Identity en access management
Visma Peple Entra ID koppeling: Microsoft-accounts vanuit Peple HRM & Payroll
Met een koppeling tussen Visma Peple en Microsoft Entra ID krijgt elke nieuwe medewerker uit Peple automatisch een Microsoft-account, met afdeling, functie, leidinggevende en de juiste groepen. Na de einddatum van het laatste contract in Peple wordt de aanmelding geblokkeerd.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR en salaris in Peple vastleggen en met Microsoft 365 werken, maken accounts vaak met de hand aan op basis van een mail van HR. Iemand met een tijdelijk contract of een tweede contract bij een andere eenheid valt dan buiten beeld, en accounts van vertrekkers blijven open.
- De organisatie geeft KoppelHet via Visma toegang tot de Reporting API van Peple, alleen voor medewerkers, contracten, organisatie-eenheden en gebruikers.
- KoppelHet vraagt meerdere keren per dag de wijzigingen sinds de vorige ronde op en bepaalt per medewerker het hoofdcontract.
- Voor een nieuwe medewerker staat het Microsoft-account klaar voor de startdatum, met afdeling, functie en leidinggevende.
- De medewerker komt in de groepen van zijn organisatie-eenheid en functie en krijgt via een groep zijn licentie.
- Na de einddatum van het laatste contract blokkeert KoppelHet de aanmelding; verwijderen volgt na de afgesproken termijn.
Waar je op let bij Visma Peple en Microsoft Entra ID
- De Reporting API van Peple is gebouwd voor het bijhouden van wijzigingen, niet voor losse opvragingen. Een export is een opdracht die Peple op de achtergrond uitvoert, waarna KoppelHet het resultaat ophaalt. Een nieuw account staat daarom binnen enkele uren in Entra ID, niet binnen een minuut.
- Peple staat per onderdeel maar twee volledige exports per dag toe. KoppelHet doet de eerste vulling volledig en vraagt daarna alleen wat sinds de vorige ronde is veranderd, zodat er ruimte blijft voor een volledige controle als het nodig is.
- Na een wijziging op bedrijfsniveau geeft Peple soms alle medewerkers van dat bedrijf als gewijzigd terug. KoppelHet vergelijkt elk veld met wat al in Entra ID staat en schrijft alleen echte verschillen, zodat de auditlog van Microsoft niet volloopt.
- In Peple staan organisatie-eenheid, functie en leidinggevende bij het contract, en een medewerker kan meer dan één contract hebben. KoppelHet kiest per medewerker het hoofdcontract voor afdeling en functie, en blokkeert het account pas na de einddatum van het laatste contract.
- De leidinggevende staat bij een contract als gebruikers-ID van Peple, niet als personeelsnummer. KoppelHet zoekt via het gebruikersoverzicht van Peple welke medewerker daarbij hoort en koppelt dan het Microsoft-account van die medewerker als manager.
- Het zakelijke e-mailadres valt in Peple onder de gewone medewerkergegevens, maar privéadressen, telefoonnummers en BSN vragen aparte rechten. KoppelHet vraagt die extra rechten niet aan, dus die gegevens bereiken de koppeling niet.
- Wordt een contract of medewerker in Peple verwijderd, dan levert de Reporting API een lege regel met alleen de sleutels. KoppelHet herkent zo'n regel en behandelt hem als een vervallen contract, in plaats van de lege waarden naar Entra ID te schrijven.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet de IAM API van Peple?
Die API beheert gebruikers in Visma.net zelf, bijvoorbeeld wie in Peple mag inloggen. Voor accounts in Microsoft heeft KoppelHet de medewerker- en contractgegevens nodig, en die komen uit de Reporting API.
Hoe snel staat een nieuwe medewerker in Entra ID?
Binnen enkele uren na invoer in Peple. Omdat HR een contract meestal ruim voor de startdatum invoert, is het account op tijd klaar.
Ziet de koppeling salarisgegevens?
Nee. Met de fields-parameter vraagt KoppelHet alleen de velden op die Entra ID nodig heeft; salaris- en belastingvelden blijven weg.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Peple wordt gelezen via de Visma.net HRM & Payroll Reporting API met Visma Connect (client credentials, per tenant) en de scopes hrmanalytics:nlhrm:exportemployees, exportcontracts, exportorganizationunits en exportusers. Exports via POST /v1/command/nl/hrm/{employees, contracts, organization/units, users} en ophalen via GET /v1/query/nl/hrm/.../{jobId}; incrementeel met changeTimestampAfter en changeTimestampBefore, beperkt met de fields-parameter. Twee volledige exports per endpoint per tenant per 24 uur; ghost records bij verwijderingen; 503 met Retry-After tijdens onderhoud.
- Naar Entra ID schrijven we via Microsoft Graph (user) met employeeId (maximaal 16 tekens), givenName, surname, displayName, userPrincipalName, mail, jobTitle, department, companyName, manager, usageLocation, employeeHireDate, employeeLeaveDateTime (vraagt User-LifeCycleInfo) en accountEnabled.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Peple | Veld in Microsoft Entra ID | Toelichting |
|---|---|---|
employeeid | employeeId | Maximaal 16 tekens |
nickname (roepnaam) | givenName | |
Achternaam volgens nameusage | surname en displayName | Geboortenaam, partnernaam of combinatie |
businessemailaddress of naamgevingsregel | userPrincipalName en mail | |
functionname van het hoofdcontract | jobTitle | |
orgunitname van het hoofdcontract | department | |
companyname | companyName | |
manageruserid via het gebruikersoverzicht | manager | |
startdate van het eerste contract | employeeHireDate | |
enddate van het laatste contract | employeeLeaveDateTime en accountEnabled |
Gerelateerd
Visma Peple → Active Directory
Visma Peple Active Directory koppeling: accounts vanuit Peple HRM & Payroll
ASVisma Peple → Arbodienst (SIVI)
Visma Peple arbodienst koppeling via SIVI: ziek- en herstelmeldingen uit Peple naar de arbodienst
Visma Peple → Exact Online
Visma Peple Exact Online koppeling: kostenplaatsen klaar in Exact en medewerkerswijzigingen op een werklijst
Visma Peple → Freshservice
Visma Peple koppelen met Freshservice: aanvragers per contract en verzoeken bij in- en uitdienst