Payroll koppeling
Sage People koppelen met AFAS: Nederlandse medewerkers en salarissen uit Sage People in AFAS Profit
Met een koppeling tussen Sage People en AFAS Profit komen team members met een Nederlandse payroll company als medewerker met contract en salaris in AFAS, en gaan salarisrecords en einddatums uit Sage People met hun startdatum mee. De salarisadministratie vult alleen cao-inschaling en loonheffingsgegevens aan; loonstroken uit AFAS kunnen terug naar Sage People.
Wat de koppeling doet
Internationale werkgevers die Sage People voor HR in alle landen gebruiken en de Nederlandse salarissen in AFAS Profit draaien, zetten nieuwe collega's met de hand over. Salarisaanpassingen die met terugwerkende kracht in Sage People komen, worden gemist, en medewerkers zoeken hun loonstrook tevergeefs in Sage People.
- KoppelHet leest in Sage People de team members met een Nederlandse payroll company en hun employment record.
- Een nieuwe team member komt in AFAS als medewerker met contract, rooster en salaris. De salarisadministratie vult cao-schaal en loonheffingsgegevens aan.
- Een nieuw salarisrecord gaat met zijn startdatum naar AFAS, ook als die in het verleden ligt.
- Een einddatum op het employment record sluit het contract in AFAS af.
- Na de run kunnen de loonstroken uit AFAS als pdf terug naar Sage People, waar medewerkers ze zien.
Terug: Loonstroken als pdf met het Sage People-personeelsnummer, als jullie dat willen
Waar je op let bij Sage People en AFAS Profit
- Sage People koppelt een medewerker via de payroll company aan een salarisverwerker. KoppelHet gebruikt dat veld om alleen de Nederlandse medewerkers naar AFAS te sturen, en om per payroll company de juiste werkgever in AFAS te kiezen.
- Een salarisrecord in Sage People heeft een bedrag, een vermenigvuldiger naar jaarbasis en een periode zoals jaar, maand of uur. AFAS wil weten of het een vast salaris, uurloon of schaalsalaris is; KoppelHet leidt dat af uit de periode en rekent het bedrag om.
- In Sage People kan de startdatum van een salaris vóór de toekenningsdatum liggen, als een verhoging met terugwerkende kracht is afgesproken. KoppelHet gebruikt de startdatum, zodat AFAS het verschil over de afgelopen maanden verrekent.
- Wat de koppeling in Sage People ziet, bepaalt de permission set van een aparte API-gebruiker, met alleen leesrechten per veld. Een leeg veld in AFAS is daarom meestal een ontbrekend recht in Sage People, en dat meldt KoppelHet zo.
- Sage People kan loonstroken van een externe salarisverwerker ontvangen als losse pdf per medewerker met een lijst waarin het Sage People-personeelsnummer staat. KoppelHet kan de loonstroken uit AFAS zo aanleveren, zodat medewerkers ze in Sage People zien.
- Sage People kent geen cao-schaal en trede voor Nederland. Bij een schaalsalaris levert KoppelHet het bedrag uit Sage People aan, en kiest de salarisadministratie schaal en trede in AFAS.
- Een salarisrecord in Sage People kan in een andere valuta staan dan de euro. Dan spreken we vooraf af welk bedrag voor Nederland geldt, want een wisselkoers hoort niet in de salarisverwerking.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen onze Nederlandse medewerkers hun loonstrook in Sage People zien?
Ja, als jullie de terugweg laten inrichten. Dan komen de loonstroken uit AFAS na de run als pdf bij de juiste medewerker in Sage People.
Wat als het hoofdkantoor een salaris met terugwerkende kracht aanpast?
Het nieuwe salarisrecord gaat met zijn startdatum naar AFAS. AFAS verrekent het verschil in de eerstvolgende run.
Wat moeten we in Sage People regelen?
Een aparte API-gebruiker met leesrechten op de velden die we afspreken, en een app waarmee de koppeling zich aanmeldt. Jullie Salesforce- of Sage People-beheerder doet dat eenmalig.
We hebben al een integratieplatform. Past dit daarnaast?
Ja. Deze koppeling draait op het platform van KoppelHet en vraagt niets van jullie bestaande integratieplatform. Elke actie staat in de auditlogging, zodat beheer en audit weten wat er is gebeurd.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Sage People wordt gelezen via de Salesforce API met SOQL op onder meer fHCM2__Team_Member__c, fHCM2__Employment__c en het Salary-object (Amount, Annual Multiplier, Period, Currency, Start Date, Award Date, Active). Toegang via een External Client App met OAuth 2.0 client credentials en een API-gebruiker met een Salesforce Integration-licentie, het profiel Minimum Access – API Only Integrations en een permission set met alleen leesrechten.
- Loonstroken terug via inbound Payflow - één pdf per loonstrook plus een csv-bestand met het Sage People Employee Number, op het SFTP-platform van Sage People; geen zip-bestanden.
- Naar AFAS schrijven we via de UpdateConnector KnEmployee, met AfasContract, AfasTimeTable en AfasSalary.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Sage People | Veld in AFAS Profit | Toelichting |
|---|---|---|
Employee Number (team member) | Medewerker (EmId) of vrij veld | Vaste sleutel; ook nodig voor de loonstroken terug |
First Name en Last Name | Voornaam (FiNm), voorvoegsel (Is) en achternaam (LaNm) | Voorvoegsel afsplitsen |
Payroll Company | Werkgever in AFAS | Bepaalt ook wie wel en niet naar AFAS gaat |
Start Date (employment) | Begindatum contract (DaBe) | |
End Date (employment) | Einddatum contract (DaEn) | |
Salary: Amount, Annual Multiplier, Period | Salaris (EmSa) en soort salaris | Omgerekend naar maandbedrag |
Salary: Start Date | Ingangsdatum salaris | |
Uren per week (employment record) | Aantal uren per week (HrWk) | |
Department | Organisatorische eenheid | Via een vertaaltabel |
Gerelateerd
Sage People → Active Directory
Sage People koppelen met Active Directory: domeinaccounts voor het Nederlandse kantoor
Sage People → ADP iHCM
Sage People ADP iHCM koppeling: salarisrecords, bonussen en vertrek van de Nederlandse payrollcompany naar ADP
ASSage People → Arbodienst (SIVI)
Sage People koppelen met de arbodienst via SIVI: absence records als verzuimmelding
Sage People → DATEV
Sage People DATEV koppeling: Duitse loonmutaties uit Sage People naar DATEV