HR naar ERP
Visma Peple Exact Online koppeling: kostenplaatsen klaar in Exact en medewerkerswijzigingen op een werklijst
Met een koppeling tussen Visma Peple en Exact Online maakt KoppelHet elke kostenplaats uit Peple automatisch aan in de juiste Exact-administratie, en komen nieuwe medewerkers, vertrekkers en een andere afdeling of kostenplaats uit Peple met hun ingangsdatum op een werklijst voor de Exact-beheerder. Medewerkers zelf zet KoppelHet niet in Exact, omdat Exact Online die via de API alleen laat lezen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR en salaris in Visma Peple voeren en hun boekhouding in Exact Online, houden kostenplaatsen en medewerkers in Exact met de hand bij. Een nieuwe kostenplaats in Peple bestaat dan nog niet in Exact, en een overplaatsing in Peple blijft in Exact op de oude afdeling staan.
- KoppelHet leest de kostenplaatsen van elk Peple-onderdeel en maakt ontbrekende codes aan in de Exact-administratie die erbij hoort.
- Een paar keer per dag start KoppelHet exports van contracten en afdelingshistorie met alleen de wijzigingen sinds de vorige ronde.
- Verschillen met de medewerkers in Exact komen op de werklijst, met de ingangsdatum uit Peple.
- Na de aanpassing in Exact verdwijnt de regel bij de volgende vergelijking.
Waar je op let bij Visma Peple en Exact Online
- Exact Online laat via de API geen medewerkers of afdelingen schrijven, maar wel kostenplaatsen. Peple levert zijn kostenplaatsen als aparte metadata-export. KoppelHet maakt elke ontbrekende code in Exact aan voordat een medewerker er op de werklijst mee verschijnt, zodat de beheerder hem direct kan kiezen.
- Peple heeft een aparte export van de afdelingshistorie per contract, met organisatie-eenheid, kostenplaats en begin- en einddatum. Exact legt de organisatie van een dienstverband ook met een begindatum vast. KoppelHet zet die datum op de werklijst, zodat een overplaatsing in Exact per dezelfde dag ingaat als in Peple.
- In Peple kan een medewerker meerdere contracten en subcontracten hebben, terwijl Exact één medewerkerskaart per persoon kent. KoppelHet vergelijkt per medewerker, met de vroegste begindatum en de laatste einddatum van alle contracten, en meldt een vertrek pas als het laatste contract stopt.
- De Reporting API van Peple staat per endpoint twee volledige exports per dag toe. KoppelHet gebruikt er één voor de nachtelijke vergelijking met Exact en vraagt overdag alleen wijzigingen op, zodat er een volledige export over blijft voor een herstel na een storing.
- De leidinggevende staat in Peple als gebruikers-ID bij het contract. Exact accepteert als manager alleen een medewerker uit dezelfde administratie. KoppelHet zoekt via de gebruikersexport van Peple wie dat is, en zet een leidinggevende uit een ander Peple-onderdeel als opmerking op de werklijst.
- Verwijdert HR een contract in Peple, dan levert de export een lege regel met alleen de sleutels. KoppelHet behandelt zo'n regel als vervallen contract en zet hem niet als vertrek op de werklijst, want in Exact moet dan meestal een verkeerd ingevoerde regel weg en geen einddatum komen.
- Elk Peple-onderdeel heeft een eigen organisatie-ID, en Exact werkt per administratie met eigen API-limieten. KoppelHet koppelt elk onderdeel aan één administratie en leest Exact per administratie in één keer per vergelijking.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom zet KoppelHet de medewerker niet zelf in Exact?
De REST API van Exact Online laat medewerkers en dienstverbanden alleen lezen. Kostenplaatsen kunnen wel; die zet KoppelHet klaar, de rest gaat via de werklijst.
Gaan salarisgegevens uit Peple naar Exact?
Niet met deze koppeling. Het loonjournaal naar Exact is een aparte stroom die later als uitbreiding kan.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Peple via de Visma.net HRM & Payroll Reporting API met Visma Connect - exports via POST /v1/command/nl/hrm/contracts, /contracts/department-histories (scope exportdepartmenthistory), /users en /metadata/costcenters, resultaat via GET /v1/query/nl/hrm/.../{jobId} als CSV; incrementeel met changeTimestampAfter. Twee volledige exports per endpoint per tenant per 24 uur; lege regels bij verwijderingen.
- Exact Online via de REST API met OAuth 2.0, per division. hrm/Costcenters met GET, POST en PUT (scope Financial costcenters); payroll/Employees, payroll/Employments en payroll/EmploymentOrganizations (DepartmentCode, CostCenter, JobTitleCode, StartDate) alleen GET. Manager moet in dezelfde division zitten en geen ondergeschikte zijn.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Peple | Veld in Exact Online | Toelichting |
|---|---|---|
odporgid (Peple-onderdeel) | Division | Vaste tabel per onderdeel |
Metadata costcenters | hrm/Costcenters (Code, Description) | Wordt aangemaakt |
employeeid | Employees.Code (vergelijking) | |
contract startdate en enddate | Employments.StartDate en EndDate (vergelijking) | |
department-histories: orgunit met startdate | EmploymentOrganizations.DepartmentCode (vergelijking) | |
department-histories: costcenter | EmploymentOrganizations.CostCenter (vergelijking) | |
manageruserid via de users-export | Employees.Manager (vergelijking) |
Gerelateerd
Visma Peple → Active Directory
Visma Peple Active Directory koppeling: accounts vanuit Peple HRM & Payroll
ASVisma Peple → Arbodienst (SIVI)
Visma Peple arbodienst koppeling via SIVI: ziek- en herstelmeldingen uit Peple naar de arbodienst
Visma Peple → Microsoft Entra ID
Visma Peple Entra ID koppeling: Microsoft-accounts vanuit Peple HRM & Payroll
Visma Peple → Freshservice
Visma Peple koppelen met Freshservice: aanvragers per contract en verzoeken bij in- en uitdienst