HR naar ERP
Visma Peple Unit4 koppeling: contracten, afdelingshistorie en kostenverdeling uit Peple in Unit4 ERPx
Met een koppeling tussen Visma Peple en Unit4 ERPx komt elke medewerker uit Peple automatisch in het juiste Unit4-bedrijf, met een dienstverband per Peple-contract en de organisatie-eenheid en kostenplaats als relaties met dezelfde datums als de afdelingshistorie in Peple. Verdeelt Peple de loonkosten van een contract over meerdere kostenplaatsen, dan neemt KoppelHet die percentages mee.
Wat de koppeling doet
Organisaties die salaris en HR in Visma Peple voeren en financiën en projecten in Unit4 ERPx, zoals veel instellingen in onderwijs en non-profit, typen nieuwe medewerkers en contractwijzigingen over in Unit4. Een medewerker met contracten op twee locaties staat in Unit4 dan vaak op één kostenplaats.
- KoppelHet start in Peple exports van medewerkers, contracten en afdelingshistorie met alleen de wijzigingen sinds de vorige ronde.
- Een nieuwe medewerker laat KoppelHet eerst door Unit4 valideren, en maakt hem daarna aan in het bedrijf van zijn Peple-onderdeel.
- Elk contract wordt een dienstverband met begin- en einddatum en deeltijdpercentage.
- Elke regel uit de afdelingshistorie wordt een relatie met dezelfde begin- en einddatum; een kostenverdeling met percentages.
- Na het laatste contract beëindigt KoppelHet de medewerker in Unit4.
Waar je op let bij Visma Peple en Unit4 ERP
- Peple kan de loonkosten van een contract procentueel verdelen over kostenplaatsen en kostendragers, met een begindatum per verdeling. Een relatie in Unit4 heeft ook een percentage. KoppelHet zet elke verdeling om in relaties met dat percentage, zodat uren en kosten in Unit4 op dezelfde manier verdeeld worden als in de salarisadministratie.
- De export met kostenverdelingen staat in de Peple-documentatie als experimenteel en bevat alleen gegevens voor bepaalde bedrijven. KoppelHet controleert bij de start of jullie onderdelen erin staan. Zo niet, dan gaat alleen de kostenplaats uit de afdelingshistorie mee, voor honderd procent.
- Een medewerker kan in Peple meerdere contracten en subcontracten hebben, elk met een eigen deeltijdfactor. Unit4 kent per medewerker meerdere dienstverbanden met een eigen allocatiepercentage. KoppelHet maakt per Peple-contract een dienstverband, zodat een docent met twee aanstellingen in Unit4 ook twee dienstverbanden heeft.
- Peple heeft een aparte export van de afdelingshistorie, met begin- en einddatum per regel. Unit4 legt relaties ook met dateFrom en dateTo vast. KoppelHet neemt die datums een op een over, zodat een overplaatsing met terugwerkende kracht in Unit4 op de juiste periode staat en projectboekingen daarop aansluiten.
- Wordt een subcontract in Peple verwijderd, dan levert de export een lege regel met alleen de sleutels. KoppelHet verwijdert dan het bijbehorende dienstverband in Unit4 in plaats van het af te sluiten, omdat het om een vergissing gaat en niet om een vertrek.
- Peple staat twee volledige exports per endpoint per dag toe, en Unit4 maakt tot tweehonderd medewerkers per batch aan. KoppelHet gebruikt bij de eerste vulling één volledige export en zet de medewerkers in batches in Unit4. Daarna gaan alleen wijzigingen.
- Peple legt per contract ook een financieringsbron vast. In onderwijs bepaalt die vaak op welk budget kosten vallen. Wil finance daarop sturen, dan zet KoppelHet de financieringsbron als extra relatie in Unit4.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaat het salaris uit Peple naar Unit4?
Nee. Unit4 krijgt alleen de gegevens voor uren, projecten en kostenverdeling. Het loonjournaal kan later als uitbreiding.
Wat als een kostenplaats uit Peple niet in Unit4 bestaat?
Dan houdt de validatie in Unit4 de wijziging tegen en krijgt finance een melding met de code. Na het aanmaken neemt de volgende ronde hem alsnog mee.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Peple via de Visma.net HRM & Payroll Reporting API met Visma Connect - exports via POST /v1/command/nl/hrm/employees, /contracts (ptfactor, financesource, subcontractid), /contracts/department-histories en /contracts/wage-cost-allocation-histories (percentage, costcenter, costunit, dimension3 tot 5, startdate; experimenteel), resultaat via GET /v1/query/nl/hrm/.../{jobId}; incrementeel met changeTimestampAfter. Twee volledige exports per endpoint per tenant per 24 uur; lege regels bij verwijderingen.
- Unit4 ERPx via de Employees API met Client ID en Client Secret - POST /v1/employees/validate, POST /v1/employees/batch (maximaal 200), PATCH /v1/employees/batch met AddOrReplaceById en RemoveById op employments (positionId, startDate, endDate, allocationPercentage) en relatedValues (relationId, relatedValue, percentage, dateFrom, dateTo), DELETE /v1/employees/{personId} als beëindiging.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Peple | Veld in Unit4 ERP | Toelichting |
|---|---|---|
employeeid | personId | Automatische nummering in Unit4 uit |
odporgid | companyId | Vaste tabel per Peple-onderdeel |
contractid en subcontractid | employments (positionId, startDate, endDate) | |
ptfactor | employments.allocationPercentage | |
department-histories: orgunit | relatedValues (organisatie-eenheid, dateFrom, dateTo) | |
department-histories: costcenter | relatedValues (kostenplaats, dateFrom, dateTo) | |
wage-cost-allocation-histories: costcenter en percentage | relatedValues met percentage | Alleen als Peple deze export levert |
financesource | Extra relatie, bijvoorbeeld financieringsbron | Inrichtingskeuze van finance |
Gerelateerd
Visma Peple → Active Directory
Visma Peple Active Directory koppeling: accounts vanuit Peple HRM & Payroll
ASVisma Peple → Arbodienst (SIVI)
Visma Peple arbodienst koppeling via SIVI: ziek- en herstelmeldingen uit Peple naar de arbodienst
Visma Peple → Microsoft Entra ID
Visma Peple Entra ID koppeling: Microsoft-accounts vanuit Peple HRM & Payroll
Visma Peple → Exact Online
Visma Peple Exact Online koppeling: kostenplaatsen klaar in Exact en medewerkerswijzigingen op een werklijst