Leren en certificaten
Rippling StudyTube koppeling: workers, afdelingen en managers uit Rippling in de academy
Met een koppeling tussen Rippling en StudyTube krijgt elke nieuwe worker in Rippling automatisch een StudyTube-account, in het team van zijn afdeling, met zijn manager als teammanager en in zijn eigen taal. Na de einddatum in Rippling verdwijnt het account weer uit StudyTube.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Rippling gebruiken voor HR en StudyTube voor onboarding en verplichte training, zetten nieuwe collega's vaak met een export in de academy. Afdelingen en managers in StudyTube lopen dan achter, en contractors krijgen dezelfde licentie als werknemers.
- KoppelHet haalt nieuwe workerwijzigingen op uit Rippling, op de datum waarop ze zijn opgeslagen.
- Afdelingen worden teams in StudyTube, de bovenliggende eerst.
- Een geaccepteerde worker krijgt een account zonder uitnodiging; op de startdatum stuurt StudyTube de uitnodiging.
- De manager uit Rippling wordt teammanager van het team van de worker.
- Na de einddatum verwijdert KoppelHet het account.
Waar je op let bij Rippling en StudyTube
- Rippling stuurt webhooks alleen voor eigen objecten, niet voor workers. KoppelHet leest daarom de feed met workerwijzigingen, en filtert op de datum waarop een wijziging is opgeslagen. Filteren op de ingangsdatum zou een vertrek dat pas over een maand ingaat missen.
- De feed met workerwijzigingen is een apart recht dat de technical account manager van Rippling aanzet. Hebben jullie dat recht niet, dan vergelijkt KoppelHet elke dag alle workers met StudyTube, in pagina's van hoogstens honderd.
- Rippling scheidt de worker, het dienstverband met afdeling en manager, van de user, de persoon met naam en taalinstelling. KoppelHet haalt de user mee bij het ophalen van de worker, zodat een collega de academy opent in de taal die hij in Rippling heeft gekozen.
- Een worker in Rippling doorloopt de statussen INIT, HIRED, ACCEPTED, ACTIVE en TERMINATED. KoppelHet maakt het StudyTube-account aan bij ACCEPTED zonder uitnodiging, en laat StudyTube de uitnodiging pas bij ACTIVE sturen, zodat iemand die zijn aanbod intrekt geen mail van de academy krijgt.
- Rippling kent CONTRACTOR en EMPLOYEE als soort dienstverband, en daarnaast PEO, EOR en COR. Per soort spreken we af of StudyTube een contentlicentie toekent; een contractor kan zo de verplichte beveiligingstraining volgen zonder een volledige licentie.
- Afdelingen in Rippling hebben een bovenliggende afdeling en een hiërarchie. StudyTube maakt een onderliggend team alleen onder een bestaand team. KoppelHet stuurt de afdelingen daarom van boven naar beneden, met het Rippling-ID als external_id, zodat een hernoemde afdeling hetzelfde team blijft.
- Rippling verbergt velden waarvoor het token geen rechten heeft en meldt ze als afgeschermd. KoppelHet vraagt alleen de scopes voor workers, users en afdelingen, en leest een afgeschermd managerveld niet als een lege manager, zodat een rechtenprobleem geen teammanagers weghaalt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet direct bij elke wijziging?
Rippling heeft geen webhooks voor workers. Elk uur de wijzigingen ophalen is voor onboarding ruim op tijd, omdat aannames meestal vooruit worden vastgelegd.
Komen certificaten terug in Rippling?
Niet in de eerste versie. Rippling heeft eigen velden die via de API te vullen zijn; het laatste certificaat daarin zetten kan later als uitbreiding.
Gebruiken jullie Rippling Learning?
Deze koppeling gaat ervan uit dat StudyTube jullie leerplatform is. Draait ook Rippling Learning, dan spreken we af welke trainingen waar staan.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Rippling REST API v2 op https://rest.ripplingapis.com met een API-token: GET /workers (limit tot 100, cursor, filter op status en updated_at, expand user, manager, department, employment_type), GET /worker-changes met filter op applied_on (scope worker-changes.read, apart recht), GET /departments (parent_id, department_hierarchy). Webhooks alleen voor custom objects.
- StudyTube Academy API v2 met OAuth 2.0 client credentials (scope write): POST /api/v2/users op uid (language, assign_licence, send_invite), POST /api/v2/users/{id}/reinvite, academy-teams/bulk/upsert tot 500 teams met parent, academy-teams/managers/sync en DELETE /api/v2/users/{id}.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Rippling | Veld in StudyTube | Toelichting |
|---|---|---|
worker id | uid | Ondoorzichtig ID van Rippling, vast per worker |
user.name (voornaam, achternaam) | first_name en last_name | |
work_email | email | |
title | company_role | |
user.locale | language | |
department (met parent_id) | Team met external_id en parent | |
manager | Teammanager | |
employment_type CONTRACTOR of EMPLOYEE | assign_licence ja of nee | |
status ACCEPTED, ACTIVE, TERMINATED | Aanmaken, uitnodigen, verwijderen |
Gerelateerd
Carerix → Rippling
Carerix Rippling koppeling: geslaagde match als hire ter beoordeling in Rippling
Greenhouse → Rippling
Greenhouse Rippling koppeling: elke aanname direct als hire ter beoordeling in Rippling
Recruitee → Rippling
Recruitee Rippling koppeling: aangenomen kandidaten klaar om te hiren
Rippling → 4PS Construct
Rippling 4PS Construct koppeling: eigen employees van de bouwentiteit in 4PS, met afdeling als dimensie