HR naar ITSM
Rippling TOPdesk koppeling: personen, vestigingen en meldingen uit de wijzigingsfeed van Rippling
Met een koppeling tussen Rippling en TOPdesk staat elke worker uit Rippling als persoon in TOPdesk, met afdeling, vestiging en leidinggevende, en maakt elke aanname, wijziging en uitdiensttreding een melding of wijziging aan voor de juiste behandelaarsgroep. KoppelHet leest de wijzigingsfeed van Rippling, dus ook een overstap die pas volgende maand ingaat staat op tijd bij de servicedesk.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR, apparaten en uitgaven in Rippling beheren en een Nederlandse servicedesk in TOPdesk hebben, merken dat TOPdesk achterloopt. Zonder koppeling staat een nieuwe collega met een getekend aanbod weken in Rippling voordat iemand de servicedesk mailt, en levert een ingetrokken aanbod soms toch een bestelde laptop op.
- HR maakt de nieuwe worker aan in Rippling; die doorloopt het aanbod en wordt aangenomen.
- KoppelHet ziet de aanname in de wijzigingsfeed, haalt de worker op en zet de persoon in TOPdesk met afdeling, vestiging en leidinggevende.
- Binnen de afgesproken termijn voor de startdatum komt een onboardingmelding of een wijziging uit jullie sjabloon, op naam van de nieuwe collega.
- Een andere afdeling, functie of leidinggevende levert een wijzigingsmelding op, op de ingangsdatum die Rippling meegeeft.
- Een geplande offboarding geeft een week voor de laatste werkdag een offboardingmelding. Na die dag archiveert KoppelHet de persoon.
Waar je op let bij Rippling en TOPdesk
- Rippling legt bij elke wijziging twee momenten vast, wanneer die is opgeslagen en wanneer die ingaat. KoppelHet vraagt wijzigingen op het moment van opslaan op. Zo ziet de servicedesk ook een promotie of afdelingswissel die pas volgende maand ingaat, terwijl de persoon in TOPdesk pas op de ingangsdatum verandert.
- Een worker-id in Rippling is een lange reeks letters en cijfers, terwijl TOPdesk maximaal 20 tekens toestaat in het personeelsnummer. KoppelHet zet daarom het workernummer van Rippling in het personeelsnummer en bewaart het id in een vrij veld.
- Rippling kent een eigen beëindigingstype voor een aanbod dat wordt afgewezen of ingetrokken voor de start. KoppelHet zet dan de openstaande onboardingmelding in TOPdesk stil met een notitie, zodat er geen laptop wordt verstuurd naar iemand die niet komt.
- Een worker in Rippling werkt op een werklocatie of op afstand. Voor wie op afstand werkt, is er geen adres om een vestiging van te maken. KoppelHet hangt die collega's aan een vestiging per land, zodat de onboardingwijziging laat zien welk team de laptop verstuurt.
- Rippling kan een wijziging ongedaan maken met een eigen soort gebeurtenis. Wordt een afdelingswissel teruggedraaid, dan zet KoppelHet de persoon in TOPdesk terug en maakt geen tweede wijzigingsmelding.
- Velden waarvoor de koppeling in Rippling geen leesrecht heeft, komen als afgeschermd terug, zonder waarde. Een wijziging van salaris ziet KoppelHet daardoor wel als gebeurtenis, maar de inhoud nooit, en zo'n wijziging levert in TOPdesk niets op.
- Rippling stuurt meldingen over medewerkers alleen naar apps in de eigen App Shop. Voor een klantkoppeling vraagt KoppelHet de wijzigingsfeed daarom elke paar minuten op, en vergelijkt elke dag alle actieve workers met TOPdesk, zodat een gemiste wijziging niet blijft hangen.
- Rippling onderscheidt werknemers en contractors. De soort arbeidsrelatie gaat mee naar TOPdesk, zodat een contractor met een eigen laptop een onboardingmelding krijgt voor alleen accounts en toegang.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Rippling beheert zelf ook apparaten. Waarom dan nog TOPdesk?
