HR naar ITSM
Peple TOPdesk koppeling: personen en afdelingen uit Visma Peple in TOPdesk, met meldingen bij in- en uitdienst
Met een koppeling tussen Visma Peple (Visma.net HRM & Payroll) en TOPdesk staat elke medewerker uit Peple als persoon in TOPdesk, met de afdeling, functie en leidinggevende van zijn hoofdcontract, en maakt KoppelHet bij een nieuw contract, overplaatsing of het einde van het laatste contract een melding of wijziging voor de juiste behandelaarsgroep. Peple levert de gegevens via exports die op de achtergrond draaien, dus een nieuwe medewerker staat binnen enkele uren in TOPdesk.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR en salaris in Peple doen en een servicedesk in TOPdesk hebben, krijgen nieuwe medewerkers vaak door via een formulier of een lijst van P&O. Wie meerdere contracten heeft, bijvoorbeeld op twee locaties, staat dan in TOPdesk bij de afdeling van het eerste contract, en vertrekkers blijven er als aanmelder in staan.
- HR legt in Peple een medewerker met contract vast.
- KoppelHet start een export van wat sinds de vorige ronde is veranderd, haalt het resultaat op zodra Peple het klaar heeft, en bepaalt per medewerker het hoofdcontract.
- Nieuwe organisatie-eenheden worden eerst afdeling in TOPdesk; daarna volgt de persoon met functie en leidinggevende.
- Binnen de afgesproken termijn voor de begindatum maakt KoppelHet de onboardingmelding voor de behandelaarsgroep van de afdeling.
- Bij de einddatum van het laatste contract volgt een week vooraf de offboardingmelding; daarna wordt de persoon gearchiveerd.
Waar je op let bij Visma Peple en TOPdesk
- Peple levert gegevens via een exportopdracht die op de achtergrond loopt; KoppelHet haalt het resultaat op als het klaar is. Voor TOPdesk is dat ruim op tijd, omdat de onboardingmelding weken voor de begindatum hoort te komen; een minuutsynchronisatie is hier niet nodig.
- Peple staat per onderdeel maar twee volledige exports per dag toe. KoppelHet vraagt na de eerste vulling alleen wijzigingen sinds de vorige ronde op, zodat er een volledige export over blijft om TOPdesk 's nachts te vergelijken.
- Een wijziging op bedrijfsniveau in Peple kan alle medewerkers van dat bedrijf als gewijzigd teruggeven. KoppelHet vergelijkt elk veld met de persoonskaart in TOPdesk en schrijft alleen echte verschillen, zodat de historie van de kaart niet volloopt en er geen meldingen ontstaan zonder reden.
- Afdeling, functie en leidinggevende hangen in Peple aan het contract, en een medewerker kan meerdere contracten hebben. KoppelHet vult de persoonskaart uit het hoofdcontract en archiveert de persoon pas na de einddatum van het laatste contract; een extra contract op een andere locatie wordt een wijzigingsmelding.
- In een contract staat de leidinggevende als gebruiker van Peple, niet als personeelsnummer. KoppelHet zoekt via het gebruikersoverzicht de bijbehorende medewerker op en zet diens persoonskaart in TOPdesk als leidinggevende, zodat goedkeuringen in het selfserviceportaal bij hem uitkomen.
- Wordt een contract in Peple verwijderd, dan geeft de export een regel met alleen sleutels en lege waarden. KoppelHet behandelt dat als een vervallen contract en maakt geen persoonskaart in TOPdesk leeg.
- Privéadres, telefoonnummer en BSN vragen in Peple aparte rechten. KoppelHet vraagt die niet aan, dus het tabblad met privégegevens in TOPdesk blijft leeg.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom staat een nieuwe medewerker niet binnen een minuut in TOPdesk?
Peple levert gegevens via exports die op de achtergrond draaien en beperkt het aantal volledige exports per dag. Binnen enkele uren is ruim op tijd voor een onboardingmelding die weken vooraf komt.
Gaan er BSN of privégegevens naar TOPdesk?
Nee. De koppeling vraagt in Peple geen rechten op contact-, adres- of fiscale gegevens.
Wat moeten we in Peple regelen?
Toegang voor KoppelHet tot de Reporting API van jullie tenant, met alleen de scopes voor medewerkers, contracten, eenheden en gebruikers.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Peple wordt gelezen via de Visma.net HRM & Payroll Reporting API met Visma Connect (client credentials, per tenant) en de scopes voor medewerkers, contracten, organisatie-eenheden en gebruikers. Exports via POST /v1/command/nl/hrm/{employees, contracts, organization/units, users}, ophalen via GET /v1/query/nl/hrm/.../{jobId}; incrementeel met changeTimestampAfter. Twee volledige exports per endpoint per tenant per 24 uur; tijdens onderhoud 503 met Retry-After.
- Naar TOPdesk via de REST API met een applicatiewachtwoord van een operator met alleen de benodigde rechten (Supporting Files voor personen en afdelingen, prefixes maximaal 10 tekens). Afdelingen krijgen een externe link met de code uit Peple.
- Tickets via POST /tas/api/incidents (callerLookup, briefDescription, request, category, operatorGroup, targetDate en externalNumber) of POST /tas/api/operatorChanges vanuit een sjabloon (template en requester). KoppelHet bewaart per medewerker welke melding per gebeurtenis is aangemaakt.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Peple | Veld in TOPdesk | Toelichting |
|---|---|---|
employeeid | employeeNumber | Vaste sleutel |
Roepnaam | firstName | |
Voorvoegsel en achternaam volgens naamgebruik | prefixes en surName | |
businessemailaddress | email | |
functionname van het hoofdcontract | jobTitle | |
orgunitname van het hoofdcontract | department | |
manageruserid via het gebruikersoverzicht | manager | |
Nieuw contract, overplaatsing of vertrek | Melding (incidents) of wijziging uit sjabloon (operatorChanges) | |
Begin- of einddatum contract | targetDate | |
enddate van het laatste contract | Archiveren van de persoon |
Gerelateerd
Visma Peple → Active Directory
Visma Peple Active Directory koppeling: accounts vanuit Peple HRM & Payroll
ASVisma Peple → Arbodienst (SIVI)
Visma Peple arbodienst koppeling via SIVI: ziek- en herstelmeldingen uit Peple naar de arbodienst
Visma Peple → Microsoft Entra ID
Visma Peple Entra ID koppeling: Microsoft-accounts vanuit Peple HRM & Payroll
Visma Peple → Exact Online
Visma Peple Exact Online koppeling: kostenplaatsen klaar in Exact en medewerkerswijzigingen op een werklijst