Een leaseauto komt goed in de salarisadministratie als het leasecontract met kenteken, cataloguswaarde, bijtellingspercentage en startdatum rechtstreeks van de leasemaatschappij bij de medewerker in het salarissysteem komt, en de salarisadministratie het controleert voordat de bijtelling op de loonstrook staat. De andere kant op gaan nieuwe berijders, adreswijzigingen en de datum uit dienst automatisch van HR naar de leasemaatschappij.
Dit artikel is voor de salarisadministratie en HR. Het gaat over wat er in het salarissysteem moet staan, en waar het in de praktijk misgaat.
Waar het misgaat zonder koppeling
Zonder koppeling mailt HR de gegevens van een nieuwe berijder naar de leasemaatschappij. Als het contract rond is, typt de salarisadministratie kenteken en cataloguswaarde over uit het contract.
Een fout in de cataloguswaarde of de startdatum zit daarna in elke loonstrook, maand na maand, tot iemand het ziet. En een vertrekker wordt makkelijk vergeten af te melden. Wie te laat hoort dat iemand vertrekt, regelt het inleveren of overnemen van de auto pas na de laatste werkdag.
Wat er uit het contract in het salarissysteem moet
Per salarissysteem staat de leaseauto op een andere plek.
AFAS. Het actieve contract komt als vervoermiddel bij de medewerker, met leasebedrag, cataloguswaarde en bijtellingspercentage. Het getekende contract komt als dossieritem in het dossier. Of een vervoermiddel in AFAS meetelt in de verloning, is een keuze van de salarisadministratie.
Nmbrs. Het contract komt bij de auto van de zaak, met de cataloguswaarde inclusief accessoires en het bijtellingspercentage uit het contract. Nmbrs berekent de bijtelling zelf.
Visma Raet YouForce. YouForce kent geen standaardveld voor een leaseregeling of leasecontract. Visma Raet richt per klant eigen velden in, en die moeten bestaan voordat het eerste contract terug kan komen. Reken daar dus een stap extra in voordat de koppeling live kan.
In alle gevallen geldt: de bijtelling en de eigen bijdrage blijven in het salarissysteem. De koppeling vult kenteken, cataloguswaarde, percentage en datums. Een bijtelling komt pas op de loonstrook nadat iemand het contract heeft gecontroleerd.
Datums: waar Nmbrs streng is
Bij een leaseauto draait veel om datums, en Nmbrs heeft daar vaste regels voor.
- De startperiode. Nmbrs accepteert een leaseauto alleen in de periode waarin de startdatum van het contract valt. Komt het contract binnen voordat die periode openstaat, dan moet het bewaard worden tot het wel kan.
- Een wissel van auto. Gebruik de afleverdatum van de nieuwe auto als startdatum. Een verkeerde startdatum is in Nmbrs alleen via de historie te herstellen. Een vervangende auto is een wijziging op het bestaande contract, geen tweede contract.
- Het einde. Nmbrs vraagt als einddatum de laatst gereden datum, en die valt niet altijd samen met de datum uit dienst. De datum die Athlon bij de inname vastlegt, is de juiste.
Vertrek: de leasemaatschappij op tijd informeren
Bij vertrek telt vooral tijd. De datum uit dienst moet direct naar de leasemaatschappij en de wagenparkbeheerder, zodat over inleveren of overnemen wordt beslist voor de laatste werkdag.
Twee situaties vragen extra aandacht:
- Meerdere dienstverbanden. Iemand met meerdere dienstverbanden in YouForce hoort pas bij Athlon afgemeld te worden als het laatste dienstverband eindigt. Wie op het eerste einde reageert, meldt een berijder af die nog in dienst is.
- De wagenparkbeheerder. De keuze van de auto en de afspraken bij vertrek blijven bij de wagenparkbeheerder. Een koppeling zorgt alleen dat hij op tijd weet wie er komt en wie er gaat.
Wat er naar de leasemaatschappij gaat
Een nieuwe berijder gaat met naam, woonadres, e-mail en kostenplaats naar de leasemaatschappij. Salaris en BSN blijven in het HR-systeem. Ontbreekt een verplicht veld, dan hoort HR een melding te krijgen met het ontbrekende veld, in plaats van dat er een halve berijder bij de leasemaatschappij komt te staan. Na aanvullen gaat de berijder in de volgende ronde mee.
Hoe KoppelHet dit bouwt
KoppelHet stuurt alleen de velden die de leasemaatschappij nodig heeft, zet het contract terug op de plek die het salarissysteem daarvoor heeft en houdt rekening met de periode- en datumregels van dat systeem. De bijtelling blijft in het salarissysteem en de controle bij de salarisadministratie. Bedragen per maand naar de salarisrun kan later als uitbreiding.
We bouwen dat per organisatie, met bouwstenen die steeds terugkomen. Voorbeelden zijn Nmbrs en Athlon, AFAS en FrieslandLease, AFAS en Athlon en YouForce en Athlon.
Het hele onderwerp staat op leaseauto en berijders, en het overzicht op lease en mobiliteit. Heeft je organisatie ook een fietsplan, lees dan leasefiets en fietsplan. Meer over de systemen: Athlon, FrieslandLease en Nmbrs.