HR naar ITSM
Rippling koppelen met ServiceNow: gebruikers uit Rippling en catalogusverzoeken die meebewegen met geplande wijzigingen
Met een koppeling tussen Rippling en ServiceNow wordt elke worker uit Rippling een gebruiker in ServiceNow, met afdeling, locatie, manager en soort arbeidsrelatie, en bestelt een aanname of geplande offboarding in Rippling het onboarding- of offboardingitem uit de ServiceNow-catalogus. Schuift Rippling een datum op of trekt het een aanbod in, dan past KoppelHet het openstaande verzoek aan in plaats van een nieuw te bestellen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Rippling voor HR gebruiken en ServiceNow voor IT, laten Rippling vaak alleen accounts aanmaken in andere apps. De servicedesk in ServiceNow krijgt dan geen verzoek voor laptop en werkplek, en hoort niet dat een aanbod is ingetrokken of een startdatum is verschoven.
- KoppelHet leest de wijzigingsfeed van Rippling op het moment van opslaan, inclusief wijzigingen die later ingaan.
- Afdelingen en locaties gaan eerst naar ServiceNow, daarna de gebruiker.
- Een aanname binnen de onboardingtermijn bestelt het onboardingitem voor de nieuwe gebruiker.
- Een geplande offboarding bestelt het offboardingitem met de einddatum.
- Een ingetrokken aanbod, teruggedraaide wijziging of verschoven datum wordt een notitie op het openstaande verzoek.
Waar je op let bij Rippling en ServiceNow
- Rippling legt bij elke wijziging vast wanneer die is opgeslagen en wanneer die ingaat. Wie op ingangsdatum filtert, mist wijzigingen die nog moeten ingaan. KoppelHet leest op het moment van opslaan, bestelt het offboardingitem zodra een vertrek is ingepland, en past de gebruiker in ServiceNow pas op de ingangsdatum aan.
- Rippling heeft eigen beëindigingstypes voor een aanbod dat wordt afgewezen, ingetrokken of door de kandidaat teruggedraaid. KoppelHet zet dan een notitie op het openstaande onboardingverzoek in ServiceNow dat de start niet doorgaat, zodat de catalogustaken kunnen worden gesloten.
- Verschuift HR in Rippling de ingangsdatum van een wijziging, dan komt daar een eigen gebeurtenis voor. KoppelHet zet de nieuwe datum op het openstaande verzoek in ServiceNow in plaats van een tweede item te bestellen.
- De wijzigingsfeed van Rippling vraagt de API-SKU en een aparte toegang die via de Technical Account Manager wordt aangezet. Dat regelen we bij de start; zolang het niet aan staat, vergelijkt KoppelHet dagelijks alle workers met ServiceNow.
- Velden waarop de koppeling in Rippling geen leesrecht heeft, staan in de feed als afgeschermd, zonder oude of nieuwe waarde. Een salariswijziging is voor KoppelHet dus wel een gebeurtenis, maar zonder inhoud, en levert in ServiceNow niets op.
- Een worker in Rippling werkt op een werklocatie of op afstand. Voor wie op afstand werkt, maakt KoppelHet een locatie per land in ServiceNow, zodat de catalogustaak voor het versturen van de laptop bij het team voor dat land komt.
- Rippling onderscheidt werknemers en contractors. KoppelHet geeft dat mee als variabele van het catalogusitem, zodat de flow voor een contractor met eigen apparatuur alleen de taken voor accounts en toegang maakt.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Rippling maakt al accounts aan. Waarom nog een koppeling?
Accounts in apps zijn iets anders dan een verzoek voor laptop, werkplek en toegangspas. KoppelHet zorgt dat de servicedesk in ServiceNow die verzoeken krijgt, met de juiste datum, en laat accountbeheer bij Rippling als dat zo is ingericht.
Gaat er salaris naar ServiceNow?
Nee. De koppeling heeft in Rippling geen leesrecht op salaris, dus die waarden ziet KoppelHet niet eens.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Rippling via de REST API op rest.ripplingapis.com met een token met leesscopes (worker-changes.read, workers.read). GET /worker-changes/ gefilterd op applied_on, met event_type HIRE, CHANGE, SCHEDULED_CHANGE, OFFBOARD, SCHEDULED_OFFBOARD, UNDO en EFFECTIVE_DATE_AMENDMENT en per wijziging field_key, display_type (VISIBLE of REDACTED), from_value en to_value. GET /workers (limit maximaal 100, expand op manager, department en employment_type) met status, location en termination_details.type (onder meer OFFER_DECLINED, RESCIND en RENEGE).
- ServiceNow via de Import Set API (insertMultiple met run_after voor cmn_department en cmn_location vóór sys_user, coalesce op employee_number) en de Service Catalog API (POST /api/sn_sc/servicecatalog/items/{sys_id}/order_now met variables en sysparm_requested_for). Notities en datums op een openstaand verzoek via de Table API op sc_req_item; KoppelHet bewaart per worker en gebeurtenis het RITM-nummer.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Rippling | Veld in ServiceNow | Toelichting |
|---|---|---|
id (worker) | employee_number | Coalesce-sleutel |
Naam (user) | first_name en last_name | |
work_email | email | |
title | title | |
department | department (cmn_department) | |
location (WORK met work_location_id, of REMOTE) | location (cmn_location) | REMOTE naar een locatie per land |
manager_id | manager | |
employment_type (EMPLOYEE of CONTRACTOR) | Variabele van het catalogusitem en veld op de gebruiker | |
HIRE, SCHEDULED_OFFBOARD, UNDO, EFFECTIVE_DATE_AMENDMENT | order_now of notitie op sc_req_item |
Gerelateerd
Carerix → Rippling
Carerix Rippling koppeling: geslaagde match als hire ter beoordeling in Rippling
Greenhouse → Rippling
Greenhouse Rippling koppeling: elke aanname direct als hire ter beoordeling in Rippling
Recruitee → Rippling
Recruitee Rippling koppeling: aangenomen kandidaten klaar om te hiren
Rippling → 4PS Construct
Rippling 4PS Construct koppeling: eigen employees van de bouwentiteit in 4PS, met afdeling als dimensie