Als facilitair en IT in TOPdesk werken, hoort het werk daar te komen. De koppeling zorgt dat TOPdesk dezelfde mensen kent als Rippling. Welk systeem de apparaten beheert, spreken we bij de start af.
Hebben we een speciaal Rippling-abonnement nodig?
Voor de API is de API-SKU van Rippling nodig, en voor de wijzigingsfeed een aparte vrijgave die jullie Technical Account Manager regelt. Dat checken we in de intake.
Komen alle landen in TOPdesk?
Alleen de workers die deze servicedesk bedient, bijvoorbeeld het Nederlandse kantoor en wie vanuit Nederland op afstand werkt. De rest negeert de koppeling.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Rippling wordt gelezen via de v2 REST API op rest.ripplingapis.com met een API-token met alleen leesscopes (workers.read, worker-changes.read). GET /worker-changes/ gefilterd op applied_on, met event_type HIRE, CHANGE, SCHEDULED_CHANGE, OFFBOARD, SCHEDULED_OFFBOARD, UNDO en EFFECTIVE_DATE_AMENDMENT en per wijziging field_key, from_value en to_value (REDACTED zonder leesrecht). De Worker Changes API vraagt de Rippling API-SKU en een entitlement via de Technical Account Manager.
- Workers via GET /workers met expand op user, manager, department en employment_type (maximaal 100 per pagina, cursor). Velden onder meer number, work_email, title, status (INIT, HIRED, ACCEPTED, ACTIVE, TERMINATED), start_date, end_date, location (REMOTE of WORK met work_location_id), employment_type (EMPLOYEE of CONTRACTOR) en termination_details.type (onder meer OFFER_DECLINED, RESCIND en RENEGE). Versie vast via de header Rippling-Api-Version.
- Naar TOPdesk via de TOPdesk REST API met een applicatiewachtwoord van een operator: personen en vestigingen via Supporting Files (employeeNumber maximaal 20 tekens, archiveren met reden), meldingen met POST /tas/api/incidents (callerLookup, briefDescription, request, operatorGroup, targetDate, externalNumber) of wijzigingen met POST /tas/api/operatorChanges vanuit een sjabloon (template, requester). KoppelHet bewaart per worker welke melding er al is, per aanname en per einddatum.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Rippling | Veld in TOPdesk | Toelichting |
|---|---|---|
number (workernummer) | employeeNumber | Het Rippling-id zelf is te lang voor dit veld |
id (worker) | Vrij veld bij de persoon | Vaste sleutel voor het terugvinden |
Voornaam en achternaam (user) | firstName en surName | |
work_email | email | |
title | jobTitle | |
department | department | |
location (WORK met work_location_id, of REMOTE) | branch | Een werklocatie wordt een vestiging; op afstand naar een vestiging per land |
manager_id | manager | |
employment_type (EMPLOYEE of CONTRACTOR) | Vrij veld soort arbeidsrelatie | |
start_date en end_date | hireDate en employmentTerminationDate (contract) | |
HIRE, CHANGE of SCHEDULED_OFFBOARD | Melding (incidents) of wijziging uit sjabloon (operatorChanges) | |
Gesynchroniseerde persoon | callerLookup of requester | De melding staat op naam van de worker |
effective_on van de wijziging | targetDate en briefDescription |
Gerelateerd
Carerix → Rippling
Carerix Rippling koppeling: geslaagde match als hire ter beoordeling in Rippling
Greenhouse → Rippling
Greenhouse Rippling koppeling: elke aanname direct als hire ter beoordeling in Rippling
Recruitee → Rippling
Recruitee Rippling koppeling: aangenomen kandidaten klaar om te hiren
Rippling → 4PS Construct
Rippling 4PS Construct koppeling: eigen employees van de bouwentiteit in 4PS, met afdeling als dimensie