Lease en mobiliteit
AFAS Athlon koppeling: berijders en vertrek naar Athlon, leaseauto's en kilometerstanden terug in AFAS
Met een koppeling tussen AFAS Profit en Athlon krijgt Athlon nieuwe berijders, adreswijzigingen en de datum uit dienst rechtstreeks uit AFAS, zodat een leaseauto op tijd wordt ingeleverd of overgenomen. De leaseauto's en kilometerstanden van Athlon komen terug in de module vervoermiddelen van AFAS, waar ze nodig zijn voor de rapportage werkgebonden personenmobiliteit.
Wat de koppeling doet
Werkgevers met leaseauto's bij Athlon en HR en salaris in AFAS mailen nieuwe berijders naar Athlon en horen een vertrek soms pas na de laatste werkdag. Voor de verplichte rapportage werkgebonden personenmobiliteit zoekt HR de kilometerstanden bij elkaar uit losse Excel-overzichten.
- HR legt in AFAS vast dat een nieuwe medewerker recht heeft op een leaseauto.
- Athlon ontvangt de berijder met adres, zakelijk e-mailadres en werkgever, zodat de bestelling en het MyAthlon-account op de juiste naam staan.
- Na aflevering staat de auto in AFAS bij de medewerker, met kenteken, brandstof en startdatum.
- Elke maand komen de kilometerstanden uit Athlon in AFAS, bij de juiste auto.
- Zodra HR een datum uit dienst vastlegt, krijgen Athlon en de wagenparkbeheerder die datum, zodat inleveren of overnemen kan worden geregeld.
Terug: Leaseauto met kenteken, brandstof en contractperiode · Kilometerstanden per auto
Waar je op let bij AFAS Profit en Athlon
- AFAS vraagt voor het onderdeel lease en eigen wagenpark van de rapportage werkgebonden personenmobiliteit regelmatig kilometerstanden per auto. AFAS noemt zelf het aanleveren door de leasemaatschappij als reden voor een import. Athlon vraagt berijders de stand maandelijks door te geven, en die standen gaan nu met de koppeling naar AFAS.
- AFAS rekent jaarkilometers naar rato van de kalenderdagen tussen twee standen, en trekt een privéforfait af als de auto het hele jaar aan een medewerker hangt. Een auto die halverwege het jaar van berijder wisselt, moet in AFAS dus met de juiste datums aan de juiste medewerker hangen. KoppelHet neemt de datum van de berijderswissel bij Athlon over.
- AFAS koppelt elke brandstof aan een brandstofsoort voor de rapportage, en neemt auto's met een grijs kenteken niet mee. KoppelHet zet de brandstof van de Athlon-auto om naar de brandstofsoorten in AFAS en markeert bestelauto's, zodat ze goed in de rapportage vallen.
- Een berijder kan bij Athlon zelf een adreswijziging doorgeven in MyAthlon. Voor de salarisadministratie blijft het adres in AFAS leidend. KoppelHet stuurt het adres uit AFAS naar Athlon en meldt het aan HR als de adressen uit elkaar lopen.
- Wie stopt als berijder, geeft dat volgens Athlon door aan de wagenparkbeheerder, die het aan Athlon meldt. Met de koppeling komt de datum uit dienst uit AFAS direct bij de wagenparkbeheerder en Athlon, zodat over inleveren of overnemen wordt beslist voor de laatste werkdag.
- Athlon maakt automatisch een MyAthlon-account aan rond de aflevering van de auto. Een juist zakelijk e-mailadres uit AFAS voorkomt dat de berijder het account niet kan gebruiken en bij de Driver Desk moet aankloppen.
- Met meerdere werkgevers in AFAS hangt het KVK-nummer aan de werkgever en maakt AFAS de rapportage per KVK-nummer. Een auto komt via de berijder bij de juiste werkgever terecht, ook als Athlon één klant voor de hele groep heeft.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Moet de wagenparkbeheerder nog iets doen?
Ja, de keuze van de auto en de afspraken bij vertrek blijven bij de wagenparkbeheerder. De koppeling zorgt dat hij op tijd weet wie er komt en wie er gaat.
Komt de bijtelling ook uit Athlon?
Bijtelling en eigen bijdrage blijven in AFAS. De koppeling vult wel de auto met kenteken en startdatum, zodat HR die gegevens niet overtypt.
Wat als een berijder zijn kilometerstand niet doorgeeft?
Dan komt er voor die maand geen stand in AFAS. KoppelHet meldt auto's zonder recente stand, zodat HR voor de rapportage weet waar een stand ontbreekt.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AFAS wordt gelezen met een eigen GetConnector op medewerkers met leaseregeling, adressen, werkgever en dienstverband, gefilterd op wijzigingsdatum.
- Leaseauto's, de koppeling tussen auto en medewerker en kilometerstanden gaan naar AFAS via de UpdateConnector HrMobility (toevoegen, wijzigen, verwijderen).
- Athlon publiceert geen API-documentatie voor werkgeverskoppelingen. MyAthlon-rapportages worden elke nacht bijgewerkt en zijn als Excel te exporteren; de aansluiting aan de Athlon-kant spreken we per klant met Athlon af.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in Athlon | Toelichting |
|---|---|---|
Medewerkernummer | Personeelsnummer berijder | Sleutel om auto en medewerker te verbinden |
Roepnaam, voorvoegsel en achternaam | Naam berijder | |
Woonadres | Adres berijder | |
E-mail werk | E-mailadres berijder | Voor het MyAthlon-account |
Werkgever en kostenplaats | Klant- of kostenplaatsindeling bij Athlon | |
Datum uit dienst | Einddatum berijder | |
Vervoermiddel (terug) | Kenteken, merk, model en brandstof | Via de UpdateConnector voor vervoermiddelen |
Kilometerstand (terug) | Kilometerstand met datum |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit