Verlof, verzuim en uren
Rippling Protime koppeling: workers met contract in Protime, afwezigheid terug als goedgekeurd verlof in Rippling
Met een koppeling tussen Rippling en Protime komt elke worker die in Nederland of België klokt automatisch in Protime, met een contract op basis van het werkrooster in Rippling. Afwezigheid die in Protime is goedgekeurd, zet KoppelHet als goedgekeurde verlofaanvraag in Rippling, zodat saldo en verlofkalender in Rippling kloppen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Rippling als HR-systeem gebruiken en in Nederland of België met Protime klokken, zetten nieuwe collega's met de hand in Protime. Verlof wordt bij de klok of in de app van Protime geregeld, maar komt niet in Rippling, waardoor saldo en kalender daar achterlopen.
- HR neemt iemand aan in Rippling, met een werklocatie in Nederland of België en een werkrooster.
- KoppelHet zet de persoon in Protime, met een contract vanaf de startdatum en de afdeling en werklocatie.
- De medewerker vraagt verlof aan in Protime en de leidinggevende keurt het daar goed.
- KoppelHet maakt in Rippling een verlofaanvraag met de status goedgekeurd.
- Verandert of verdwijnt de afwezigheid in Protime, dan annuleert KoppelHet de aanvraag in Rippling en maakt zo nodig een nieuwe.
Terug: Goedgekeurde afwezigheid als verlofaanvraag met status goedgekeurd · Afwijkende uren op de eerste en laatste dag
Waar je op let bij Rippling en Protime
- Protime laat afwezigheid via de API alleen lezen. Rippling neemt een verlofaanvraag aan met de status goedgekeurd, maar alleen van een gebruiker die verlof beheert. KoppelHet werkt daarom met een token van zo'n beheerder; het verlof wordt in Protime aangevraagd en goedgekeurd, en Rippling legt het resultaat vast.
- In Rippling kun je alleen voor de eerste en de laatste dag van een aanvraag afwijkende uren opgeven. Protime meldt per dag een dagdeel en een duur. Valt een korte dag midden in een reeks, dan splitst KoppelHet de afwezigheid in losse aanvragen in Rippling, zodat de uren per dag kloppen.
- Rippling laat een aanvraag die nog in behandeling is bewerken, en een statuswijziging moet in een aparte aanroep. Een verschoven afwezigheid uit Protime is in Rippling al goedgekeurd. KoppelHet zet de oude aanvraag op geannuleerd en maakt een nieuwe met de juiste datums, omdat Rippling geen verwijderfunctie voor verlof heeft.
- Protime belooft geen volgorde bij webhooks en kan een melding twee keer sturen. Elke melding heeft een versiekenmerk dat je kunt vergelijken. KoppelHet verwerkt alleen een nieuwere versie van dezelfde afwezigheid, zodat een late, oude melding geen goedgekeurd verlof in Rippling overschrijft.
- Lukt een webhook van Protime 72 uur niet, dan schakelt Protime hem uit en worden gemiste meldingen ook na het opnieuw aanzetten niet nagestuurd. KoppelHet vergelijkt na zo'n onderbreking alle afwezigheid van de afgelopen periode met de aanvragen in Rippling, en vult aan wat ontbreekt.
- Het werkrooster in Rippling geeft de geplande uren per weekdag. Protime wil bij een contract de uren in minuten, het aantal werkdagen per week en een contractperiode in hele weken. KoppelHet telt de uren en de dagen met uren uit het rooster en maakt een contract met een periode van één week.
- Rippling heeft geen endpoint om verlofbeleid op te vragen, wel een lijst van verlofsoorten. Protime werkt met eigen afwezigheidscodes. KoppelHet legt bij de start een tabel vast van Protime-code naar Rippling-verlofsoort, en meldt een code die er niet in staat in plaats van een gok te boeken.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom verlof aanvragen in Protime en niet in Rippling?
Omdat Protime afwezigheid niet via de API aanneemt. Wie bij de klok verlof regelt, doet dat in Protime; Rippling krijgt het resultaat.
Gaan geklokte uren naar Rippling?
Niet in deze koppeling. Geklokte uren voor de salarisverwerking kunnen later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Rippling via de REST API. Workers via List workers (filter updated_at; number, status, start_date, end_date, department, work_location_id, work_schedule). Verlof terug met POST /leave-requests/ (worker_id, status APPROVED, start_date, end_date, start_date_custom_hours, end_date_custom_hours, leave_type_id) en PATCH /leave-requests/{id} met status CANCELED; scope leave-requests.read-write. Verlofsoorten via List leave types, saldi via List leave balances.
- Protime via de Protime API (v1) met OAuth 2.0 client credentials. POST people met externalReferenceIdentifier, POST contracts (person via @employee-number, from, contractHoursInMinutes en fullTimeEquivalentInMinutes 1 tot 5999, numberOfWorkingDaysPerWeek 0 tot 7, numberOfDaysInContractPeriod 7 tot 364 in veelvouden van 7, kind Contract of Addendum) en de historie voor department en work-location. Afwezigheid via webhooks op absences (changeType InsertOrUpdate of Delete, changeVersion, Authorization HMAC-SHA256, herhaling tot 72 uur).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Rippling | Veld in Protime | Toelichting |
|---|---|---|
number | @employee-number (externe referentie) | Vaste sleutel |
user.name (given_name, family_name) | firstName, lastName | |
start_date en end_date | inServiceDate en outOfServiceDate | |
work_schedule (uren per weekdag) | contractHoursInMinutes en numberOfWorkingDaysPerWeek | |
department | department-history | |
work_location_id | work-location-history | Via een tabel |
Afwezigheidsdefinitie (Protime, terug) | leave_type_id | Via een tabel per afwezigheidscode |
dayPart en durationInMinutes (Protime, terug) | start_date_custom_hours en end_date_custom_hours |
Gerelateerd
Carerix → Rippling
Carerix Rippling koppeling: geslaagde match als hire ter beoordeling in Rippling
Greenhouse → Rippling
Greenhouse Rippling koppeling: elke aanname direct als hire ter beoordeling in Rippling
Recruitee → Rippling
Recruitee Rippling koppeling: aangenomen kandidaten klaar om te hiren
Rippling → 4PS Construct
Rippling 4PS Construct koppeling: eigen employees van de bouwentiteit in 4PS, met afdeling als dimensie