Identity en access management
Sage People koppelen met Active Directory: domeinaccounts voor het Nederlandse kantoor
Met een koppeling tussen Sage People en Active Directory krijgt een nieuwe team member van het Nederlandse kantoor een domeinaccount in de juiste OU, met afdeling, functie en leidinggevende, en krijgt het account de einddatum van het employment record als vervaldatum. Een klein programma van KoppelHet in jullie domein voert de wijzigingen uit via een uitgaande verbinding.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in Sage People voeren en lokaal een eigen Active Directory hebben, bijvoorbeeld voor werkstations en een bestandsserver, laten IT accounts aanmaken op basis van een mail. Na een vertrek blijft het account soms maanden actief.
- HR legt een nieuwe team member vast in Sage People, met employment record en startdatum.
- KoppelHet haalt de gewijzigde team members en employment records van het Nederlandse kantoor op.
- Het programma in het domein maakt het account aan in de OU van de afdeling, met functie en leidinggevende.
- Een einddatum op het employment record wordt meteen de vervaldatum van het account.
- Na de laatste werkdag schakelt KoppelHet het account uit en verplaatst het naar een OU voor vertrekkers.
Waar je op let bij Sage People en Active Directory
- Sage People bewaart de persoon en het dienstverband als aparte records. Een einddatum staat op het employment record; KoppelHet kijkt naar wijzigingen in beide, en zet de einddatum direct als vervaldatum, zodat het account ook stopt als het programma die dag niet draait.
- Een team member kan na een terugkeer een nieuw employment record krijgen. KoppelHet schakelt het oude domeinaccount dan weer in en verplaatst het terug, in plaats van een tweede account met een nieuw volgnummer te maken.
- Het platform van KoppelHet leest Sage People in de cloud; het programma in het domein haalt alleen opdrachten op via een uitgaande verbinding. Het domein heeft geen toegang tot Salesforce nodig, en er gaat niets open in de firewall.
- De permission set van de API-gebruiker in Sage People bepaalt wat de koppeling ziet. Is de leidinggevende leeg, dan ontbreekt meestal dat recht, en dat meldt KoppelHet in plaats van de leidinggevende in het domein te wissen.
- Sage People wordt vaak voor alle landen gebruikt, terwijl dit domein alleen het Nederlandse kantoor bedient. KoppelHet neemt alleen de team members van de Nederlandse entiteit mee.
- Afdelingen zijn in Sage People vrij te benoemen per land. Per Nederlandse afdeling leggen we de OU en de groepen vast, zodat de tekenafdeling toegang krijgt tot de projectmappen en de backoffice niet.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Moet er iets open in de firewall?
Nee. Het programma in het domein maakt alleen een uitgaande verbinding naar het platform van KoppelHet.
Werkt dit ook met Entra ID?
Ja, Sage People koppelen we ook direct met Entra ID.
Wat moeten we in Sage People regelen?
Een aparte API-gebruiker met leesrechten op de afgesproken velden, en een app waarmee de koppeling zich aanmeldt.
Wat is achteraf terug te zien voor een audit?
Elke actie van de koppeling staat in de auditlogging van het KoppelHet-platform. KoppelHet werkt met een ISO 27001-gecertificeerd managementsysteem.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Sage People wordt gelezen via de Salesforce API met SOQL op fHCM2__Team_Member__c en fHCM2__Employment__c, gefilterd op de wijzigingsdatum van beide objecten. Aanmelden via een External Client App met OAuth 2.0 client credentials en een API-gebruiker met een Salesforce Integration-licentie en een permission set met alleen leesrechten.
- Een KoppelHet-agent op een Windows-server in het domein schrijft employeeID (maximaal 16 tekens), employeeNumber, sAMAccountName (maximaal 20 tekens), userPrincipalName, givenName, sn, displayName, title, department, manager en accountExpires, en verplaatst accounts tussen OU's.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Sage People | Veld in Active Directory | Toelichting |
|---|---|---|
Employee Number (team member) | employeeID | Vaste sleutel; maximaal 16 tekens |
Salesforce-id van het employment record | employeeNumber | Welk dienstverband het account bepaalt |
Naamgevingsregel | sAMAccountName en userPrincipalName | sAMAccountName maximaal 20 tekens |
First Name en Last Name | givenName, sn en displayName | |
Department | department en OU | |
Job Title | title | |
Manager (team member) | manager | |
End Date (employment) | accountExpires |
Gerelateerd
Sage People → ADP iHCM
Sage People ADP iHCM koppeling: salarisrecords, bonussen en vertrek van de Nederlandse payrollcompany naar ADP
Sage People → AFAS Profit
Sage People koppelen met AFAS: Nederlandse medewerkers en salarissen uit Sage People in AFAS Profit
ASSage People → Arbodienst (SIVI)
Sage People koppelen met de arbodienst via SIVI: absence records als verzuimmelding
Sage People → DATEV
Sage People DATEV koppeling: Duitse loonmutaties uit Sage People naar DATEV