippling → 4PS Construct
Rippling 4PS Construct koppeling: eigen employees van de bouwentiteit in 4PS, met afdeling als dimensie